Um e-mail de compartilhamento de conhecimento é um e-mail projetado para compartilhar informações, especialmente no local de trabalho ou em outro ambiente profissional. Compartilhar conhecimento é uma ótima maneira de mostrar a seus colegas que você se preocupa com eles e deseja compartilhar o que sabe com eles, na esperança de que isso possa ajudá-los no futuro. Também pode ajudar a fortalecer suas conexões profissionais. Tente tornar seus e-mails de compartilhamento de conhecimento o mais claros e digeríveis possível. Isso os tornará fáceis de serem compreendidos e absorvidos por outros.
Passos
Método 1 de 2: compondo seu e-mail
Etapa 1. Indique a finalidade do seu e-mail de forma clara e resumida na linha de assunto
Escreva uma linha de assunto que dê ao seu público uma visualização clara do que esperar ao abrir seu e-mail. Tente manter o comprimento da linha de assunto em cerca de 7 palavras.
- Por exemplo, se você deseja compartilhar o conhecimento que adquiriu ao participar de uma conferência de codificação, pode deixar a linha de assunto algo como: “Principais pontos da Miami Coders Conference 2020.”
- E-mails com assuntos vagos ou excessivamente longos têm muito menos probabilidade de serem abertos. Evite linhas de assunto curtas de apenas uma ou duas palavras que não definem efetivamente do que se trata o e-mail.
Gorjeta: Se você deseja que as pessoas leiam seu e-mail de compartilhamento de conhecimento dentro de um determinado período, inclua uma data na linha de assunto. Por exemplo, você pode colocar “Avanços do setor para discutir na reunião de 2 de agosto”.
Etapa 2. Comece o e-mail com uma saudação dirigida ao seu público específico
Pense no público para o qual você planeja enviar seu e-mail de compartilhamento de conhecimento e escolha uma saudação com um nível apropriado de formalidade. Faça com que a saudação inclua todos os que receberão o e-mail.
- Por exemplo, se você estiver enviando o e-mail para uma pequena equipe de programadores com quem trabalha de perto e conhece bem, pode começar o e-mail com algo super casual e amigável como: “Boa tarde, meus colegas ninjas de programação”.
- Se você estiver enviando um e-mail de compartilhamento de conhecimento para superiores ou algum tipo de grupo que contenha indivíduos que você não conhece pessoalmente, você pode escolher uma saudação mais formal do tipo: “Caros membros do conselho executivo,” ou “Bom dia, equipe de marketing.”
- Se estiver compartilhando conhecimento com apenas 1 ou 2 pessoas, você pode se dirigir a elas pelo nome na saudação do seu e-mail.
- Em caso de dúvida, você pode usar algo genérico como: “Olá a todos” ou “Boa tarde”.
Etapa 3. Escreva um breve histórico ou contexto no início do e-mail
Comece com um pequeno parágrafo, logo abaixo de sua saudação, que explica o que você estará compartilhando em seu e-mail. Isso dará aos leitores mais contexto para o que estão prestes a ler do que a linha de assunto.
Por exemplo, se você está compartilhando aprendizados de uma conferência de codificação, pode escrever algo como: “Na semana passada, tive a sorte de participar da edição 2020 da Miami Coders Conference. Gostaria de compartilhar com você algumas das principais conclusões da conferência de 2 dias, durante a qual aprendemos sobre inteligência artificial e tendências de codificação para 2021. Espero que este conhecimento seja tão útil e interessante para você quanto é para mim.”
Etapa 4. Divida o corpo do e-mail em seções
Divida os pontos principais que você deseja compartilhar em seções coesas, para que seja mais fácil de seguir e digerir. Coloque títulos no início de cada seção de informação para deixar claro do que se trata o texto abaixo. Divida seções longas em vários parágrafos mais curtos para dividir as informações, em vez de apenas despejar um monte de informações em um bloco de texto longo.
- Certifique-se de que cada um de seus parágrafos contenha pontos relacionados. Se você está começando um novo pensamento, comece a escrever um novo parágrafo.
- Por exemplo, se você quiser compartilhar o que aprendeu sobre inteligência artificial e tendências de codificação em uma conferência recente da qual participou, pode estruturar seu e-mail assim: um título de seção que diz "Atualizações do setor de inteligência artificial" e, em seguida, escreva alguns parágrafos sobre o assunto, seguido por outro título de seção que diz, “Tendências de codificação para 2021”, seguido por mais alguns parágrafos.
Etapa 5. Conclua o corpo do e-mail com um parágrafo de resumo
Escreva um pequeno parágrafo antes de assinar que reitera algumas das principais informações contidas em seu e-mail. Deixe seus leitores saberem o que você espera que eles ganhem com o conhecimento compartilhado e inclua todos os itens de ação relevantes.
- Por exemplo, você pode dizer algo como: “Como você pode ver, há muitos novos desenvolvimentos empolgantes em IA no que diz respeito ao marketing e há algumas novas tendências de programação interessantes a serem observadas em 2021. Espero que você aplique essas informações aos nossos projetos de desenvolvimento e pensar em maneiras de melhorar nossos produtos no próximo ano.”
- Um exemplo de um item de ação seria algo como: “Vamos planejar compartilhar alguns de nossos pensamentos sobre todas essas informações na reunião de sexta-feira. Por favor, venha preparado com pelo menos 1 ponto para discutir.”
Etapa 6. Encerre seu e-mail com uma assinatura seguida de seu nome e cargo
Escolha uma assinatura breve e amigável com um nível de formalidade apropriado para o seu público. Inclua seu nome e cargo bem no final, para que as pessoas saibam exatamente de quem é o e-mail que acabaram de ler, o que é especialmente importante se você não conhece pessoalmente todos os membros do seu público.
