O e-mail, como outras formas de comunicação, tem sua própria etiqueta e protocolos sociais. Se você precisar escrever um e-mail pedindo feedback no trabalho ou na escola, ou em um manuscrito escrito, você deve considerar o fraseado, o tempo e a estrutura ao redigir seu e-mail para torná-lo o mais eficaz possível. Ser educado, pontual e específico em seus e-mails pode ajudar a obter o feedback de que você precisa.
Passos
Método 1 de 4: pedindo feedback no trabalho
Etapa 1. Dirija-se à pessoa mais qualificada para comentar sobre seu trabalho
Muitas vezes, esse será o gerente imediatamente acima de você. Em qualquer caso, você deve começar com eles, ou com um colega ou colega de trabalho mais experiente. Eles terão a experiência para ajudá-lo e fornecer o feedback de que você precisa.
Etapa 2. Seja educado e humilde no e-mail
Você deve seguir as normas em seu escritório para e-mails. A humildade ajuda muito a pedir feedback, mas não seja tão humilde a ponto de seu chefe ou gerente pensar que você não sabe nada sobre seu trabalho. Em vez disso, enquadre as perguntas de forma a mostrar seu progresso em um projeto ou tarefa. Isso permitirá que o chefe saiba que você não está apenas sentado esperando por um feedback. Lembre-se também das dicas a seguir.
- Você pode dizer: “Eu estava trabalhando na apresentação para amanhã quando me deparei com um obstáculo com o formato - não tenho certeza se estou seguindo o padrão da empresa. Anexei a apresentação. Você tem alguma sugestão para o formato? Obrigado por sua ajuda com isso."
- Não se esqueça de agradecê-los no e-mail.
Etapa 3. Seja específico em sua solicitação de feedback
Isso pode ajudá-lo a evitar um feedback excessivamente amplo que provavelmente não o ajudará em seu trabalho. Evite perguntas do tipo sim ou não, a menos que seja necessário. Em vez disso, concentre-se em partes específicas de um projeto que precisam ser trabalhadas. Tente não bombardear seu chefe ou colega de trabalho com todas as perguntas que você possa ter sobre seu trabalho de uma só vez.
- Você pode dizer, por exemplo: “Não tinha certeza de como proceder com o arquivo Eastman. O cliente não respondeu aos meus e-mails e, uma vez que é uma tarefa de alta prioridade, achei melhor enviar um e-mail para você para ver o que devo fazer.”
- Se você está procurando um feedback mais geral na forma de uma revisão ou relatório, solicite-o especificamente. Ser educado, conciso e o mais específico possível ajudará. Por exemplo, você pode pedir um relatório sobre sua eficiência ou criatividade. Se você está pedindo feedback daqueles que se reportam a você, pode ser necessário conduzir uma pesquisa anônima.
DICA DE ESPECIALISTA
Alyson Garrido, PCC
Workplace Coach Alyson Garrido is an International Coach Federation accredited Professional Certified Coach (PCC), Facilitator, and Speaker. Using a strengths-based approach, she supports her clients with job search and career advancement. Alyson provides coaching for career direction, interview preparation, salary negotiation, and performance reviews as well as customized communication and leadership strategies. She is a Founding Partner of the Systemic Coach Academy of New Zealand.
Alyson Garrido, PCC
Workplace Coach
Experimente o método KISS ao solicitar feedback geral.
O modelo KISS é uma ótima maneira de ajudar as pessoas a fornecer feedback apropriado e prático. Pergunte à pessoa,"
guarda? O que eu deveria melhorar? O que eu deveria começar? E o que eu deveria Pare?"
Etapa 4. Envie um e-mail de agradecimento assim que eles responderem
Se o feedback sugeriu que você precisa de muitas melhorias ou que seu trabalho não está à altura, certifique-se de incluir uma breve declaração de como você o corrigirá. Dê a si mesmo tempo para processar as emoções antes de responder imediatamente.
Certifique-se de responder dentro de 1-2 dias, no máximo
Método 2 de 4: pedindo feedback na escola
Etapa 1. Identifique-se
Seu professor pode ter centenas de alunos, especialmente se eles forem professores universitários. Você precisará incluir seu nome (primeiro e último), sua classe e seção. Se você ainda está no ensino médio, isso pode significar seu período ou intervalo de tempo. Dessa forma, você não perderá o tempo do professor fazendo com que eles descubram quem você é, e eles gastarão mais tempo com o feedback de que você precisa.
