As linhas de assunto do e-mail costumam ser o que os leitores usam para decidir se devem abrir seu e-mail. Esses espaços devem ser preenchidos com uma linguagem curta, direta e detalhada para evitar que o destinatário exclua seu e-mail sem nem mesmo lê-lo. Se você especificar exatamente por que seu leitor deve querer ver o que você tem a dizer, usando detalhes nas linhas de assunto, deverá obter respostas mais rápidas e frequentes aos seus e-mails.
Passos
Parte 1 de 3: formatando suas linhas de assunto
Etapa 1. Evite deixar a linha de assunto em branco
Quando você opta por não incluir uma linha de assunto, você não está aproveitando a oportunidade que ela oferece para atrair a atenção do leitor. Ter uma linha de assunto em branco também fará você parecer preguiçoso. Mais importante ainda, certamente não fará com que o leitor sinta que precisa abrir ou responder ao seu e-mail rapidamente.
Etapa 2. Escreva sua linha de assunto antes de escrever seu e-mail
Sua linha de assunto pode parecer uma reflexão tardia que não é tão importante quanto o conteúdo real de seu e-mail. Uma vez que é a primeira coisa que seu leitor vê, no entanto, é tão importante - se não mais! - como o que está dentro. Para garantir que você dedica tempo e atenção suficientes ao assunto, escreva-o antes de escrever qualquer outra coisa.
Etapa 3. Siga as regras padrão de capitalização para evitar desleixo
A menos que você esteja enviando um recado rápido para alguém que você conhece bem, deve tratar seus e-mails como comunicações formais. Coloque as linhas de assunto em maiúscula da mesma forma que você faria com os títulos de suas apresentações.
Lembre-se de algumas regras básicas para ajudá-lo a capitalizar corretamente. Por exemplo, sempre coloque em maiúscula a primeira e a última palavra das linhas de assunto. Você também deve sempre capitalizar substantivos (Montanha, Apresentação, Construção), pronomes (Ele, Ela, Eles), verbos (Ir, Mudar), advérbios (Rapidamente, Devagar) e adjetivos (Desleixado, Excelente). Você não deve capitalizar artigos (a, an, the), preposições (in, out) ou conjunções de coordenação (e, mas)
Etapa 4. Evite tratar suas linhas de assunto como frases completas
Embora as linhas de assunto devam estar gramaticalmente corretas, veja-as como títulos em vez de sentenças que sempre precisam de pontuação. Suas linhas de assunto não precisam ser limitadas com um ponto final, ponto de interrogação ou ponto de exclamação.
- Esteja ciente de que alguns filtros de spam irão marcar automaticamente e-mails com linhas de assunto pontuadas para o filtro de lixo eletrônico.
- Você pode ocasionalmente usar um ponto de interrogação para chamar a atenção do leitor. Não abuse desta estratégia.
- Conecte várias frases em linhas de assunto com travessões. Por exemplo, a linha de assunto: “Reunião agendada para terça-feira - sua participação necessária” contém duas frases distintas conectadas com um travessão.
Etapa 5. Mantenha suas linhas de assunto em cerca de 50 caracteres
Suas linhas de assunto devem ser tão breves quanto possível. Ocasionalmente, isso pode exigir que você omita alguns detalhes em favor de outros. É muito importante que o seu leitor saiba o que precisa fazer até quando, assim que ler a linha de assunto.
Nem sempre é possível manter as linhas de assunto com 50 caracteres ou menos. Às vezes, você vai passar de dez ou mais personagens. Se você começar a atirar para a regra dos 50 caracteres, no entanto, começará a escrever linhas de assunto mais curtas automaticamente
Etapa 6. Coloque as palavras importantes primeiro para chamar a atenção do leitor
O significado dessas palavras varia de acordo com a finalidade do seu e-mail. Seu nome e cargo podem vir primeiro em alguns e-mails, enquanto a ação exigida por você ou o leitor pode vir primeiro em outros. Pense no que tornará mais provável que seu leitor abra seu e-mail e coloque as palavras que correspondem a esse tópico bem no início da linha de assunto.
