As empresas empregam profissionais de recursos humanos para lidar com tudo, desde a folha de pagamento e questões de política até reclamações legais. Se você tiver uma questão legal ou de política, ou um problema sério com um de seus colegas de trabalho, pode ser necessário entrar em contato com um representante do departamento de recursos humanos. Os recursos humanos também podem ser o primeiro departamento que você contata em uma determinada empresa. É uma boa ideia começar esta conversa com um e-mail simples e formal apresentando o seu problema específico à pessoa.
Passos
Método 1 de 3: redigindo e enviando o e-mail
Etapa 1. Envie seu e-mail para a pessoa adequada
Verifique o diretório de recursos humanos e veja se há uma pessoa designada para lidar com o tipo de problema que você precisa resolver. Também pode haver um ponto de contato atribuído ao seu departamento na empresa. Se você está preocupado com o fato de seu problema ser levado a sério, também pode entrar em contato diretamente com o chefe de recursos humanos.
Verifique novamente se apenas a pessoa com a qual deseja entrar em contato é endereçada no e-mail. Especialmente se este for um assunto particular ou delicado, você não deseja enviá-lo para a pessoa errada por acidente. Seja especialmente cuidadoso ao remover qualquer lista que enviaria o e-mail a um determinado grupo de funcionários
Etapa 2. Escreva uma linha de assunto específica indicando que uma ação é necessária
Uma linha de assunto clara comunicando seu problema e o nível de urgência que você está atribuindo a ele ajudará os recursos humanos a priorizar seu problema. Se você deixar esta linha em branco ou pouco clara, sua correspondência pode ficar enterrada na caixa de entrada de alguém.
Use linhas como: “Problema legal - Ação necessária”, “Mudança de circunstâncias pessoais - É necessária atenção imediata”, “Pergunta urgente de política” ou “Entrevista recente - Obrigado”
Etapa 3. Use saudações formais no início e no final de seu e-mail
Você deseja estabelecer um tom formal e profissional no início desta conversa. Isso ajudará os recursos humanos a saber que você está tratando o problema com seriedade. Mesmo que você conheça o representante pessoalmente, lembre-se de que esta é uma conversa profissional, e não apenas amigável.
Comece com “Prezado [nome completo do representante]” e termine com “Atenciosamente” ou “Obrigado por seu tempo, [Seu nome completo]”
Etapa 4. Escreva um conteúdo claro, direto e específico
Mantenha suas frases curtas e diretas. Não forneça mais informações do que o necessário, pois você não quer que o leitor fique atolado no e-mail. Não inclua detalhes que possam confundir os recursos humanos sobre o seu problema. Você pode abordar detalhes complicados pessoalmente.
Etapa 5. Descreva o problema com precisão
Explique a natureza exata do seu problema. Forneça um cronograma de quando o problema começou ou começará. Esclareça se você acha que se trata de um problema jurídico ou que pode ser resolvido pela própria empresa.
Se você estiver entrando em contato com o departamento de recursos humanos para perguntar sobre oportunidades de emprego, não estará apresentando um problema. Em vez disso, apresente-se e explique seu contato anterior com a empresa. Seja claro sobre quais ações você espera ou gostaria que o representante realizasse
Etapa 6. Observe se você possui a documentação do seu problema
Os recursos humanos vão querer saber imediatamente como lidar com problemas legais ou de política. Sua documentação pode afetar a resposta deles, pois ajudará a esclarecer a seriedade do problema e as repercussões legais que um determinado funcionário pode estar enfrentando. Informe o seu representante de toda e qualquer “prova” que você tenha em seu poder e ofereça-se para trazê-la para uma reunião pessoal.
- Se possível, você vai querer provas de quaisquer problemas jurídicos para apresentar aos recursos humanos. Infelizmente, a maioria dos departamentos de recursos humanos tentará proteger a empresa, se puder.
- Se você estiver sofrendo assédio ou discriminação, mantenha um registro das datas dos incidentes e guarde qualquer correspondência por escrito que inclua linguagem incriminatória.
- Guarde cópias eletrônicas e em papel de qualquer documentação fornecida aos recursos humanos. Você deve manter o original e fornecer cópias aos recursos humanos.
