Mesmo se você for um profissional na realização de workshops presenciais, os workshops online apresentam um conjunto totalmente diferente de desafios. A boa notícia é que você pode usar o mesmo conjunto de habilidades para qualquer tipo de workshop. Por exemplo, uma coisa constante é que a preparação é a chave. E não tenha medo de deixar sua personalidade brilhar e de incentivar seus participantes a fazerem o mesmo. Você pode transmitir seu conteúdo de maneira profissional e, ao mesmo tempo, se divertir interagindo com seu público.
Passos
Método 1 de 3: planejamento de conteúdo
Etapa 1. Prepare um script e inclua as ferramentas que você usará para cada parte
É normal ficar um pouco nervoso ao liderar um workshop ou até mesmo ter problemas para controlar todas as informações que deseja transmitir. A melhor maneira de se manter organizado e calmo é escrever um esboço do que você quer dizer com antecedência. Você pode tornar isso tão detalhado quanto desejar. Se achar que isso será útil para você, escreva em um script o que você planeja dizer palavra por palavra. Se você for um pouco mais experiente, um esboço geral com seus pontos principais provavelmente resolverá o problema.
Faça uma anotação no script para quando você planeja usar certas ferramentas. Por exemplo, se você quiser mostrar uma imagem em um determinado ponto-chave, coloque-o no script. Se você planeja dividir os participantes em pequenos grupos de discussão a qualquer momento da reunião, inclua isso em seu roteiro também
Etapa 2. Mantenha suas sessões abaixo de 2 horas para evitar o tédio
Uma boa regra a ser lembrada é que workshops bem-sucedidos geralmente são curtos e agradáveis! Isso não significa necessariamente que você precise oferecer workshops mais curtos, significa apenas que cada sessão deve durar menos de 2 horas. Se você já ofereceu workshops de um dia inteiro, tente dividir isso em reuniões uma vez por semana por 2 horas durante um mês. Se isso não funcionar, tente outra maneira, como reunião por 2 horas pela manhã, 2 horas à tarde e assim por diante por alguns dias.
- Uma das melhores coisas sobre os workshops online é que eles permitem um pouco mais de flexibilidade. Como ninguém precisa viajar para participar, você pode distribuí-los por vários dias ou até semanas.
- Também não há um cronograma rígido e rápido que você precise seguir. É o seu workshop, então encontre um período de tempo adequado ao conteúdo que você planejou.
Etapa 3. Registre informações que não cabem em suas sessões ao vivo
Ao planejar sessões mais curtas, você pode se preocupar em omitir conteúdo importante. Existe uma solução simples para isso! Você pode gravar vídeos complementares que pode enviar aos participantes do workshop para assistirem por conta própria. Dessa forma, eles ainda receberão todas as informações que você deseja que eles ouçam, mas não terão que se sentar em uma sessão online ao vivo por horas a fio.
- Tente manter esses vídeos no lado mais curto. 10 minutos é ótimo, pois essa é a capacidade de atenção da maioria das pessoas. Você pode gravar e enviar quantos forem necessários para cobrir todo o seu conteúdo.
- Se você quiser que as pessoas assistam a algum desses vídeos antes de seu workshop ao vivo, avise-as. Tente enviar um e-mail dizendo: “Discutiremos as informações do Vídeo 2, portanto, certifique-se de conferir antes de nossa sessão na quarta-feira”.
Etapa 4. Atribuir atividades entre as sessões para manter as reuniões curtas
Não tenha medo de pedir aos participantes que sejam ativos entre as reuniões do grupo. Você pode pedir que façam leituras, assistam a vídeos ou até mesmo se encontrem com outros membros do grupo virtualmente. Isso os manterá engajados com o material, mas também evitará que as pessoas tenham que se sentar por várias horas em um workshop de cada vez.
Por exemplo, você pode enviar um e-mail que diz: "Encontre-se com os membros do seu pequeno grupo no Skype esta semana por cerca de 15 minutos. Pense em alguns tópicos que você gostaria de discutir quando nos encontrarmos como um grande grupo em nossa sessão da próxima semana."
Método 2 de 3: configuração
Etapa 1. Escolha uma plataforma que você se sinta confortável para usar para aumentar a confiança
Há uma grande variedade de plataformas disponíveis para hospedar seu workshop. Passe algum tempo aprendendo sobre opções como Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams. Experimente-os para ver qual é intuitivo e mais fácil de usar. A chave para hospedar um workshop com confiança é sentir que você está no controle. Escolha uma plataforma que permita isso.
Você deve poder obter uma avaliação gratuita desses produtos para ver qual deles funciona melhor para você. Basta verificar o site para ver o que você pode encontrar
Etapa 2. Reserve algumas horas para conhecer a plataforma que você escolheu
Você pode experimentar as diferentes funções, como compartilhar sua tela, usar salas de sessão de grupo e desativar e ativar o som de participantes.