Geralmente, você deve começar a linha de assunto com uma palavra que indique por que está entrando em contato com o leitor. Se você alterou recentemente os regulamentos do escritório, por exemplo, escreva: “Alterou os regulamentos da empresa - precisa de sua revisão hoje.”
Etapa 7. Escolha substantivos e verbos específicos para comunicar o propósito do e-mail
Não inclua substantivos e verbos vagos ou pouco claros na linha de assunto. Em vez disso, use palavras que indiquem especificamente exatamente o que você deseja do leitor. Isso reduzirá o comprimento da linha de assunto e, ao mesmo tempo, fornecerá os detalhes de que você precisa.
Em vez de: “Entrando em contato com você para verificar novas informações”, escreva: “Regras revisadas de RH - aprovação necessária até quarta-feira”. Na segunda versão da linha de assunto, você esclareceu exatamente o que é a "nova informação" e por que está entrando em contato com o leitor. Você corrigiu qualquer confusão sobre se o destinatário precisa ler o e-mail e o que precisa fazer depois de abri-lo
Parte 2 de 3: Fornecendo detalhes em suas linhas de assunto
Etapa 1. Especifique a finalidade do seu e-mail
Diga ao leitor por que você está entrando em contato com eles. Seja o mais específico possível. Isso ajudará o leitor a saber imediatamente se deve abrir sua mensagem.
- Uma linha de assunto solicitando uma carta de recomendação ou referência poderia ser semelhante a: “Solicitando Referência para Tamara G. até sexta-feira, 2 de junho.”
- Se você estiver oferecendo um benefício ao seu leitor, tente algo como: “Troque o óleo com 50% de desconto no Jim apenas esta semana”.
Etapa 2. Escreva a ação que deseja que o seu leitor execute
Assim que vir seu e-mail, o leitor desejará saber o que ele precisa fazer. Ter esse conhecimento imediatamente preparará o leitor para procurar mais detalhes no conteúdo de sua nota.
Em vez de escrever “Estendendo a mão para um favor”, coloque o assunto: “Preciso de sua ajuda para escrever uma proposta de projeto na próxima semana”. Isso permite que o leitor saiba não apenas que você está pedindo ajuda, mas também explica exatamente o que você espera que o leitor faça por você
Etapa 3. Forneça um prazo para que o leitor saiba quando responder
Se você não deixar o leitor saber quando você precisa que eles tomem uma atitude ou respondam, eles podem não abrir seu e-mail até amanhã, semana que vem ou até mesmo mês que vem. Não é porque o seu leitor não queira ajudá-lo. A maioria das pessoas recebe dezenas ou até centenas de e-mails por dia, então e-mails sem prazos claros são facilmente perdidos no rebanho.
Se o seu e-mail for especialmente importante e precisar de resposta imediata, você pode usar as palavras “Urgente”, “Crítico” ou “Resposta imediata necessária” para que seu leitor saiba que ele deve prestar atenção especial a esta nota
Etapa 4. Diga quem você é se o leitor ainda não o conhece
Às vezes, você enviará e-mails para pessoas que nunca conheceu antes. Nesses casos, pode ser importante que você forneça ao leitor seu cargo, empresa ou nome, para que ele tenha um motivo para abrir sua nota. Caso contrário, você pode parecer apenas uma pessoa aleatória cujo e-mail pode ir direto para a lixeira!
Talvez você seja um estudante que está entrando em contato com um político local para um projeto escolar. Escreva: “Terceiro ano do ensino médio solicitando entrevista para o projeto, prazo final de 24/06.”