Etapa 7. Explique o que você fez para resolver o problema
Talvez você já tenha tentado resolver o problema antes de entrar em contato com o departamento de recursos humanos. Talvez você tenha conversado com seu chefe ou colega de trabalho, ou até mesmo os tenha notificado de que entraria em contato com o departamento de recursos humanos. O representante apreciará ter essas informações, pois isso os ajudará a entender quem já está ciente do problema.
Para questões de mudança de circunstâncias pessoais, esta comunicação pode parecer menos formal. Se você está saindo de licença maternidade ou paternidade, por exemplo, provavelmente já informou seu chefe sobre sua situação e está simplesmente acompanhando com recursos humanos
Etapa 8. Solicite uma reunião pessoal
Uma reunião em que você se sente cara a cara com seu representante o ajudará a discutir o problema em detalhes. Isso dará ao representante a oportunidade de fazer perguntas de acompanhamento ou esclarecimento. Seu e-mail é o lugar perfeito para começar a agendar aquela reunião crítica. Informe-os sobre os bloqueios em sua programação e peça-lhes que planejem adequadamente.
Etapa 9. Certifique-se de que suas informações de contato estejam incluídas
Os recursos humanos podem querer entrar em contato com você por telefone, portanto, inclua vários métodos de contato na parte inferior do e-mail. Essas informações podem ir diretamente abaixo do seu nome depois que você se desconectar da correspondência. Verifique a exatidão dos números de telefone e e-mails que você forneceu.
Etapa 10. Edite seu e-mail para erros de digitação, ortografia e gramática
A maioria dos serviços de e-mail possui um serviço de verificação ortográfica. Em seguida, leia seu e-mail para identificar erros gramaticais, palavras ausentes e questões de clareza.
Método 2 de 3: Acompanhamento de um e-mail enviado
Etapa 1. Agradeça aos recursos humanos por qualquer resposta que enviarem
Em primeiro lugar, agradeça ao representante por dedicar seu tempo para analisar seu caso, pois isso estabelecerá imediatamente um tom de cortesia em sua conversa. Certifique-se de responder rapidamente a qualquer resposta enviada pelos recursos humanos. Isso indicará que você continua preocupado com o problema e também deve comunicar seu desejo de resolvê-lo mais cedo ou mais tarde.
Etapa 2. Organize todos os materiais necessários para sua reunião pessoal
Prepare-se para a reunião criando uma pasta de arquivo especial contendo todos os documentos que você planeja trazer. Se você tiver uma pergunta sobre política, traga o manual do funcionário com as políticas específicas marcadas. Isso ajudará a que a reunião transcorra sem problemas assim que você chegar.
Etapa 3. Considere a contratação de um advogado se você estiver abordando questões jurídicas
Se você está preocupado em se proteger de quaisquer ações que a empresa possa tomar contra você, converse com um advogado. Eles podem fornecer informações sobre seus direitos e você pode decidir apresentá-los a quaisquer reuniões pessoais. Você pode informar os recursos humanos sobre seus planos de contratar um advogado, se optar por seguir esse caminho.
Esteja ciente dos custos associados à contratação de um advogado. A maioria será cara, então você precisará pesar essas questões orçamentárias com sua necessidade de proteção legal
Etapa 4. E-mail uma segunda vez se você esperou uma semana sem resposta
Geralmente, uma semana é considerada um período adequado de espera antes de enviar um e-mail de acompanhamento. Se você estiver lidando com um problema especialmente urgente, pode enviar um acompanhamento após 24 horas. Em vez de se preocupar em incomodar seu representante, lembre-se de que eles têm muitas responsabilidades. Eles podem precisar de um lembrete de que você é um deles.
Método 3 de 3: decidindo se deve entrar em contato com o RH
Etapa 1. Resolva o problema sozinho, se puder
Se você tiver um problema simples e não jurídico que não se relacione com a política da empresa, você poderá resolvê-lo sozinho. Se possível, discuta o problema com seu chefe ou colegas de trabalho para solucionar o problema com eles. Os recursos humanos apreciarão saber todas as etapas que você executou para encontrar uma solução antes de procurá-los.
