6 maneiras de gerenciar seu e-mail do Outlook com eficácia

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6 maneiras de gerenciar seu e-mail do Outlook com eficácia
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Vídeo: 6 maneiras de gerenciar seu e-mail do Outlook com eficácia

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Uma caixa de correio desordenada pode dificultar a localização dos e-mails dos usuários. O Microsoft Outlook oferece ferramentas bastante úteis que o ajudam a filtrar seus e-mails e organizar suas mensagens de uma forma mais gerenciável. O Outlook pode até ajudar a aumentar a eficiência e o desempenho para você. Esteja você usando o Outlook 2010, Outlook 2007 ou Outlook 2003, você pode gerenciar facilmente seus emails, usando as seguintes ferramentas para limpar sua caixa de entrada, além de tornar mais fácil encontrar as informações de que você precisa.

Passos

Método 1 de 6: Filtragem

Gerencie seu e-mail do Outlook com eficácia, etapa 1
Gerencie seu e-mail do Outlook com eficácia, etapa 1

Etapa 1. Filtre as mensagens rapidamente

O Outlook 2010 tem um novo recurso que ajuda a classificar as mensagens por datas e organizá-las na Conversa.

  • Ao usar este recurso, as mensagens que possuem o mesmo tema aparecerão como Conversa e os usuários podem visualizar, expandir ou encolher clicando no ícone à esquerda da linha Assunto. As mensagens dentro de cada conversa são classificadas com a mensagem mais recente colocada no topo. Quando uma nova mensagem é recebida, toda a conversa é movida para o topo da lista de e-mails, o que ajuda a controlar facilmente o fluxo dos e-mails.
  • Para ativar a Conversa, na guia Exibir do grupo de Conversa, marque a caixa Mostrar como Conversa. Você pode reduzir o tamanho de uma conversa com o recurso Limpar. Este recurso ajudará a remover as mensagens duplicadas na conversa.
  • Na guia Página Inicial do grupo Excluir, clique em Limpar e, em seguida, clique em Limpar Conversação. Em todas as versões do Outlook, os usuários podem encontrar as mensagens na pasta da caixa de correio mais rapidamente, alterando a forma como são classificadas na pasta de e-mail. Por exemplo, você pode classificar seus e-mails por data, remetente e tamanho do arquivo ou nível de importância.
Gerencie seu e-mail do Outlook com eficácia, etapa 2
Gerencie seu e-mail do Outlook com eficácia, etapa 2

Etapa 2. Use cabeçalhos de assuntos padronizados

A energia mental necessária para mudar o foco entre tópicos em constante mudança esgota você, não o volume. Você tende a ler em ordem cronológica ou por "pessoa mais importante". Este é um esgotamento cerebral. Em vez disso, use esta regra; ele se aplica a emails de subordinados diretos e funciona melhor do que cadeias de conversação.

  • Identifique os 2 a 5 principais projetos com os quais você está mais preocupado; crie cabeçalhos de assuntos para refleti-los.
  • Deixe a equipe saber que você prestará atenção inicial a todos os e-mails com esses cabeçalhos de assunto padrão. Esses assuntos são seus projetos de prioridade mais alta no momento - seu e-mail será classificado por linha de assunto e a prioridade mais alta será lida / respondida primeiro.
  • Deixe claro que emails com títulos inadequados irão colocar o remetente infrator na lista negra por 1 x dias.

Método 2 de 6: agrupamento

Gerencie seu e-mail do Outlook com eficácia, etapa 3
Gerencie seu e-mail do Outlook com eficácia, etapa 3

Etapa 1. Agrupe as mesmas mensagens nas pastas

Ao criar uma nova pasta de e-mail, os usuários podem agrupar mensagens relacionadas nas pastas. Por exemplo, você pode agrupar as mensagens por assunto, projeto, comunicação ou outras categorias que sejam adequadas aos seus trabalhos ou hobbies. Os usuários também podem criar uma pasta para todas as mensagens enviadas por seu chefe ou alguém importante incluindo as principais informações que precisam ser salvas. Para criar uma nova pasta no Outlook 2010, na guia Pasta, em Novo, clique em Nova Pasta. Para criar uma nova pasta no Outlook 2007 ou Outlook 2003, na barra de menus, clique em Arquivo, escolha Novo e depois Pasta.

Método 3 de 6: Pesquisar pasta

Gerencie seu e-mail do Outlook com eficácia, etapa 4
Gerencie seu e-mail do Outlook com eficácia, etapa 4

Etapa 1. Crie uma pasta de pesquisa para encontrar as mensagens

Pesquisar pasta é uma maneira rápida e conveniente de localizar uma coleção de mensagens de e-mail. Ele não salva nenhuma mensagem, mas fornece as pastas virtuais que exibem todas as mensagens em sua caixa de entrada com base nos atributos que você está procurando. As pastas de pesquisa do Outlook fornecem recursos padrão, como mensagens não lidas, mas você também pode criar sua própria regra. Por exemplo, você pode usar a Pasta de Pesquisa para ajudar a encontrar todas as informações relacionadas a um determinado projeto, um cliente importante ou uma reunião futura.

  • Para criar uma Pasta de Pesquisa no Outlook 2010, em Correio da guia Pasta, em Novo, clique em Nova Pasta de Pesquisa.
  • Para criar uma Pasta de Pesquisa no Outlook 2007 ou Outlook 2003, no e-mail do Menu Arquivo, mova o mouse para Novo e clique na Pasta de Pesquisa.

Método 4 de 6: filtro de e-mail

Gerencie seu e-mail do Outlook com eficácia, etapa 5
Gerencie seu e-mail do Outlook com eficácia, etapa 5

Etapa 1. Reduza o lixo eletrônico com o filtro de e-mail

Mantenha as mensagens de e-mail desnecessárias na caixa de entrada usando o Filtro de Lixo Eletrônico do Outlook. Este filtro enviará os e-mails marcados como lixo eletrônico para uma pasta separada na caixa de correio. Os usuários podem visualizar o conteúdo desta pasta para certificar-se de que nenhum e-mail válido foi enviado por engano para ela. Nesse caso, você deve ajustar o filtro para evitar marcas incorretas nas mensagens no futuro.

Método 5 de 6: categoria de cor

Gerencie seu e-mail do Outlook com eficácia, etapa 6
Gerencie seu e-mail do Outlook com eficácia, etapa 6

Etapa 1. Atribua uma categoria de cor

Atribua uma cor a um grupo de mensagens de e-mail não relacionado e outras categorias no Outlook, como notas, contatos e compromissos. A partir daí, os usuários podem identificá-los e classificá-los facilmente. Por exemplo, você pode rastrear facilmente todas as mensagens, compromissos e contatos para o projeto de vendas de computadores criando uma categoria chamada “Vendas de computadores” e atribuindo as mensagens a ela.

Método 6 de 6: sinalização

Gerencie seu e-mail do Outlook com eficácia, etapa 7
Gerencie seu e-mail do Outlook com eficácia, etapa 7

Etapa 1. Sinalizar para acompanhamento

Os usuários podem usar o recurso Sinalizar para Acompanhamento para sinalizar as mensagens de e-mail e tarefas para ajudar a classificá-los ou marcá-los. Os sinalizadores solicitarão que você rastreie um problema, mostre a solicitação ou pedido de alguém para uma mensagem e contato solicitados. Eles também podem organizar sua pasta de e-mail facilmente, porque você sabe exatamente o que fazer e quando fazer. Observe que quando você cria uma tarefa e define uma data de expiração para a tarefa, ela será automaticamente sinalizada para que você não esqueça a data de expiração da ação e a cumpra.

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