Muitas empresas usam o Microsoft Excel para rastrear o departamento ou despesas gerais da empresa. Como o Excel agora é frequentemente fornecido com computadores pessoais que usam o sistema operacional Windows, se você tiver o Excel em seu computador doméstico, poderá usá-lo para controlar suas contas. Vários modelos estão disponíveis para rastrear suas despesas nos sites da Microsoft e em outros sites, e as versões recentes do Excel incluem um modelo para rastrear suas contas entre os modelos pré-instalados. Você também pode configurar sua própria planilha para controlar suas contas no Excel. A seguir estão as instruções para ambas as abordagens.
Passos
Método 1 de 2: trabalhando com um modelo do Excel
Etapa 1. Escolha um modelo pré-instalado
Versões recentes do Excel incluem um modelo para rastrear despesas pessoais junto com modelos para aplicativos comerciais comuns. Você pode acessar esses modelos e usá-los para controlar suas contas no Excel.
- No Excel 2003, selecione "Novo" no menu "Arquivo". Selecione "No meu computador" no painel de tarefas "Nova pasta de trabalho" para visualizar a caixa de diálogo "Modelos".
- No Excel 2007, selecione "Novo" no menu do botão "Arquivo". Isso exibe a caixa de diálogo "Nova pasta de trabalho". Selecione "Modelos instalados" no menu "Modelos" no painel esquerdo. Selecione "Orçamento pessoal mensal" em "Modelos instalados" no painel central e clique em "Criar".
- No Excel 2010, clique na guia "Arquivo" e selecione "Novo" no menu "Arquivo". Selecione "Modelos de amostra" na seção superior do painel "Modelos disponíveis", selecione "Orçamento pessoal mensal" na exibição de modelos de amostra e clique em "Criar".
Etapa 2. Escolha um modelo online
Se o modelo de orçamento pessoal que vem pré-instalado com o Microsoft Excel não funcionar para controlar suas despesas, você pode selecionar um modelo online. Você pode baixar um modelo de um site de terceiros ou usar o Excel para se conectar ao Microsoft Office Online.
- Para o Excel 2003, você pode selecionar um modelo adequado na biblioteca do Microsoft Office Online em https://office.microsoft.com/en-us/templates/. (Você também pode encontrar modelos destinados a versões posteriores do Excel aqui).
- No Excel 2007, escolha "Orçamentos" na seção Microsoft Office Online da caixa de diálogo "Nova pasta de trabalho". Você deve ter uma conexão ativa com a Internet para se conectar à biblioteca de modelos online do Office.
- No Excel 2010, escolha "Orçamentos" na seção Office.com do painel Modelos Disponíveis. Você deve ter uma conexão ativa com a Internet para se conectar à biblioteca de modelos online do Office.
Etapa 3. Insira suas informações nas células apropriadas
As informações exatas dependem do modelo de planilha que você está usando.
Etapa 4. Salve sua planilha
Você pode usar o nome que o modelo fornece para sua planilha ou alterá-lo para algo mais significativo. Adicionar seu nome e o ano ao nome do arquivo existente deve ser suficiente.
Método 2 de 2: Projetando sua própria planilha de controle de despesas
Etapa 1. Abra o Excel
Etapa 2. Insira um nome para a planilha na Célula A1
Use um nome significativo como "Orçamento pessoal", "Rastreamento de despesas pessoais" ou algo semelhante. (Exclua as aspas ao inserir o nome; elas são usadas aqui apenas para mostrar que os nomes são exemplos.)
Etapa 3. Insira os títulos das colunas na linha 2
Os títulos e pedidos sugeridos são "Data", "Categoria do beneficiário" (ou "Pagar para"), "Memorando", "Despesa", "Receita" (ou "Receita" ou "Depósito") e "Saldo". Insira esses títulos nas Células A2 a G2; pode ser necessário ajustar as larguras das colunas para acomodar títulos de coluna longos ou entradas.
Depois de configurar o título da planilha e os cabeçalhos das colunas, use o recurso "Congelar painéis" para manter esses cabeçalhos na parte superior da tela enquanto rola pelas entradas. O Freeze Panes está localizado no menu "Exibir" no Excel 2003 e anteriores e no grupo "Janela" da faixa do menu "Exibir" no Excel 2007 e 2010
Etapa 4. Insira seu primeiro item de despesa nas células da Linha 3
Etapa 5. Insira a fórmula de equilíbrio na Célula G3
Como esta é a primeira entrada de saldo, o saldo será determinado pela diferença entre a despesa e a receita. A forma como você configura isso depende se você deseja ver as despesas ou o dinheiro em caixa.