Etapa 2. Mantenha-o formal
Às vezes, os alunos têm dificuldade com isso quando enviam e-mails aos professores pela primeira vez. Você pode dizer “Olá, Dr. Smith” ou “Prezada Sra. Turner”. Se o seu professor lhe enviou um e-mail, não seja menos formal do que eles. Mantenha o tom profissional. Em vez de dizer: “Ei, o que você acha do meu jornal? Não é o melhor”, diga:“Não tenho certeza se entendi a tarefa. Eu tinha algumas perguntas específicas sobre o papel.”
Etapa 3. Seja breve
Não se preocupe em explicar todo o contexto de suas perguntas, a menos que o contexto seja necessário para essas perguntas. Por exemplo, se você está solicitando feedback sobre uma possível extensão, seu professor pode precisar de contexto, mas se você está simplesmente tentando fazer uma pergunta sobre uma tarefa, não conte a eles a história de como seu cachorro fez você correr atrasado e por que você está enviando um e-mail agora (a menos que seja muito próximo ao horário da tarefa) ou qualquer outra coisa que possa ser irrelevante para a tarefa em questão.
Etapa 4. Não espere para pedir feedback até a noite anterior ao exame ou data de vencimento
Não é provável que seu professor lhe dê um feedback tão próximo do prazo, como também fica irritado porque você esperou até o último minuto para pedir um feedback. Se você precisar enviar perguntas de última hora, seja breve, específico e se desculpe. Isso tornará o professor mais propenso a responder, supondo que ele veja o e-mail a tempo.
Etapa 5. Use os formatos de arquivo que seu professor solicitou
Freqüentemente, o professor dirá no plano de estudos quais formatos de arquivo eles aceitarão para tarefas ou em e-mails. Por exemplo, se seu professor especificar um arquivo.doc, não envie um arquivo.pdf ou.pages. Se você não tiver certeza, pode enviar um arquivo.rtf ou.pdf ou simplesmente perguntar.
Etapa 6. Peça feedback sobre um trabalho ou exame que você já entregou
Basta enviar um e-mail ao professor e ser educado. Se o professor tem horário de atendimento, você pode visitá-lo ou marcar um horário. Você pode dizer: "Caro professor Smith, não me saí tão bem no exame quanto esperava. Você poderia me ajudar a resolver alguns dos erros que cometi para que eu possa me sair melhor no próximo exame?" Seu professor normalmente deve responder favoravelmente a tal pedido.
Método 3 de 4: pedindo feedback sobre um manuscrito
Etapa 1. Envie um e-mail para alguém que você conhece primeiro
Se você quiser um feedback atencioso, a melhor pessoa para dar é alguém que você conheça, de preferência um amigo ou colega. Ao enviar um e-mail para alguém que você conhece para feedback, certifique-se de enviar um e-mail como faria normalmente. Se você costuma ligar para eles, então provavelmente deveria fazer isso. Não envie o manuscrito no primeiro e-mail, a menos que você saiba que eles provavelmente dirão sim (alguém para quem você leu um manuscrito ou alguém que se ofereceu para ler o seu).
Você pode incluir uma breve descrição ou um resumo, dependendo se a pessoa que você está enviando é um amigo ou colega
Etapa 2. Envie um e-mail para um especialista
Se você realmente precisa de conselhos de especialistas, envie um e-mail para um especialista que você conhece e explique seu projeto e por que precisa de feedback. Não seja agressivo, mas agradeça gentilmente a consideração deles e diga: "Eu entendo se você não tiver tempo para me dar um feedback." Você pode até perguntar se eles conhecem alguém com tempo e experiência que possa ajudá-lo, caso não seja possível.
Etapa 3. Não envie um manuscrito frio para alguém
Isso provavelmente ficará sem resposta, a menos que você diga especificamente que pagará pela ajuda. Se eles forem um autor famoso, é improvável que respondam a esse e-mail, pois recebem muitos desses e-mails. Em vez disso, pergunte primeiro a seus amigos, colegas, professores, etc. Eles são mais propensos a ajudá-lo e mais propensos a querer ajudá-lo.
Etapa 4. Seja específico sobre o que deseja do feedback deles
Se você quer apenas um feedback positivo, diga isso a eles. Diga a eles se você fornece feedback detalhado, feedback local ou global e se deseja feedback estético, gramatical ou estrutural. Isso pode ajudar muito o leitor a saber o que você deseja deles.
