Você tem medo de que seu PowerPoint faça seu público dormir? Ou que você vai começar sua apresentação apenas para perceber que metade dos slides são inúteis? Você provavelmente já experimentou seu quinhão de PowerPoints enfadonhos e agora está determinado que sua apresentação será melhor. Com alguns ajustes fáceis, você pode ter um PowerPoint eficaz que seu público achará útil e envolvente.
Passos
Método 1 de 4: Criando Seu Conteúdo
Etapa 1. Escreva seu discurso antes de começar a fazer o PowerPoint
É difícil fazer uma apresentação se você não sabe o que pretende dizer. Pense no que você planeja dizer e divida em partes. Em seguida, faça um esboço ou faça anotações para você mesmo. Você pode até criar um pequeno script.
Use seu esboço ou notas para ajudá-lo a decidir o que precisa ser incluído em seus slides
Etapa 2. Adapte as informações para que se adaptem ao seu público
Você provavelmente criaria apresentações muito diferentes para uma classe de alunos do ensino médio e para um grupo de executivos de negócios, mesmo que o tópico seja o mesmo. Considere a média de idade e experiência dos membros do público ao escrever seus slides. Apresente suas idéias de uma forma que sejam facilmente digeríveis para elas.
- Se o seu público tiver menos conhecimento prévio sobre o seu tópico, evite usar jargões e gaste um pouco mais de tempo explicando os conceitos que eles precisam entender.
- Se você está conversando com pessoas que sabem muito sobre o seu tópico, provavelmente não precisa incluir tantos antecedentes e pode usar alguns jargões comuns.
- Para um público com origens mistas, você pode incluir algumas informações básicas conforme necessário, mas pode mantê-las mínimas para que os membros do público com muito conhecimento não fiquem entediados.
Etapa 3. Inclua apenas informações essenciais para melhorar a legibilidade
Provavelmente, você deseja fornecer ao público o máximo de informações possível, mas eles terão dificuldade para ler slides abarrotados de texto. Não se preocupe em escrever frases completas ou listar cada detalhe. Basta incluir os destaques, como seus principais pontos, dados e conceitos-chave.
- Digamos que você esteja fazendo uma apresentação explicando os resultados de uma pesquisa realizada em um parque local. Seu slide pode incluir tópicos que dizem: “Pesquisa realizada ao longo de 3 meses”, “Apenas adultos incluídos”, “62% querem novos equipamentos de playground” e “32% querem uma almofada de proteção instalada”.
- Sua apresentação não deve incluir tudo o que você planeja dizer.
Etapa 4. Limite-se a 5 linhas de texto por slide com até 6 a 8 palavras por linha
Você deseja que seu público ouça o que você está dizendo, não leia parágrafos de informações em seus slides. Seus slides mais longos devem ter até 5 linhas, com a maioria dos slides tendo 2 a 4 linhas de texto. Escolha suas palavras com cuidado para que o público veja apenas o que precisa se lembrar de sua apresentação.
Isso significa que seus slides não devem conter mais de 40 palavras
Método 2 de 4: projetando sua apresentação
Etapa 1. Aplique um modelo consistente com um esquema de cores minimalista
Não se estresse muito com o seu tema. Você não precisa de uma paleta de cores complicada ou um design exclusivo para criar um PowerPoint envolvente. A maioria das pessoas gosta de um formato simples que seja agradável aos olhos. Escolha um modelo que inclua 2 a 3 cores e um design simples.
- Quando você abre uma nova apresentação do PowerPoint, a guia do modelo é aberta automaticamente. Você pode escolher um modelo em destaque ou pesquisar um estilo específico. É melhor definir um modelo antes de qualquer outra coisa, pois alterar seu modelo pode mover o posicionamento de texto e imagens existentes.
- Por exemplo, você pode escolher um modelo que tenha uma borda simples e use um esquema de cores preto e amarelo ou marrom e branco. Se você está representando uma organização, você pode usar suas cores.
- As apresentações do PowerPoint são normalmente no modo paisagem, então geralmente é melhor não mudar a orientação do slide para retrato.
Etapa 2. Escolha cores contrastantes para o fundo e o texto para facilitar a leitura
Escolher as cores erradas pode dificultar a leitura dos slides. Se o fundo for de cor escura, escolha uma cor clara para a fonte. Se você estiver usando uma cor clara para o plano de fundo, escolha uma fonte escura. Use as mesmas cores em todos os slides.
- Geralmente, não há problema em usar as cores padrão para o tema escolhido. No entanto, você pode decidir alterá-los se o texto se mesclar com o fundo.
- Você pode alterar as cores usando a caixa de cores na barra de ferramentas na parte superior da tela.