- Se você estiver configurando a planilha para examinar principalmente suas despesas, a fórmula do saldo seria = E3-F3, onde E3 é a célula que representa a despesa e F3 é a célula que representa a receita. Configurando a fórmula desta forma tornará o total de suas despesas um número positivo, o que será mais fácil de entender.
- Se você estiver configurando a planilha para manter o controle do seu dinheiro disponível, a fórmula de saldo seria = F3-E3. Configurar a planilha dessa forma mostrará o saldo como positivo quando seu fluxo de caixa excede suas despesas e negativo quando você tem mais despesas do que receita.
Etapa 6. Insira seu segundo item de despesa nas células da Linha 4
Etapa 7. Insira a fórmula de equilíbrio na célula G4
Como a segunda entrada e as subsequentes manterão um saldo em execução, você precisa adicionar o resultado da diferença entre a despesa e a receita ao valor do saldo da entrada anterior.
- Se você estiver configurando a planilha para olhar principalmente para suas despesas, a fórmula do saldo seria = G3 + (E4-F4), onde G3 é a célula que representa o saldo anterior, E4 é a célula que representa a despesa e F4 é a célula representando a receita.
- Se você estiver configurando a planilha para manter o controle do seu dinheiro disponível, a fórmula do saldo seria = G3 + (F4-E4).
- Os parênteses ao redor das células que representam a diferença entre despesas e receitas não são necessários; eles estão incluídos apenas para tornar o conceito da fórmula um pouco mais claro.
- Se você quiser manter a célula com o saldo vazio até que uma entrada completa tenha sido feita, você pode usar uma instrução IF na fórmula para que, se uma data não tiver sido inserida, a célula do saldo não exiba um valor. A fórmula para isso, para a segunda entrada, é = SE (A4 = "", "", G3 + (E4-F4)) se você está configurando a planilha para rastrear despesas e diz = SE (A4 = " "," ", G3 + (F4-E4)) se você estiver configurando a planilha para mostrar o dinheiro em caixa. (Você pode omitir os parênteses em torno das células que representam as despesas e receitas, mas não o conjunto externo de parênteses.)
Etapa 8. Copie a fórmula de saldo nas outras células da coluna G (a coluna Saldo)
Clique com o botão direito do mouse em Célula G3 e selecione "Copiar" no menu pop-up; em seguida, arraste para selecionar as células abaixo dele na coluna. Clique com o botão direito nas células selecionadas e selecione "Colar" no menu pop-up para colar a fórmula nas células selecionadas. (No Excel 2010, escolha a opção "Colar" ou "Colar fórmulas" no menu pop-up.) A fórmula atualizará automaticamente as referências de células para indicar despesas, receitas e referências de data (se usadas) da linha atual e a referência de saldo da linha acima da linha atual.
Etapa 9. Salve a planilha
Dê à planilha um nome significativo, como "Controle de despesas.xls" ou "Orçamento pessoal.xls". Tal como acontece com uma planilha de orçamento baseada em modelo, você pode incluir seu nome e o ano no nome do arquivo. (Novamente, observe que as aspas são usadas apenas para mostrar os nomes dos exemplos e não devem ser digitadas. Você também não digita o sufixo do arquivo; o Excel fornece isso para você.)
O Excel 2003 e anteriores salvam arquivos de planilha no formato ".xls" mais antigo, enquanto o Excel 2007 e 2010 salvam planilhas no formato ".xlsx" baseado em XML mais recente, mas também podem ler e salvar planilhas no formato ".xls" mais antigo. Se você tiver vários computadores e planeja manter esta planilha em todos eles, use o formato mais antigo se algum dos seus computadores tiver o Excel 2003 ou mais antigo e o formato mais recente se todos os seus computadores tiverem pelo menos o Excel 2007
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Pontas
- Use "AutoCompletar" nas categorias de despesas e receitas para garantir a grafia consistente.
- Para distinguir contas pagas de despesas não pagas, mas antecipadas, você pode colocar em negrito ou colorir o texto para contas pagas ou usar sombreamento de célula.
- Para evitar a alteração acidental de uma fórmula ou cabeçalho de coluna, convém proteger essas células contra alterações. Selecione as células que deseja alterar (data, categoria do beneficiário, despesas, receitas e valores de memorando) e desbloqueie essas células e, em seguida, aplique proteção a toda a planilha.
