Este wikiHow ensina como usar o Microsoft Word para criar uma fatura de cobrança. Uma fatura é uma lista detalhada de produtos vendidos ou serviços prestados que você pode usar para cobrar seus clientes. A maneira mais simples de começar é usar um dos modelos de fatura gratuitos da Microsoft, mas você também pode criar um a partir de um documento em branco.
Passos
Método 1 de 2: baixando um modelo grátis
Etapa 1. Abra o Microsoft Word para Windows ou macOS
Você o encontrará no menu Iniciar em Microsoft Office em um PC e no Formulários pasta em um Mac.
- Use este método para criar uma fatura de forma rápida e fácil a partir de um modelo predefinido. Os modelos evitam que você tenha que descobrir o que incluir, mas podem ser personalizados para atender às suas necessidades.
- Você também pode baixar modelos gratuitos do Word no site de modelos do Microsoft Office. É melhor não baixar modelos de outros sites, pois alguns podem conter vírus.
Etapa 2. Localize a barra de pesquisa de modelo e selecione Novo
Abrir o Word deve exibir a tela "Novo" automaticamente - essa tela diz "Novo" na parte superior e exibe uma barra de pesquisa com o texto "Pesquisar modelos online" dentro. Se você não vir esta barra de pesquisa, clique no Arquivo menu no canto superior esquerdo e selecione Novo para trazê-lo à tona.
Etapa 3. Digite fatura na barra de Pesquisa e pressione ↵ Enter
Uma lista de resultados correspondentes aparecerá.
Etapa 4. Clique em uma fatura para ver uma prévia
Uma versão ampliada da fatura aparecerá, junto com uma breve descrição.
- Se você decidir não usar o modelo, clique no botão X no topo da janela para retornar à lista.
- Algumas opções simples e agradáveis são Fatura (atemporal) e aquele que acabou de ser chamado Fatura.
Etapa 5. Clique em Criar para usar o modelo
Está na janela de visualização do modelo. Isso baixa o modelo e o abre automaticamente.
Etapa 6. Substitua as informações pré-preenchidas pelas suas
Cada campo normalmente contém algum texto destinado a orientá-lo no preenchimento da fatura. Você pode apenas clicar com o mouse antes de um pouco de informação, pressionar ← Backspace ou Delete para se livrar do que está lá e digitar suas próprias informações.
Além de preencher os espaços em branco, você também pode adicionar mais detalhes à fatura, como logotipo, campo extra ou linhas e cores especiais
Etapa 7. Salve sua fatura preenchida
Para fazer isso, clique no Arquivo menu, selecione Salvar comoe salve o arquivo no local desejado em seu computador. Depois de criar a fatura, você pode imprimi-la ou enviá-la por e-mail para o (s) seu (s) cliente (s).
Método 2 de 2: Criação de uma fatura do zero
Etapa 1. Abra o Microsoft Word para Windows ou macOS
Você o encontrará no menu Iniciar em Microsoft Office em um PC, e no Formulários pasta em um Mac.
- Use este método se quiser criar uma fatura do zero. Este método é melhor para aqueles que são proficientes no uso de recursos do Word, incluindo a criação de cabeçalhos e tabelas.
- Antes de criar seu próprio modelo, verifique alguns exemplos de faturas online antes de começar. Se a sua fatura for específica para o seu negócio, tente pesquisar o seu tipo de negócio e as palavras "amostra de fatura" para exemplos específicos (por exemplo, amostra de fatura médica, amostra de fatura de redator autônomo).
Etapa 2. Clique em Documento em branco na tela "Novo"
Se você não vir a tela "Novo", clique no Arquivo menu e selecione Novo agora.
Etapa 3. Crie um cabeçalho de fatura
Um título que inclui o nome da sua empresa, informações de contato e a palavra "Fatura" deve aparecer em algum lugar próximo à parte superior do documento. Você pode projetar e estilizar essas informações da maneira que desejar, mas tente mantê-las simples e consistentes com seus outros materiais de negócios.
Etapa 4. Exibir a (s) data (s) da fatura
A data de emissão e vencimento (se aplicável) deve estar visível no topo do documento, de preferência bem próximo à palavra "Fatura".
Para inserir a data de hoje rapidamente, clique no INSERIR guia na parte superior do Word, clique em Data hora, e escolha um formato de data. Certifique-se de remover a marca de seleção da caixa "Atualizar automaticamente" para que a data não mude sempre que alguém abrir o arquivo.
Etapa 5. Numere a fatura
Cada fatura deve conter um número único (em uma sequência) para seus registros. A sequência pode ser global (para todos os clientes) ou por cliente. Você pode adicionar isso ao cabeçalho, se desejar, mas pode realmente ser colocado em qualquer lugar.
Se cada cliente tiver sua própria sequência de numeração de fatura, você pode incluir o nome do cliente como parte do número (por exemplo, wikiHow1, wikiHow2 se o cliente for wikiHow)
Etapa 6. Adicione o endereço do cliente ou informações de contato
Prefácio com a palavra "Para" (ou algo semelhante) que torna óbvio quem está sendo cobrado.
Você pode enviar a fatura diretamente a uma pessoa específica em uma empresa ou ao departamento de Contas a Pagar
Etapa 7. Crie uma lista detalhada de produtos vendidos ou serviços prestados
A melhor maneira de fazer isso é criando uma tabela com várias linhas e colunas nomeadas. Consulte Como criar uma tabela simples no Microsoft Word para começar a usar as tabelas.
Crie colunas para quantidade, nome ou descrição do item / serviço, preço / taxa unitária e preço total para a quantidade adquirida. Certifique-se de rotular essas colunas com cabeçalhos para que o cliente entenda as cobranças
Etapa 8. Exibir o valor total da conta
Isso deve aparecer logo abaixo da lista de cobranças discriminadas, de preferência em negrito para que seja fácil de ver.
- Se estiver cobrando imposto sobre vendas, você deve exibir um subtotal dos encargos discriminados, com o imposto listado abaixo dele, com a porcentagem à esquerda do valor em dólares do imposto e, em seguida, o total ajustado abaixo disso.
- Verifique novamente sua matemática para ter certeza de que está correta.
Etapa 9. Inclua as condições de pagamento
Você pode exibir as condições de pagamento acima ou abaixo das informações de faturamento. Os termos comuns de pagamento são "Vencimento no recebimento", "Vencimento em 14 dias", "Vencimento em 30 dias" ou "Vencimento em 60 dias".
Você também pode incluir um memorando na parte inferior cobrindo os métodos de pagamento, informações gerais ou apenas um agradecimento ao cliente por usar seus serviços
Etapa 10. Salve sua fatura preenchida
Para fazer isso, clique no Arquivo menu, selecione Salvar comoe salve o arquivo no local desejado em seu computador. Depois de criar a fatura, você pode imprimi-la ou enviá-la por e-mail para seu (s) cliente (s).
Pontas
- Depois de salvar um documento de fatura, você pode usá-lo como um modelo para criar outras faturas usando a opção "Novo a partir do existente" ao criar uma nova fatura. Você também pode salvar o documento como um modelo.dot ou.dotx para uso futuro.
- Outra maneira de exibir as informações de faturamento e total é configurá-las em uma pasta de trabalho do Microsoft Excel e colar um link para elas na fatura do Word. Sempre que você atualizar a planilha, clique com o botão direito na planilha incorporada e selecione "Atualizar Link" para ver as modificações.