- Por exemplo, você pode usar texto branco em um fundo marrom ou texto preto em um fundo branco. Em geral, o texto claro em um fundo escuro é mais fácil de ler.
- Sempre use fundos sólidos. Impressões e designs podem parecer bons, mas tornam mais difícil para o público ler o seu texto.
- Nunca use vermelho e verde juntos ou azul e amarelo juntos, pois as pessoas daltônicas não serão capazes de ler o material.
Etapa 3. Escolha uma fonte clara e legível para seus cabeçalhos e corpo do texto
Não há problema em usar uma única fonte para toda a apresentação, mas você pode preferir usar uma fonte de cabeçalho para os títulos dos slides e uma fonte de texto para as informações no corpo dos slides. No entanto, resista ao impulso de usar várias fontes para diferentes tipos de informação, pois isso pode fazer sua apresentação parecer pouco profissional e pode confundir o público.
- Como com as cores, você pode decidir usar as fontes padrão que vêm com o tema escolhido. No entanto, certifique-se de que o tamanho da fonte não seja muito pequeno.
- Você verá menus suspensos para o estilo e tamanho da fonte ao longo da barra de ferramentas na parte superior da tela. Clique no menu para selecionar o estilo e o tamanho desejados.
- Fontes sem serifa, como Arial e Helvetica, são as mais fáceis de ler em uma apresentação de slides, então são uma ótima opção. Você pode usar Arial para seus títulos e Helvetica para o corpo do texto.
- Não use uma fonte divertida ou boba, como Comic Sans. Eles podem tornar seu PowerPoint menos eficaz, prejudicando sua mensagem.
Etapa 4. Defina sua fonte entre 24 pt e 48 pt para que fique visível
Quando você está vendo sua apresentação na tela do computador, uma fonte pequena fica ótima. No entanto, uma vez que sua apresentação é projetada em uma tela, essa fonte pode ser muito pequena para a maioria do seu público ler. Sempre defina sua fonte para pelo menos 24 pt para que as pessoas possam ver seu texto e use o mesmo tamanho de fonte para todos os seus slides.
- Para ver se sua fonte é grande o suficiente, fique a cerca de 1,8 m de distância do monitor do computador e veja se você consegue ler a fonte.
- Considere quantas pessoas estarão em seu público ao definir a fonte. Se você estiver fazendo uma apresentação em uma pequena sala de conferências, uma fonte de 24 pt provavelmente ficará ótima. No entanto, se você estiver apresentando em um grande auditório, pode ser necessário usar uma fonte de 48 pt.
Etapa 5. Alinhe seu texto à esquerda para facilitar a leitura
Embora não haja nenhuma regra que imponha que você não possa centralizar seu texto, geralmente é mais fácil para o seu público ler o texto se ele estiver alinhado à esquerda. Desta forma, os marcadores ficarão alinhados perfeitamente. Se você quiser que seu texto fique no centro da página, basta reduzir o tamanho da caixa de texto e usar o mouse para mover a caixa no centro do slide.
Você também pode preencher o espaço em branco do slide com uma imagem
Etapa 6. Use texto em negrito ou ampliado para títulos ou fatos importantes
Não há problema em pular isso, mas você pode ter alguns pontos ou dados que deseja destacar em sua apresentação. Em caso afirmativo, vá em frente e coloque o texto em negrito ou aumente-o ligeiramente para que se destaque. Apenas certifique-se de usar o mínimo possível para que o público reconheça que o texto destacado é importante.
- Por exemplo, você pode colocar em negrito quaisquer estatísticas que usar em sua apresentação. Você poderia escrever: “Até 64% dos alunos melhoraram suas pontuações nos testes.”
- Da mesma forma, você pode usá-lo para destacar palavras específicas, como "Maioria muito satisfeito com serviços de parque.”
Etapa 7. Selecione uma transição de slide básica que não distraia
Você tem tantas transições divertidas para escolher e pode ficar tentado a fazer seus slides aparecerem, desaparecerem ou girarem quando você clicar para o próximo slide. No entanto, os membros da audiência acham isso irritante depois de alguns slides, e pode desviar a atenção de sua mensagem. Em vez disso, escolha uma transição única e simples para passar de slide a slide.
- Você pode selecionar e alterar as transições clicando na guia de transições na parte superior da tela. Quando o menu abrir, clique na transição que deseja tentar para ver uma prévia.
- A transição fade é uma ótima opção. Quando você clica no próximo slide, seu lado atual desaparece para revelar o novo slide.
- Você também pode tentar a transição de capa, onde o novo slide parece mover-se na frente do slide antigo.