- O feedback positivo não precisa ser construtivo. Se eles explicarem por que gostam do que gostam, você pode aprender muito sobre o seu manuscrito.
- Se você receber feedback negativo, dê a si mesmo tempo para responder. Se eles forem seus amigos, provavelmente só querem ajudar. Se ele for um professor, não importa o quão bravo ou chateado você se sinta, você não deve reagir dessa maneira. Em vez disso, agradeça-lhes a ajuda e siga em frente. Depois de algum tempo, você pode achar que o feedback foi útil, mesmo que a maneira como foi entregue não o tenha sido.
Etapa 5. Dê ao seu leitor tempo para responder
Se você pediu feedback detalhado sobre um novo manuscrito, não espere feedback dentro de um dia ou mesmo uma semana. Leva tempo editar um manuscrito desse tamanho. Se você tem um prazo que está cumprindo, deixe seu leitor saber disso. Você também pode simplesmente perguntar se eles podem fazer as edições até uma determinada data. Lembre-se de que eles têm suas próprias vidas e obrigações.
Passo 6. Agradeça a eles por sua ajuda
Se for um amigo, você pode comprar um presente como uma caixa de chocolates ou simplesmente retribuir o favor a tempo. Se for um professor, você pode escrever um e-mail de agradecimento para que saibam que você aprecia seu trabalho e tempo. Esquecer de agradecer ao seu leitor pode fazer com que eles se sintam usados e / ou desvalorizados e pode torná-los menos propensos a ajudá-lo no futuro.
Método 4 de 4: Solicitando feedback dos clientes
Etapa 1. Não faça muitas perguntas
Os clientes ficam sobrecarregados com pesquisas de praticamente todas as empresas. Se você deseja garantir que um cliente exclua automaticamente seu e-mail ao lê-lo, preencha-o com uma tonelada de perguntas. Se você quiser manter o interesse do cliente, faça uma ou duas perguntas e deixe por isso mesmo.
Etapa 2. Faça perguntas abertas
Em vez de usar perguntas sim / não, faça perguntas que obtenham respostas mais completas. Em vez de perguntar "Você nos recomendaria a um amigo?", Pergunte "Como você nos descreveria a um amigo?" Esse tipo de pergunta fornece mais informações nas respostas do que uma simples pergunta sim / não.
Etapa 3. Informe ao cliente que você entrará em contato com ele rapidamente
Isso faz com que o cliente sinta que sua opinião não está apenas indo para uma caixa de entrada gigante, onde pode ou não ser lida ou considerada. Você provavelmente também receberá um feedback mais sincero, se eles souberem que você responderá.
Quando você responder, seja sincero e profissional. Na cultura viral da Internet de hoje, você pode arruinar a reputação de uma empresa em um segundo se responder com algo diferente de profissionalismo e sinceridade
Etapa 4. Não inclua flash ou outros recursos de carregamento lento
Se um cliente tiver uma conexão lenta, provavelmente excluirá o e-mail imediatamente ao perceber que há falha no carregamento. Lembre-se de que o feedback geralmente é mais importante para você do que para eles.
Etapa 5. Use uma fonte e um formato bem projetados
Você quer que seu e-mail tenha uma aparência limpa e profissional. Um e-mail com gráficos de baixa qualidade ou fonte comic sans provavelmente não impressionará seus clientes. Em vez disso, use fontes padrão como Times New Roman ou Arial se você não tiver certeza de uma fonte e mantenha o excesso de gráficos ao mínimo.
Etapa 6. Certifique-se de que o e-mail seja compatível com o dispositivo
Um formato de coluna única é mais flexível do que designs de várias colunas. Você também deve certificar-se de que suas fontes não são muito pequenas. Você deseja que o e-mail apareça com vantagem em laptops, telefones e tablets. Com tantas pessoas verificando seus e-mails em seus telefones, é fundamental que você formate seus e-mails de acordo.
Ajuda para escrever e-mail
Coisas para incluir em um e-mail pedindo feedback
Coisas a evitar em um e-mail pedindo feedback
E-mail com anotações pedindo feedback
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Pontas
- Não incomode as pessoas por feedback.
- Mantenha a etiqueta de e-mail adequada para a situação.
- Um pouco de humildade ajuda muito.