Etapa 5. Mencione o encontro com o leitor se ele for um conhecido recente
Você pode estar entrando em contato com essa pessoa porque acabou de se conhecer e espera desenvolver um relacionamento mais próximo com ela. Jogue a memória deles na linha de assunto para que se lembrem de ter conhecido você. É mais provável que eles façam um acompanhamento se lembrarem de seu encontro anterior.
Talvez você tenha tido uma breve discussão em uma conferência ou jantar sobre alguns de seus interesses mútuos. Deixe seu assunto: “Acompanhando nosso bate-papo na Writers’ Conf, 4/30.”
Etapa 6. Nomeie seu contato mútuo se você for apresentado ao leitor
Se outra pessoa o colocou em contato com o destinatário, é importante que você esclareça esse fato. É muito mais provável que seu leitor abra um e-mail com uma linha de assunto que inclua o nome de alguém que ele conhece, em vez de uma pessoa anônima que nunca conheceu. Seu leitor também pode optar por entrar em contato com seu contato mútuo para confirmar a introdução.
Por exemplo, escreva: “Dr. Smith’s Student @ Hopkins, solicitando reunião no próximo mês.”
Parte 3 de 3: Simplificando e corrigindo suas linhas de assunto
Etapa 1. Use uma linguagem simples para evitar confusão
Você não quer que seu leitor tenha problemas para entender o assunto. Evite usar palavras muito longas e vocabulário complexo. Finja que você está enviando seu e-mail para um aluno do ensino médio e pergunte-se se ele consegue entender cada palavra do assunto.
Evite usar vocabulário obscuro quando uma palavra mais simples for suficiente. Escolha: “Novas regras do Office - Revise e responda rapidamente”, em vez de “Novas regras do Office - Revise e responda com rapidez”. “Rapidamente” e “com vivacidade” significam a mesma coisa, mas a primeira opção é menos desagradável e confusa
Etapa 2. Use símbolos e abreviações para encurtar as linhas de assunto
Muitas palavras podem ser encurtadas sem deixar o leitor confuso. Use apenas abreviações e símbolos comuns e leia sobre a linha de assunto para garantir que não haja qualquer confusão sobre a finalidade do seu e-mail.
Por exemplo, os dias da semana podem ser reduzidos. “@” É um símbolo comum para “arroba”. Você também pode usar “RE:” para significar “cerca de”. "EOM" pode ser usado para "fim da mensagem" e "EOD" pode representar "fim do dia"
Etapa 3. Verifique se há erros ortográficos e gramaticais
Assim como qualquer outra parte do seu e-mail, a linha de assunto deve estar livre de erros. Isso garantirá que você não pareça pouco profissional ou preguiçoso logo de cara, antes mesmo que seu leitor tenha a chance de abrir sua nota.
- Os corretores ortográficos de e-mail podem não cobrir as linhas de assunto, portanto, seja especialmente cuidadoso com erros de ortografia. Se você estiver preocupado, copie e cole a linha de assunto em um documento do Word ou Google e execute a verificação ortográfica lá.
- Sua linha de assunto pode não precisar ser uma frase completa. No entanto, evite erros gramaticais comuns, como confundir "eles estão", "deles" e "aí" ou "você está" e "seu".
Etapa 4. Leia as linhas de assunto em voz alta para verificar a clareza
A melhor maneira de garantir que as linhas de assunto sejam simples, concisas e escritas corretamente é lê-las em voz alta para você mesmo. Ao ouvir suas palavras faladas, você detectará erros que não faria se tivesse apenas verificado na tela.
Se você estiver em um lugar público, leia as palavras baixinho
Avisos
- Não digite linhas de assunto de e-mail de rotina com pontos de exclamação !!! ou todos os CAPS. Você perderá credibilidade.
- Nunca comece uma frase na linha de assunto que você termina no conteúdo do seu e-mail. Por exemplo, você não gostaria de escrever, "Pedindo um favor que eu gostaria que você …" na linha de assunto e, em seguida, abrir o e-mail com: "faça até sexta-feira".