Etapa 8. Limite as animações e os efeitos sonoros para uma aparência mais profissional
Você provavelmente já viu apresentações em que as palavras saltaram na tela ou um sino tocou quando o slide mudou. No entanto, sua apresentação será mais eficaz se você mantiver o design simples. Use esses recursos apenas se desejar destacar um determinado slide ou informação.
Você pode usar animações em um único slide que é muito importante para a sua apresentação. Por exemplo, se você estiver usando um gráfico para apresentar alguns dados, pode incluir um efeito sonoro apenas no slide do gráfico
Método 3 de 4: colocando seu conteúdo em seus slides
Etapa 1. Planeje gastar cerca de 1 minuto em cada slide
Você não quer mudar os slides com muita frequência porque seu público pode perder o foco. Em geral, você precisa de aproximadamente 1 slide para cada minuto de sua apresentação. Inclua apenas informações suficientes em cada slide para preencher aquele minuto.
- A quantidade de informações de que você precisa em cada slide dependerá do que você planeja dizer. Considere quantas explicações você dará sobre cada ponto para ajudá-lo a decidir quantas informações incluir em cada slide.
- Você não precisa gastar exatamente 1 minuto em cada slide, mas use isso como uma diretriz aproximada. É normal gastar 45 segundos em um slide e 90 segundos em outro. No entanto, tente evitar slides nos quais você gasta apenas 20 a 30 segundos.
- Você corre o risco de perder a atenção do público cada vez que muda de slide, então não quer fazer isso com muita frequência.
Etapa 2. Minimize o uso de pontuação, pois isso atrapalha o slide
Você provavelmente está preocupado em usar gramática incorreta em sua apresentação, mas um PowerPoint é diferente de um ensaio ou relatório. Não se preocupe em colocar vírgulas ou pontos no final das listas com marcadores. Além disso, tente cortar frases longas para que não precisem de pontuação. É totalmente normal ter fragmentos de frases em um PowerPoint.
Se você está usando muita pontuação, provavelmente tem muitas informações em seus slides. Volte e veja o que você pode cortar para chegar ao essencial
Etapa 3. Não use letras maiúsculas, exceto nos títulos
Você pode pensar que colocar uma palavra ou frase inteira em maiúscula enfatiza a importância das palavras, mas é mais difícil para o seu público ler o texto em maiúsculas. Além disso, as pessoas normalmente percebem o texto em maiúsculas como gritos. Use letras maiúsculas e minúsculas para todo o seu bloco de texto nos slides para que sejam fáceis de ler.
Lembre-se de que você sempre pode usar palavras importantes em negrito para chamar a atenção para elas
Etapa 4. Use uma lista com marcadores para apresentar os pontos-chave
As listas com marcadores são o pão com manteiga de uma apresentação do PowerPoint. A maioria dos slides consistirá em listas com marcadores de palavras e frases. Tente incluir cerca de 2 a 4 pontos-chave por slide.
Se você estiver comparando ou contrastando um tópico, pode criar 2 colunas em seu slide. Idealmente, limite cada coluna a 3-4 pontos de bala para que ainda seja fácil de ler
Etapa 5. Exibir dados em tabelas ou gráficos para que sejam fáceis de entender
Tudo bem se sua apresentação não tiver tabelas ou gráficos, mas use-os se puder. Um bom gráfico aumentará o profissionalismo de sua apresentação e você pode criá-los facilmente no PowerPoint. Dedique um slide inteiro a um gráfico ou gráfico, se estiver usando um.
- Por exemplo, você pode usar um gráfico de barras para representar o aumento das vendas ou um gráfico de pizza para representar o suporte para uma posição.
- Não use mais de 4 cores em um gráfico porque seu slide parecerá muito ocupado.
Etapa 6. Inclua imagens ou clip-art de alta qualidade para equilibrar os slides
Se você deseja deslumbrar seu público, a maioria dos slides deve incluir uma imagem. Escolha fotos que ilustrem ou representem suas idéias. Posicione-os em frente ao texto ou no espaço negativo do slide. Use suas imagens para ilustrar o que está em seus slides ou para substituir o texto.
- Use 1 ou 2 imagens por slide, mas não use mais de 2.
- Verifique se suas imagens ficarão boas quando forem projetadas em uma tela.
- Não use imagens que não correspondam ao seu texto, pois podem confundir o seu público. Por exemplo, você pode usar a foto de um piquenique se estiver fazendo uma apresentação sobre parques, mas essa mesma foto pode ser confusa se você estiver falando sobre saúde.
- Tenha cuidado ao usar clip-art. Clip-art básico pode parecer desatualizado para alguns membros do público, portanto, use apenas imagens de qualidade.
