Este wikiHow ensina como usar o recurso "Mala direta" no Microsoft Word. A mala direta permite que você use uma planilha de informações de contato para atribuir automaticamente um endereço, nome ou outra informação diferente a cada cópia de um documento. Isso é útil ao personalizar boletins informativos ou declarações, pois você não precisa escrever à mão o nome ou endereço de cada pessoa na parte superior de cada documento.
Passos
Parte 1 de 3: Criando uma folha de contato
Etapa 1. Abra o Microsoft Excel
O ícone do aplicativo do Microsoft Excel se assemelha a um "X" branco em um fundo verde escuro. A página "Novo" do Excel será aberta.
Se você já tem uma planilha de contatos no Excel, vá em frente e importe os contatos do Excel
Etapa 2. Clique na pasta de trabalho em branco
Ele está no lado superior esquerdo da página "Novo". Isso abrirá um novo documento Excel em branco.
Etapa 3. Adicione seus cabeçalhos de contato
Começando na célula A1 e movendo para a direita a partir daí, insira os seguintes cabeçalhos:
- FirstName - os primeiros nomes dos seus contatos irão nesta coluna (célula A1).
- Sobrenome - os sobrenomes dos seus contatos irão nesta coluna (célula B1).
- Tel - Os números de telefone dos seus contatos irão nesta coluna (celular C1).
- StreetAddress - os endereços das ruas dos seus contatos irão nesta coluna (célula D1).
- Cidade - as cidades de residência dos seus contatos aparecerão nesta coluna (célula E1).
- Estado - Os estados de residência dos seus contatos irão nesta coluna (célula F1).
- ZIP - os códigos postais dos seus contatos irão para esta coluna (célula G1).
- E-mail - os endereços de e-mail dos seus contatos irão para esta coluna (célula H1).
Etapa 4. Insira as informações dos seus contatos
Começando na coluna A, célula 2, comece inserindo as informações de contato de cada uma das pessoas para as quais deseja gerar uma mala direta.
Certifique-se de que essas informações sejam precisas antes de continuar
Etapa 5. Salve seu documento
Para fazer isso:
- Windows - Clique Arquivo, clique Salvar como, Duplo click Este PC, clique em um local para salvar no lado esquerdo da janela, digite o nome do documento na caixa de texto "Nome do arquivo" e clique em Salve .
- Mac - Clique Arquivo, clique Salvar como…, insira o nome do documento no campo "Salvar como", selecione um local para salvar clicando na caixa "Onde" e clicando em uma pasta e clique em Salve .
- Lembre-se do local de salvamento selecionado - você precisará encontrar a planilha do Excel mais tarde.
Etapa 6. Feche o Excel
Clique no X no canto superior direito do Excel (Windows) ou o círculo vermelho no canto superior esquerdo (Mac). Agora você pode continuar criando a mala direta no Microsoft Word.
Parte 2 de 3: Importando contatos para o Word
Etapa 1. Abra o Microsoft Word
O ícone do aplicativo Word se parece com um "W" branco em um fundo azul escuro. Como no Excel, a página "Novo" será aberta.
Se você tiver um documento existente do Microsoft Word para o qual deseja importar os contatos do Excel, clique duas vezes nele para abri-lo e pule a próxima etapa
Etapa 2. Clique em Documento em branco
É uma caixa branca no lado superior esquerdo da página. Um documento em branco do Microsoft Word será aberto.
Etapa 3. Clique na guia Correspondências
Esta guia está na parte superior da janela do Microsoft Word. Uma barra de ferramentas aparecerá logo abaixo da linha de guias aqui.
Etapa 4. Clique em Selecionar Destinatários
Está na seção "Iniciar mala direta" do Mailings barra de ferramentas. Fazer isso exibe um menu suspenso.
Etapa 5. Clique em Usar uma lista existente…
Você encontrará essa opção no menu suspenso. Uma nova janela se abrirá.
- Se você quiser usar os contatos do Outlook, pode selecionar o Escolha entre os Contatos do Outlook opção no menu suspenso.
- Você também pode digitar uma lista temporária de informações de contato no Word selecionando o Digite uma nova lista opção. Isso é útil quando você só precisa criar algumas informações de contato.
Etapa 6. Selecione sua folha de contato do Microsoft Excel
No lado esquerdo da janela, clique na pasta em que você salvou a planilha do Excel e, em seguida, clique na planilha do Excel para selecioná-la.
Etapa 7. Clique em Abrir
Ele está no canto inferior direito da janela.
Etapa 8. Confirme a decisão
Clique no nome da planilha do Excel na janela pop-up e clique em OK na parte inferior da janela. Sua planilha do Excel será selecionada como o local de onde seus contatos serão carregados.
Certifique-se de que a caixa de seleção "Primeira linha de dados contém cabeçalhos de coluna" na parte inferior desta janela esteja marcada
Parte 3 de 3: Usando mala direta
Etapa 1. Vá até o local onde deseja inserir as informações de contato
Encontre o local onde deseja inserir as informações de contato (por exemplo, a parte superior do documento) e clique nele para posicionar o cursor lá.
Etapa 2. Clique em Inserir campo de mesclagem
É uma opção na seção "Escrever e inserir campos" do Mailings aba. Um menu suspenso aparecerá.
Você pode ter que clicar no Mailings guia novamente antes de fazer isso.
Etapa 3. Selecione um tipo de informação
No menu suspenso, clique no nome de um dos cabeçalhos do seu documento Excel para inseri-lo.
Por exemplo, você clicaria Primeiro nome no menu suspenso se desejar inserir uma tag para os nomes dos contatos.
Etapa 4. Adicione outras informações quando necessário
Isso pode incluir endereços de contatos, sobrenomes, números de telefone e assim por diante.
Etapa 5. Clique em Concluir e mesclar
Está no lado direito do Mailings barra de ferramentas da guia. Isso exibe um menu suspenso.
Etapa 6. Selecione uma opção de mesclagem
Clique em uma das seguintes opções:
- Editar Documentos Individuais - Abre o documento de cada destinatário, permitindo que você personalize ainda mais os documentos.
- Imprimir documentos … - Permite que você imprima uma cópia de seu documento para cada pessoa listada em sua folha de contato.
- Enviar mensagens de e-mail … - Permite enviar os documentos como e-mails. Os endereços de e-mail dos contatos serão selecionados como endereços de e-mail de destino.
Etapa 7. Siga as instruções na tela
Dependendo da opção selecionada, você terá um formulário adicional para revisar (por exemplo, se você selecionou O email, você terá que inserir um assunto e clicar em OK) Isso concluirá o processo de mala direta.