- Exemplos de assinaturas casuais que funcionam para quase todos os e-mails são: "Obrigado", "Atenciosamente" e "Tudo de bom".
- Algumas assinaturas mais formais são: "Atenciosamente" e "Respeitosamente seu".
- Algumas ideias para despedidas ainda mais casuais, que você pode usar como um e-mail para as pessoas com quem trabalhar ou ver todos os dias, são: “Vejo vocês amanhã” e “Saúde”.
- Se você estiver compartilhando conhecimento fora de sua organização, inclua o nome de sua organização após seu nome e cargo, para que as pessoas saibam de onde você está escrevendo.
Método 2 de 2: Tornando seu e-mail amigável para leitura
Etapa 1. Mantenha seu e-mail o mais curto possível
Tente incluir todas as informações que deseja compartilhar com o mínimo de palavras possível. Quanto mais longo for o seu e-mail, menor será a probabilidade de as pessoas com quem você deseja compartilhar seu conhecimento lerem o conteúdo inteiro.
- Se você está escrevendo sobre um tópico particularmente complexo, pode sempre incluir links para fontes externas ou anexos para fornecer informações mais detalhadas. Dessa forma, aqueles que estão interessados no que você está compartilhando podem se aprofundar no assunto.
- Não existe uma regra fixa para a duração de um e-mail de compartilhamento de conhecimento, e isso dependerá muito do tipo de informação que você está compartilhando e da complexidade do assunto. Uma boa regra é não escrever um e-mail por mais tempo do que você gostaria de ler.
Etapa 2. Destaque as informações importantes com marcadores ou listas numeradas
Repita informações importantes de seus parágrafos de texto em marcadores ou listas numeradas. Isso ajuda a reiterar o conhecimento que você está compartilhando e oferece aos leitores algo para olhar rapidamente para obter alguns dos principais pontos de seu e-mail.
Por exemplo, você pode fazer uma lista com um título como “As 5 principais tendências de marketing para 2021” e escrever as tendências de 1 a 5 em uma lista numerada abaixo dela. Os leitores podem ver facilmente quais são as tendências e, em seguida, ler o texto do seu e-mail se quiserem informações mais detalhadas
Etapa 3. Use uma linguagem simples e fácil de entender, tanto quanto possível
Evite usar palavras complicadas e jargões para explicar seus pontos, a menos que seja absolutamente necessário. Isso tornará seu e-mail muito mais fácil de ler e entender por um público mais amplo, que provavelmente não está tão familiarizado com o assunto sobre o qual está escrevendo quanto você.
Considere também o seu público ao escolher o idioma a ser usado. Se você está escrevendo para um pequeno grupo de programadores, por exemplo, provavelmente pode usar mais jargão de codificação em seu e-mail do que se estivesse escrevendo para um público variado
Gorjeta: Se você realmente precisar usar uma palavra que as pessoas possam não saber para explicar um ponto, forneça uma definição na primeira vez que usar a palavra no conteúdo do seu e-mail.
Etapa 4. Escreva em tom profissional
Seja educado, use gramática e pontuação adequadas e escolha suas palavras com cuidado. Evite escrever em tom casual e não use gírias ou linguagem pouco profissional. Isso o ajudará a parecer profissional e versado no assunto sobre o qual está compartilhando informações.
- Por exemplo, não escreva palavras em maiúsculas e use pontos de exclamação com moderação, para não parecer que está gritando com o seu público.
- Não use gírias ou frases como "yo", "e aí" ou "vocês", para citar alguns.
Etapa 5. Atenha-se a fontes, caracteres e formatação de e-mail padrão
Não use fontes ou caracteres especiais que alguns sistemas não possuem. Use uma fonte de sistema padrão que está embutida em seu servidor de e-mail, use caracteres que estão em um teclado padrão e não mexa com a formatação padrão de seu e-mail.
Isso garantirá que praticamente qualquer pessoa que receba seu e-mail em um computador diferente ou através de um servidor de e-mail diferente verá exatamente o que você viu quando escreveu seu e-mail
Pontas
- Sempre considere seu público ao escrever um e-mail de compartilhamento de conhecimento. Isso o ajudará a determinar o nível de formalidade, o tom e a linguagem a ser usada.
- Certifique-se de enviar um e-mail de compartilhamento de conhecimento para as pessoas que mais se beneficiarão com isso. Por exemplo, um programador pode não estar interessado em tendências e desenvolvimentos do setor de marketing, mas alguém no serviço ao cliente pode.
- Antes de escrever um e-mail de compartilhamento de conhecimento, pergunte-se se é a melhor maneira de compartilhar as informações. Em alguns casos, você pode decidir que uma reunião pessoal ou uma apresentação de videoconferência seria mais eficaz.
- Crie um esboço do que você deseja compartilhar antes de escrever seu e-mail. Por exemplo, se você quiser compartilhar algumas técnicas de marketing que aprendeu em um webinar que assistiu, pode escrever pontos principais como "novas técnicas de SEO", "estratégias de marketing por e-mail" e "práticas recomendadas de marketing de conteúdo".
Avisos
- Certifique-se de que a linguagem que você usa em seu e-mail seja compreensível por todos em seu público. Por exemplo, não use um monte de jargões de programação se você está escrevendo para toda a sua empresa.
- Sempre revise e verifique a ortografia de seus e-mails antes de enviá-los. Se o seu e-mail contiver erros, você não será uma fonte confiável de conhecimento.