Etapa 7. Incorpore todos os vídeos que estiver usando para que sejam fáceis de visualizar
Você não precisa usar um vídeo em seu PowerPoint, então não se preocupe com isso se ainda não tiver planos de usar um. No entanto, você pode usar um vídeo para apoiar suas idéias ou ilustrar um ponto. Nesse caso, incorpore-o ao PowerPoint para que seja reproduzido facilmente durante a apresentação. Dessa forma, você não precisará clicar fora do PowerPoint para mostrar o vídeo.
Digamos que você esteja fazendo uma apresentação sobre a peça Macbeth. Você pode planejar usar clipes de filme de cenas importantes durante a apresentação. Incorporá-los tornará mais fácil reproduzir o clipe enquanto você ainda está no modo de apresentação
Método 4 de 4: finalizando seu PowerPoint
Etapa 1. Revise sua apresentação para verificar se há erros de ortografia e erros de digitação
Todo mundo comete erros, então sempre revise o que você escreve antes de divulgá-lo no mundo. Clique nos slides no modo de apresentação para ver como eles serão exibidos para o público. Passe por cada slide para certificar-se de que o título e o texto do bloco estão corretos.
- Certifique-se de corrigir quaisquer erros.
- Se possível, peça a alguém de sua confiança para revisar a apresentação também. Eles podem detectar erros que você não vê imediatamente.
Etapa 2. Pratique sua fala enquanto move seus slides para frente e para trás
Parece bobo, mas você pode tropeçar durante a apresentação quando for a hora de mudar os slides. Execute a sua apresentação algumas vezes para se certificar de que consegue clicar nos slides sem problemas. Não olhe para os slides enquanto faz a apresentação, pois isso faz com que o público sinta que você está lendo para eles. Em vez disso, consulte um script ou notas se você não conseguir recitar seu discurso de memória.
- Pratique seu discurso na frente de um espelho ou filme-se para que possa fazer as melhorias necessárias. Além disso, reserve um tempo se tiver um limite de tempo.
- É importante ir para frente e para trás, porque você pode ter membros do público pedindo para você voltar. Da mesma forma, você pode pular um slide acidentalmente enquanto clica para frente.
Etapa 3. Verifique se você pode ver o texto de longe, se possível
Você já fez tudo que podia para garantir que sua apresentação fosse perfeita, mas ainda pode ver slides borrados. Se possível, revise seu PowerPoint na tela do projetor antes de fazer a apresentação. Verifique novamente se os slides são fáceis de ler, mesmo no fundo da sala. Se você não consegue vê-los, tente aumentar a fonte ou ampliar a projeção.
Tente não se preocupar se não puder verificar sua apresentação com antecedência. Sua apresentação provavelmente vai ficar bem
Etapa 4. Remova textos ou imagens que são difíceis de ver na tela do projetor
Às vezes, uma imagem que parece perfeita na tela do computador se transforma em uma mancha borrada quando você a projeta na tela. Da mesma forma, o texto pode ser fácil de ler no seu computador, mas pode ser executado junto no modo de apresentação. Se você estiver tendo problemas para ler algo no seu slide, exclua-o. Tente substituí-lo se tiver tempo antes do horário marcado para fazer a apresentação.
É melhor deixar um espaço vazio no slide do que imagens ou palavras que o público não consegue ler. Eles provavelmente se distrairão tentando entender o que está no slide
Etapa 5. Peça a alguém de sua confiança para assistir ao seu PowerPoint e dar feedback
Na maioria dos casos, você não precisa se preocupar com isso. No entanto, você pode querer feedback extra sobre uma apresentação muito importante. Procure alguém que seja semelhante aos dados demográficos do seu público. Mostre a eles sua apresentação e veja o que eles pensam.
- Por exemplo, digamos que você seja um orador principal em uma arrecadação de fundos. Esta é uma apresentação muito importante, então você pode querer que alguém a verifique com antecedência. No entanto, você provavelmente não precisará de feedback sobre todas as apresentações de trabalho que fizer.
- Se a pessoa fizer críticas construtivas que façam sentido para você, você pode revisar seu PowerPoint.
Pontas
- É mais provável que seu público ouça seu discurso e faça anotações se você tiver menos texto em seus slides.
- Certifique-se de salvar seu trabalho com freqüência.
- Use captadores de atenção para fazer com que os ouvintes se interessem pelo seu assunto.
- Memorize suas informações para não ler a apresentação. Seu PowerPoint deve apoiar seu discurso como um esboço.
- Certifique-se de ler todos os slides antes de fazer o discurso.
- Não use fontes ou imagens bobas, pois podem fazer você parecer pouco profissional.