Se, por exemplo, você acha que seu chefe está agendando você para muitos fins de semana, converse com ele primeiro. Você também não quer ir ao departamento de recursos humanos com uma reclamação não crítica como "Não gosto do meu espaço de escritório"
Etapa 2. Revise o manual do funcionário para verificar as políticas da sua empresa
Você pode achar que está violando a política da empresa. Antes de entrar em contato com o departamento de recursos humanos, releia as políticas específicas relacionadas ao seu problema. Você deve ser capaz de citar esses exemplos em qualquer discussão que tiver com os recursos humanos.
Por exemplo, se você está preocupado por não estar recebendo intervalos suficientes durante o horário de trabalho, verifique as regras escritas sobre os tempos de intervalo. É possível que sua empresa tenha apenas uma política de quebra informal, em vez de codificada, o que significa que os recursos humanos não podem fazer muito para ajudá-lo em uma capacidade oficial
Etapa 3. Entre em contato com o departamento de recursos humanos imediatamente se estiver sendo assediado no trabalho
Não hesite em entrar em contato se estiver enfrentando qualquer tipo de assédio verbal, físico ou sexual de qualquer fonte no trabalho. Você está legalmente protegido contra esse tipo de comportamento e os recursos humanos têm a obrigação de ajudá-lo e protegê-lo.
Não espere que os recursos humanos possam ter conversas não oficiais sobre essas questões, entretanto. Depois de denunciá-lo, eles são obrigados a agir
Etapa 4. Entre em contato com os recursos humanos se suas circunstâncias pessoais estiverem mudando
Os recursos humanos podem ajudá-lo a planejar quaisquer mudanças futuras em sua situação de trabalho, como se você estiver se preparando para tirar a licença maternidade. Eles poderão garantir que você receba todos os seus benefícios e cobertura. Eles também podem entrar em contato com as pessoas da empresa que precisam ser informadas sobre as mudanças nas circunstâncias.
Etapa 5. Entre em contato com o departamento de recursos humanos se precisar de proteção governamental
Certas situações podem surgir no trabalho que dão direito a proteção ou compensação do governo. Se, por exemplo, você se machucou no trabalho, os recursos humanos podem ajudá-lo a coordenar a cobertura de suas despesas médicas.
Isso provavelmente exigirá que você preencha a papelada com os recursos humanos, portanto, esteja preparado para este processo
Etapa 6. Entre em contato com o departamento de recursos humanos se desejar ter acesso ao treinamento para o trabalho
Pode haver programas de treinamento ou mentoria disponíveis que permitiriam que você progredisse em sua empresa. Os recursos humanos podem fornecer todas as informações necessárias sobre essas opções e, possivelmente, coordenar sua entrada nesses programas. Esta pode ser uma grande oportunidade de levar sua carreira para o próximo nível.
Etapa 7. Peça ajuda aos recursos humanos com as acomodações necessárias
Os recursos humanos também podem ajudá-lo a atender a quaisquer necessidades individuais que você possa ter no trabalho. Seu ambiente de trabalho deve incluir recursos que permitam que você aproveite as mesmas oportunidades de sucesso que qualquer outro funcionário.
Se você sentir que não há recursos adequados para deficientes, por exemplo, os recursos humanos resolverão esse problema. O departamento também pode trabalhar com você para garantir que haja um local designado para mães que amamentam
Etapa 8. Entre em contato com os recursos humanos se estiver procurando um emprego
Ocasionalmente, entrar em contato com um representante de recursos humanos em uma determinada empresa pode permitir que você receba informações sobre as vagas de emprego atuais ou oportunidades para entrevistas informais e “informativas” com os funcionários atuais. Você também pode entrar em contato com o departamento de recursos humanos para agradecer por uma entrevista recente que você completou com a empresa deles.
Se você não receber uma resposta após uma semana, pode enviar um e-mail de acompanhamento. Depois disso, talvez você precise dispensar essa empresa
Etapa 9. Evite entrar em contato com recursos humanos com queixas pessoais
Lembre-se de que os recursos humanos trabalham primeiro para a empresa, então eles não são as pessoas a quem recorrer se você apenas quiser desabafar. Embora você absolutamente não deva evitar relatar quaisquer situações que o deixem desconfortável ou discriminado, tenha o cuidado de distinguir entre questões que podem ser simplesmente irritantes ou mesquinhas e problemas jurídicos mais sérios.