- Pergunte aos colegas se eles têm uma plataforma que recomendam. Você pode obter muitas informações boas dessa maneira.
- Não fique muito nervoso por ter dificuldades técnicas. Acontece com todo mundo! Basta rolar com os socos e mantê-lo em movimento.
Etapa 3. Configure um quadro branco online para facilitar as sessões de brainstorming
Um dos desafios das sessões remotas é que elas podem parecer menos colaborativas por natureza. Ferramentas como quadros brancos online podem ajudar a criar a sensação de trabalhar juntos. Planeje incorporar um em seu workshop. Muitas plataformas de reunião digital incluem essa ferramenta ou você pode encontrar um quadro branco digital independente. Pratique como usá-lo antes do workshop.
- Você pode incentivar as pessoas a contribuir com ideias e, em seguida, anotar suas sugestões no quadro branco virtual, por exemplo.
- Alguns quadros brancos virtuais populares são Miro, Stormboard, Limnu e Sketchboard.
Etapa 4. Pratique anotar na tela para que se torne mais natural
Compartilhar sua tela é uma maneira fácil de permitir que seu público veja informações importantes, como gráficos ou powerpoints. A maioria das plataformas de reunião permite que você faça anotações em sua tela, o que significa que você pode desenhar na tela enquanto fala. Este é um recurso interessante, pois permite que você destaque pontos-chave enquanto torna a apresentação mais animada para o seu público.
- Por exemplo, você pode circular ou sublinhar uma estatística realmente importante à qual deseja que os participantes prestem atenção especial.
- Tenha um pouco de cuidado ao compartilhar sua tela. Você não quer que as pessoas vejam nada pessoal por acidente. Antes de sua apresentação, certifique-se de fechar todos os documentos pessoais ou abrir guias para não clicar acidentalmente neles ao compartilhar sua tela.
Etapa 5. Execute uma apresentação de teste para se certificar de que toda a tecnologia funciona
Essa é uma ótima maneira de livrar-se do nervosismo e verificar se tudo está funcionando como deveria. Faça uma revisão completa de seu workshop um ou dois dias antes da apresentação. Isso lhe dará bastante tempo para fazer o ajuste fino de todas as partes que deseja ajustar.
Use todas as suas ferramentas, incluindo quadro branco, bate-papo, compartilhamento de tela e tudo o mais que você planeja utilizar em sua execução
Etapa 6. Atualize sua internet se ela estiver lenta ou não for confiável
Se sua tela congela ou você é chutado para offline, isso pode realmente interromper o fluxo de seu workshop. Se você notar algum problema de Internet, considere fazer algumas atualizações simples em sua configuração. Invista em um novo roteador, mude para um canal diferente em seu roteador ou considere usar um cabo Ethernet para obter mais estabilidade.
- Você também pode tentar simplesmente mover o roteador para mais perto do computador. Geralmente, essa é uma solução fácil que pode realmente aumentar sua velocidade.
- Entre em contato com seu provedor de Internet e pergunte o que eles recomendam para ajudá-lo a obter a melhor experiência.
Etapa 7. Peça a alguns colegas de trabalho para serem seu público de teste
Esta é uma ótima idéia se você quiser algum feedback profissional. Se você deseja uma variedade de opiniões, peça a alguns membros da família ou amigos que participem de seu workshop experimental. Se você não encontrar ninguém para ajudar, tudo bem! Apenas repasse com um público imaginário.
Método 3 de 3: envolvimento do público
Passo 1. Tente manter seu grupo com 8-12 participantes, se possível
Mesmo se você tiver muitas pessoas para alcançar, é melhor fazê-lo em grupos bem pequenos. A pesquisa mostra que as pessoas aprendem melhor em grupos de 8 a 12, portanto, tente limitar seus workshops a esse tamanho. Se você tiver mais pessoas inscritas, tente oferecer várias sessões de 8 a 12 pessoas.
Se você realmente precisa de muitas pessoas em seu workshop, tente fazer com que os participantes fiquem em pequenos grupos. Muitas plataformas de reunião têm salas de descanso projetadas especificamente para ajudá-lo a facilitar as discussões em pequenos grupos
Etapa 2. Seja conciso ao falar para permanecer no tópico
É aqui que o seu script será realmente útil! Quando você está falando sobre um assunto no qual você é um especialista ou realmente apaixonado, é fácil sair pela tangente ou entrar no modo de contar histórias. Evite fazer isso em workshops online. Lembre-se de que as pessoas têm uma capacidade limitada de atenção ao assistir alguém falando em uma tela. Atenha-se ao seu roteiro e aos seus pontos principais.
