Pode parecer difícil encerrar um e-mail comercial importante. Existem tantas maneiras de terminar sua mensagem! Em última análise, porém, a maneira como você fecha seu e-mail dependerá de alguns fatores diferentes. Isso pode incluir coisas como o quão bem você conhece a pessoa para quem está escrevendo, o propósito do e-mail e se o seu e-mail faz parte de uma corrente. Com esses fatores em mente, elabore uma frase final apropriada. Em seguida, escolha a assinatura correta e decida o que incluir na sua assinatura.
Passos
Parte 1 de 3: Escrevendo seus comentários finais
Etapa 1. Lembre o destinatário da finalidade do seu e-mail
Existem muitos motivos para escrever um e-mail em um ambiente empresarial. Identificar o objetivo principal do e-mail ajudará você a determinar a melhor maneira de encerrá-lo.
- Por exemplo, se você estiver fazendo uma solicitação, termine com algo como “Obrigado por seu tempo” ou “Obrigado por sua consideração”.
- Se você estiver respondendo a uma solicitação de informações ou assistência, pode terminar com "Espero que isso ajude!" ou “Avise-me se houver alguma outra maneira em que eu possa ajudar”.
- Se você estiver marcando uma reunião cara a cara, pode terminar com algo como: "Até a semana que vem!"
Etapa 2. Use um tom apropriado para o seu público
Pense em como você conhece bem a pessoa para quem está escrevendo, que tipo de relacionamento você tem com ela e o que está tentando realizar. Um e-mail para um gerente de nível superior ou um novo cliente importante provavelmente deve ser mais formal do que um e-mail para um colega de trabalho conhecido.
- Por exemplo, se você estiver marcando uma reunião com um cliente, uma boa declaração de encerramento pode ser algo como: “Estou ansioso por nossa reunião no dia 24. Se você tiver alguma dúvida, entre em contato comigo pelo telefone 555-555-5555.”
- Por outro lado, se você estiver marcando um encontro amigável com um colega de trabalho que você conhece bem, pode ser perfeitamente normal terminar com algo como: “Parece bom! Vejo você amanhã!:)”
Etapa 3. Não inclua uma declaração final se seu e-mail fizer parte de uma corrente
Se este for o seu primeiro e-mail sobre o assunto em questão, ou se for um e-mail particularmente importante, então provavelmente é uma boa ideia incluir um agradecimento final ou uma "frase de chamariz". No entanto, a brevidade é importante em emails comerciais. Se o seu e-mail fizer parte de uma longa cadeia, talvez você não precise incluir nada além das informações mais essenciais.
Por exemplo, se você estiver encerrando uma longa conversa por e-mail com seu chefe sobre uma tarefa, talvez não precise dizer muito mais do que “Ok. Vou fazer isso antes do final do dia na sexta-feira. –M.”
Parte 2 de 3: Escolha de uma assinatura
Etapa 1. Escolha uma assinatura que corresponda ao tom do seu e-mail
Se o seu e-mail for formal, assine algo como “Atenciosamente” ou (para um toque ainda mais formal) “Atenciosamente”. Para e-mails menos formais, você pode usar algo como “Cuidado” ou “Saúde”.
Se você já recebeu e-mails da pessoa para quem está escrevendo, pode olhar para a assinatura dela e combinar seu tom com o dela. Por exemplo, se eles tendem a assinar algo como “Atenciosamente”, você deve assinar com um nível semelhante de formalidade
Etapa 2. Use uma aprovação adequada ao seu propósito
Como a frase final, uma assinatura também pode refletir o propósito do seu e-mail. Por exemplo, se você estiver fazendo um pedido simples ou expressando gratidão por algo, você pode usar uma assinatura como "Muito obrigado" ou "Muito obrigado", seguido de sua assinatura.
Etapa 3. Evite qualquer coisa muito afetuosa
A menos que você conheça muito bem a pessoa para quem está escrevendo, evite qualquer tipo de gíria, informal ou afetuoso demais. Em geral, coisas como “Amor”, “XOXO” ou “Abraços” não devem ser usados em e-mails comerciais.
Etapa 4. Pule a assinatura de emails breves ou em cadeia
Se o seu e-mail faz parte de uma longa cadeia, ou se você está tentando comunicar algo muito breve e rapidamente a um colega de trabalho, pode não ser necessário incluir uma assinatura.
Se você não se sentir confortável em ignorar a assinatura completamente, uma assinatura simples como –Bernice ou –B. deve servir apenas para e-mails breves e informais
Parte 3 de 3: assinando seu e-mail
Etapa 1. Inclua suas informações básicas de identificação
A quantidade de informações que você incluirá em sua assinatura dependerá de quão bem você conhece seu correspondente e da frequência com que se comunicou com ele.
- Um primeiro e-mail provavelmente deve incluir pelo menos seu nome completo, cargo, local de trabalho e número de telefone.
- Ao se comunicar com um colega de trabalho ou alguém para quem você envia e-mails com frequência, provavelmente é suficiente assinar com seu primeiro nome ou inicial.
Etapa 2. Mantenha sua assinatura breve
Em geral, é melhor não sobrecarregar um e-mail comercial com muitos textos e imagens extras. Evite adicionar qualquer coisa desnecessária à sua assinatura de e-mail, como citações, gráficos chamativos ou muitos links.
Etapa 3. Configure uma assinatura automática
Se você não quiser escrever o cargo e as informações de contato sempre que enviar um e-mail importante, pode criar uma assinatura que seu cliente de e-mail possa adicionar automaticamente às suas mensagens.
Alguns programas, como o Outlook, permitem que você crie várias assinaturas, para que você possa selecionar a mais adequada para cada e-mail
Pontas
-
Sua assinatura deve ser semelhante a esta:
- Atenciosamente,
- Jane Doe, Analista de Mercado
- MegaCorp
- 214-444-1234
- É muito fácil, na maioria dos clientes de e-mail, como Outlook, etc., configurar uma assinatura que é anexada a cada e-mail automaticamente.
Avisos
- Peça a outra pessoa que verifique seu trabalho, se possível. Não há substituto para a revisão adequada.
- Edite e reveja todas as cartas antes de enviá-las - isto é, leia a gramática e a ortografia corretas e remova os erros tipográficos. Alterar linguagem ambígua, por exemplo, palavras e frases que não são claras ou que têm um duplo significado.
- Usar um corretor ortográfico não é infalível, pois o software geralmente insere uma palavra digitada corretamente, mas não a palavra correta para o contexto. Ter "bankroll" alterado para "blank roll" realmente muda o significado da frase. Você também deve confiar em seu próprio conhecimento das sutilezas da gramática, já que as sugestões do software nem sempre estão certas.
