Se você tiver que sair do escritório um pouco ou se estiver planejando sair de férias, avise às pessoas que lhe enviaram e-mail que você está viajando. Se você tiver uma conta do Exchange, o Outlook vem com a funcionalidade embutida. Se você não tem uma conta do Exchange, ainda pode responder automaticamente aos e-mails criando algumas regras. Siga este guia para configurar suas respostas automáticas, quer você tenha uma conta do Exchange ou não.
Passos
Método 1 de 4: Outlook 2010/2013
Etapa 1. Ative as respostas automáticas
Selecione uma pasta do Exchange. Selecione a pasta em seu armazenamento de mensagens. Você deve ter uma pasta do Exchange selecionada para ver a opção Respostas automáticas. Abra o menu Respostas Automáticas (Fora do Escritório). Você pode encontrar isso clicando na guia Arquivo e, em seguida, selecionando a guia Informações.
Etapa 2. Configure suas respostas
No menu Respostas automáticas, marque a caixa com o nome Enviar respostas automáticas. Você pode ajustar o tempo em que o assistente está ativo marcando a caixa e definindo a hora e o intervalo de datas.
Etapa 3. Escreva suas respostas
Para emails enviados de dentro do seu servidor Exchange, use a guia Por Dentro da Minha Organização. Para respostas a emails recebidos de qualquer outra pessoa, use a guia Fora de minha organização. Quando estiver satisfeito com suas respostas, clique em OK.
Etapa 4. Desative as respostas automáticas
Se você definir um intervalo de datas para suas respostas automáticas, o assistente terminará automaticamente quando o intervalo de datas terminar. Se você não definiu um intervalo, ele continuará até que você abra o menu Respostas automáticas e selecione “Não enviar respostas automáticas”.
Método 2 de 4: Outlook 2007
Etapa 1. Ligue o Assistente do Office
Clique na guia Ferramentas. No menu Ferramentas, selecione Assistente de ausência temporária. Marque a caixa com o rótulo “Enviar respostas automáticas fora do escritório”. Você pode ajustar o tempo em que o assistente está ativo marcando a caixa e definindo a hora e o intervalo de datas.
Etapa 2. Escreva suas respostas
Para emails enviados de dentro do seu servidor Exchange, use a guia Por Dentro da Minha Organização. Para respostas a emails recebidos de qualquer outra pessoa, use a guia Fora de minha organização. Quando estiver satisfeito com suas respostas, clique em OK.
Etapa 3. Desative o Assistente de ausência temporária
Se você definir um intervalo de datas para suas respostas automáticas, o assistente terminará automaticamente quando o intervalo de datas terminar. Se você não definiu um intervalo, ele continuará até que você abra o menu Respostas automáticas e selecione “Não enviar respostas automáticas de ausência temporária”.
Método 3 de 4: Outlook 2003
Etapa 1. Ligue o Assistente do Office
No menu Ferramentas, selecione Assistente de ausência temporária. Marque a caixa com o rótulo “Atualmente estou fora do escritório”.
Etapa 2. Escreva suas respostas
Na caixa com o rótulo “Resposta automática apenas uma vez para cada remetente com o seguinte texto:” digite a resposta com a qual deseja responder.
Etapa 3. Adicionar regras
Você pode adicionar regras ao seu Assistente, como encaminhar mensagens de certos remetentes para outro destinatário. Clique no botão Adicionar regra… para configurar uma regra personalizada. Por exemplo, você pode criar uma regra que encaminhe e-mails de um cliente específico para seu associado, de modo que os e-mails importantes não sejam perdidos enquanto você estiver ausente.
Etapa 4. Desative o Assistente de ausência temporária
O Assistente de ausência temporária continuará até que você abra o menu Respostas automáticas e selecione “Não enviar respostas automáticas de ausência temporária”.
Método 4 de 4: enviar uma resposta automática sem uma conta do Exchange
Etapa 1. Crie seu modelo
Sem uma conta do Exchange, as opções de Resposta Automática não estão disponíveis. Ainda é possível configurar uma resposta automática usando um modelo e algumas regras. Comece criando um novo e-mail. Este será o modelo para sua resposta automática.
- Escolha um assunto que explique sucintamente a situação. Por exemplo, “Fora do escritório até”. Você também pode escrever as palavras “resposta automática” no Assunto para que o destinatário saiba imediatamente que a resposta é automática.
- Escreva uma breve mensagem. No corpo do e-mail, escreva uma mensagem geral que possa ser aplicada a qualquer pessoa que a receber. Informe ao destinatário como entrar em contato com você ou com quem mais deve entrar em contato.
Etapa 2. Salve seu modelo
Quando estiver satisfeito com a mensagem, clique em Salvar como … No menu suspenso "Salvar como tipo", selecione Modelo do Outlook. Isso salvará o arquivo como um modelo que carrega no Outlook.
Etapa 3. Crie as regras
Para que a resposta automática funcione corretamente, você precisará definir algumas regras para automatizar o processo. No Office 2003/2007, clique no menu Ferramentas e selecione Regras e Alertas. No Office 2010/2013, clique na guia Arquivo, selecione Informações e clique em Regras e Alertas. Isso abrirá o menu Regras de e-mail.
- Clique no botão Nova regra. Você será solicitado a selecionar um modelo. Na seção “Começar com uma regra em branco”, selecione “Verificar as mensagens quando chegarem”. Clique em Avançar.
- Defina quais mensagens serão respondidas. Se quiser responder a todas as mensagens que receber em sua caixa de entrada, marque a caixa “onde meu nome está na caixa Para”. Você pode restringir designando envios específicos ou e-mails com palavras específicas no assunto ou corpo. Clique em Avançar após fazer suas seleções
- Carregue seu modelo. Selecione a caixa “responder usando um modelo específico” na próxima janela para carregar a mensagem que você criou anteriormente. Clique no link na descrição da caixa para “um modelo específico”. Isso abrirá uma caixa de diálogo perguntando onde procurar modelos. Selecione “Modelos de usuário no sistema de arquivos”. Abra a mensagem que você criou anteriormente.
- Defina suas exceções. Depois que o modelo é carregado, você pode definir instâncias em que não deseja que a resposta seja enviada, como para um destinatário específico ou para tipos específicos de mensagens. Clique em Avançar após fazer suas seleções.
- Dê um nome à sua regra. Antes de terminar, você precisará definir um nome para sua regra. Use algo que seja fácil de lembrar para que possa desativar a regra rapidamente no futuro. Marque a caixa “Ativar esta regra” para ativar a regra e clique em Concluir.
Etapa 4. Desative a regra
Ao retornar ao escritório, você pode desativar a regra abrindo o menu Regras e Alertas novamente. Selecione a regra de ausência temporária que você criou na lista de regras ativas e clique no botão Excluir.
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Pontas
- Organização geralmente é definida como sua empresa e inclui pessoas que possuem uma conta do Exchange Server em seu sistema de e-mail.
- O menu Ferramentas aparece na janela principal do Outlook. A janela principal é a mesma que aparece quando você inicia o Outlook e inclui os menus Arquivo, Editar, Exibir, Ir, Ferramentas, Ações e Ajuda. Não há menu Ferramentas nas janelas onde você cria ou exibe itens como mensagens de e-mail, contatos ou tarefas.
- Quando a caixa de seleção Resposta automática a pessoas fora da minha organização é marcada, a guia Fora da minha organização é exibida (Ativado) ao lado do nome da guia.
- O contato deve existir na pasta Contatos do Exchange Server. Se o contato existir apenas em uma pasta que faz parte de um arquivo de pastas particulares (.pst), a mensagem de resposta automática não será enviada.
