Os fluxogramas são uma ótima ferramenta para quebrar processos difíceis de entender em conceitos acessíveis. A criação de um fluxograma de sucesso requer que você simplifique as informações e apresente-as em um formato claro e conciso. Para criar um fluxograma no Excel, você precisará criar uma grade, definir e conectar as formas do menu Formas e adicionar o texto apropriado. Da mesma forma, para criar um fluxograma no Word, você precisará inserir uma tela, ativar uma grade e criar e conectar formas no menu Formas antes de adicionar texto.
Passos
Método 1 de 3: Projete o conceito
Etapa 1. Escreva seus conceitos básicos
A chave para um fluxograma de sucesso é sua legibilidade. Certifique-se de que seus conceitos básicos sejam declarados de forma simples e que a progressão de um conceito a outro seja explicada em etapas simples.
Certifique-se de ter planejado um ponto final distinto para o gráfico. Isso ajudará a torná-lo mais fácil de ler
Etapa 2. Decida entre um formato padrão ou de raia
Um fluxograma padrão divide um processo por seus conceitos-chave e ações necessárias. Se você tiver vários grupos envolvidos no processo descrito pelo fluxograma, um formato de raia pode ajudar a mostrar quem precisa fazer o quê. Cada etapa do fluxograma é colocada na “Lane” do grupo responsável por concluir a tarefa (Marketing, Vendas, RH, etc.).
- As raias são normalmente formatadas horizontalmente ou verticalmente. O ponto de partida é o canto superior esquerdo do gráfico.
- As raias podem ser difíceis de projetar se você tiver vários conceitos que precisam ir e voltar entre os departamentos. Isso levará a gráficos confusos.
Etapa 3. Faça o layout de seu fluxograma
Antes de começar a projetar seu fluxograma por meio do software, desenhe-o em um pedaço de papel. Coloque seu conceito inicial no topo e expanda o gráfico abaixo dele.
- A maioria dos fluxogramas opera em um princípio binário básico. Em pontos do processo em que ocorrem variações, o leitor recebe uma pergunta de Sim ou Não. A resposta guiará o leitor ao conceito apropriado.
- Use diferentes formas para representar diferentes tipos de conceitos ou decisões. Adicionar dicas visuais ajudará na legibilidade e compreensão.
Etapa 4. Separe processos complexos
Se as áreas de seu fluxograma estiverem se tornando muito densas, separe o subprocesso em um novo fluxograma. Adicione uma caixa como uma referência ao subprocesso no fluxograma original e faça o leitor retornar a ela quando passar pela seção expandida.
Método 2 de 3: Crie um fluxograma no Excel
Etapa 1. Crie uma grade
As planilhas do Excel são formatadas por padrão para ter células mais largas do que altas. Para criar um fluxograma uniforme, você desejará definir os tamanhos das células como quadrados. Para fazer isso, clique no botão Selecionar todas as células localizado no canto superior esquerdo da planilha.
- Clique com o botão direito em qualquer título de coluna e selecione Largura da coluna no menu. Insira 2,14 no campo e pressione Enter. Isso transformará todas as células em quadrados perfeitos.
- Ative Ajustar à grade no menu Alinhar na guia Layout ou Layout de página. Isso fará com que qualquer objeto criado ajuste seu tamanho para corresponder à grade, ajudando você a criar formas uniformes.
Etapa 2. Defina suas margens
Se você planeja exportar a planilha para o Word ou outro programa, certifique-se de que as margens estejam alinhadas. Use o menu Margens na guia Layout da página ou Layout para ajustar as margens para que correspondam ao software para o qual você está exportando.
Você pode ajustar a orientação do documento (retrato ou paisagem) usando o menu Orientação na guia Layout. Fluxogramas que vão da esquerda para a direita devem ser formatados para paisagem
Etapa 3. Crie formas
Clique na guia Inserir e selecione o menu Formas. Selecione a forma que deseja criar e desenhe o tamanho da caixa usando o mouse. Depois de criar uma forma, você pode alterar a cor e o estilo do contorno usando as ferramentas na guia Formato que é aberta.
Etapa 4. Adicione o texto
Para adicionar texto às formas, clique no centro da forma e comece a digitar. Você pode ajustar a fonte e o estilo na guia Página inicial. Mantenha seu texto curto e direto ao ponto e certifique-se de que seja facilmente legível.
Etapa 5. Conecte as formas
Abra o menu Formas na guia Inserir. Selecione o estilo de linha que mais se adapta às suas necessidades. Passe o mouse sobre a primeira forma. Você verá pequenas caixas vermelhas aparecerem em suas bordas, mostrando onde as linhas podem ser conectadas.
- Comece a linha na caixa vermelha e arraste-a para a segunda forma.
- Caixas vermelhas aparecerão na segunda forma. Coloque o ponto final da linha em uma dessas caixas.
- As formas agora estão conectadas. Se você mover um, a linha permanecerá conectada e ajustará seu ângulo apropriadamente.
- Adicione comentários às linhas de conexão inserindo uma caixa de texto, disponível na guia Inserir.
Etapa 6. Baixe um modelo
Em vez de criar um fluxograma do zero, há uma variedade de modelos e assistentes do Excel disponíveis gratuitamente ou para compra online. Muitos deles reduzem a maior parte do trabalho de criação de um fluxograma.
Método 3 de 3: Crie um fluxograma no Word
Etapa 1. Insira uma tela
A maneira mais fácil de criar um fluxograma no Word é primeiro criar uma tela. Uma tela permite mais liberdade para trabalhar com formas e permite alguns recursos que normalmente não estão disponíveis, como linhas de conexão.
Clique na guia Inserir. Selecione o menu Formas e clique em Nova tela de desenho na parte inferior do menu. Um contorno pontilhado da tela aparecerá no seu documento. Você pode ajustar o tamanho da tela manipulando os cantos
Etapa 2. Habilite a grade
Usar uma grade permitirá que você crie formas uniformes. Para habilitá-lo, clique na tela para torná-lo ativo. Na guia Formato, clique em Alinhar e selecione Configurações de grade. Marque as caixas para exibir linhas de grade e objetos de encaixe.
Etapa 3. Crie formas
Com a tela ativa, selecione a guia Inserir e clique no menu Formas. Selecione a forma que deseja adicionar. Use o mouse para desenhar a forma do tamanho que desejar. Depois de criar uma forma, você pode alterar a cor e o estilo do contorno usando as ferramentas na guia Formato que é aberta.
Etapa 4. Adicione o texto
Para adicionar texto a uma forma no Word 2007, clique com o botão direito do mouse e selecione Adicionar texto no menu. Para o Word 2010/2013, basta clicar na forma e começar a digitar. Você pode ajustar a fonte e o estilo na guia Página inicial.
Etapa 5. Conecte as formas
Abra o menu Formas na guia Inserir. Selecione o estilo de linha que mais se adapta às suas necessidades. Passe o mouse sobre a primeira forma. Você verá pequenas caixas aparecerem em suas bordas, mostrando onde as linhas podem ser conectadas.
- Inicie a linha na caixa e arraste-a para a segunda forma.
- Pequenas caixas aparecerão nas bordas da segunda forma. Coloque o ponto final da linha em uma dessas caixas.
- As formas agora estão conectadas. Se você mover um, a linha permanecerá conectada e ajustará seu ângulo apropriadamente.
- Adicione comentários às linhas de conexão inserindo uma caixa de texto, disponível na guia Inserir.
Ajuda do fluxograma
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