Isso não significa que você não pode personalizar sua palestra. Sinta-se à vontade para contar anedotas ou pequenas histórias engraçadas. Apenas certifique-se de mantê-los curtos e relevantes
Etapa 3. Mude seu tom de voz para manter as pessoas interessadas
Nada é mais entediante do que ouvir alguém falar monotonamente. Você definitivamente não quer fazer isso, então tente tornar seu tom interessante durante a apresentação. Varie a cadência de sua voz, falando mais rápido às vezes e diminuindo o ritmo em outras. Você também pode fazer pausas dramáticas para enfatizar seu ponto de vista.
Alterar o volume da sua voz é outra maneira de atrair os ouvintes. Tente ficar bem quieto quando quiser enfatizar uma palavra-chave ou frase. Ou levante a voz quando estiver dizendo algo realmente emocionante
Etapa 4. Alterne para uma nova atividade várias vezes durante a sessão
Estudos mostram que as pessoas têm períodos de atenção mais curtos para apresentações online. Portanto, para tornar seu workshop eficaz, agite um pouco as coisas. Experimente apresentar por 10 minutos e depois dividir-se em pequenos grupos. Ou você pode compartilhar seu material por 20 minutos e depois ter uma sessão de perguntas e respostas por 20 minutos. O segredo é fazer atividades diferentes para que o seu público continue interessado.
Não tenha medo de experimentar. Se um método não funcionar para você, tudo bem. Experimente uma programação diferente para sua próxima sessão
Etapa 5. Chame as pessoas para estimular a participação
As pessoas podem não se oferecer para falar, mas geralmente ficam felizes em participar quando solicitadas. Divida sua apresentação fazendo perguntas aos participantes. Você pode planejar fazer isso em pontos específicos de seu script ou pode fazê-lo espontaneamente. É uma boa ideia visitar as pessoas se parecer haver confusão ou se as pessoas estiverem um pouco entediadas ou inquietas.
- Tente dizer: “Jane, você tem alguma pergunta sobre o que acabei de ler? Às vezes, esse tópico pode ser muito interessante."
- Esteja atento ao fato de que ser chamado pode causar ansiedade em algumas pessoas. Se eles estão com a câmera desligada ou parecem estar se esforçando para evitar o contato visual, provavelmente é uma boa ideia não chamá-los diretamente.
- Você também pode incentivar as pessoas a usar o bate-papo para fazer perguntas ou comentários. Muitas pessoas se sentem mais confortáveis em "falar" dessa maneira.
Etapa 6. Exigir preparação avançada para que as pessoas estejam prontas para se engajar
Uma maneira de manter seus workshops um pouco mais curtos é garantir que todos estejam começando com pelo menos algumas informações básicas. Distribua alguns materiais para ler ou vídeos gravados para assistir com antecedência. Certifique-se de que os participantes compreendam que devem fazer seu “dever de casa” antes de comparecer à sessão ao vivo. Dessa forma, você poderá começar a correr durante a sessão ao vivo.
Envie um e-mail dizendo: “Estou ansioso para nosso workshop na próxima semana. Para se preparar, leia o material anexo. Também enviei um vídeo introdutório para o site do workshop. Encontre tempo para visualizá-lo antes do início do workshop, às 9h da segunda-feira. Estaremos discutindo o material coberto.”
Etapa 7. Use pequenos grupos de discussão para encorajar a interação
Grupos pequenos são uma excelente forma de fazer as pessoas falarem. Em um grupo maior, algumas pessoas podem se sentir tímidas demais para falar. Estar com poucas pessoas pode fazer com que se sintam mais à vontade. Use a função de salas de descanso em sua plataforma de reunião para separar os participantes em grupos de 3 a 5 pessoas. Dê a cada grupo um tópico específico para discutir e um determinado período de tempo.
- Você pode dizer: “Reserve 10 minutos para debater ideias sobre como podemos trabalhar para melhorar a comunicação em nossa equipe enquanto trabalhamos remotamente. Escreva quaisquer pensamentos que você tiver para compartilhar com todo o grupo.”
- Como líder, você pode entrar em cada grupo por alguns minutos para ver se eles têm alguma dúvida e para estimular a discussão.
Etapa 8. Use ferramentas como chats e enquetes para interagir com seu público
As plataformas de reunião online têm muitas opções que você pode usar para ajudar seus participantes a se envolverem em seu workshop. Faça uso deles. Durante as sessões, peça aos participantes que utilizem o chat para compartilhar ideias ou fazer perguntas, levantar a mão para indicar uma preferência ou participar de uma votação. Usar essas ferramentas também quebra a quantidade de conversa que você está fazendo e ajudará a manter as coisas frescas.
Por exemplo, se você está falando sobre maneiras diferentes de aumentar as vendas, pode criar uma enquete e fazer com que as pessoas votem em opções diferentes
Pontas
- Faça um workshop online para ter uma ideia do que você gosta e do que não gosta como participante.
- Você não precisa ser super formal, mas lembre-se de parecer e agir profissionalmente.
Referências
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