Os e-mails são uma maneira rápida e fácil de entrar em contato com colegas de trabalho e outros parceiros de negócios e uma ferramenta eficaz para agendar todos os tipos de reuniões. Esteja você tentando marcar um encontro com um colega de trabalho, superior ou totalmente desconhecido, primeiro você precisa formatar o e-mail com uma linha de assunto e texto de corpo claros. Depois de encerrar seu e-mail e enviar a mensagem, espere de 3 a 5 dias antes de enviar uma resposta de acompanhamento.
Passos
Método 1 de 2: formatando o e-mail
Etapa 1. Mencione na linha de assunto que você gostaria de conhecer
Declare seu propósito claramente na linha de assunto do e-mail, para que o destinatário saiba imediatamente que você gostaria de se encontrar com ele. Evite usar linguagem vaga como "Reunião" ou "Possível hora de reunião". Em vez disso, use datas e prazos específicos na linha de assunto para que o destinatário saiba o que esperar imediatamente.
Por exemplo, digite algo como: “Solicitação de reunião para 17/05 às 11h”
Etapa 2. Use uma saudação adequada para iniciar seu e-mail
Tente usar uma saudação formal padrão ao começar a escrever sua mensagem. Se você estiver entrando em contato com um funcionário público ou outro indivíduo distinto que nunca conheceu, use o título completo no título. Se você estiver entrando em contato com um colega de trabalho ou superior, use um título honorífico como "Sr.", "Sra.", "Mx." Ou "Senhorita". Como regra geral, tente usar saudações como “Prezado”, “Olá” e “Oi” para iniciar seu e-mail.
- Se você estiver se dirigindo a um escritório geral ou grupo em vez de um indivíduo, use "A quem possa interessar".
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Por exemplo, se você estava entrando em contato com seu superior, tente redigir a saudação assim:
“Caro Sr. Jackson, Espero que este e-mail encontre bem! Queria entrar em contato com você a respeito de uma possível reunião.”
Etapa 3. Apresente-se se estiver se encontrando com um completo estranho
Dedique seu primeiro parágrafo a uma breve introdução se você estiver escrevendo para um funcionário público ou outra pessoa que você nunca conheceu antes. Concentre-se em seu nome, posição e conexão profissional, para que o destinatário saiba quem você é e por que você está entrando em contato com ele. Se você estiver entrando em contato com alguém que já conhece, como um chefe ou colega de trabalho, não se sinta obrigado a incluir um parágrafo introdutório.
- Sua introdução não deve demorar muito para ler.
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Tente escrever algo assim:
Prezada Sra. Atkins, Meu nome é Sarah Clement e trabalho para o abrigo de animais do condado de Jones.
Etapa 4. Descreva o motivo da reunião e sua importância geral
No início do e-mail (após sua introdução, se você optar por incluir uma), indique o tipo de reunião que gostaria de ter com o destinatário e se será formal ou casual. Depois de explicar para que serve a reunião, expanda por que ela é importante para a tarefa que você está tentando concluir. Tente ser breve na sua explicação, pois o destinatário pode não ter muito tempo para ler o seu e-mail.
Por exemplo, tente escrever algo como: “Você pode me encontrar na próxima semana para discutir a campanha de adoção que está por vir? Já que você é o atual consultor financeiro do abrigo de animais, acredito que você poderia fornecer muitas informações sobre o orçamento de trabalho da organização para o evento.”
Etapa 5. Sugira um local e hora possíveis para a sua reunião
Tente pensar em um lugar que seja conhecido e facilmente acessível ao destinatário. Se você trabalha no mesmo prédio ou localização geral que a pessoa para quem está enviando o e-mail, veja se você pode se encontrar durante o intervalo para o almoço. Se você e o destinatário não moram ou trabalham em um local próximo, tente sugerir um restaurante ou outra área pública onde vocês possam se encontrar. Além disso, mencione um intervalo de horários adequado para você, para que o destinatário possa informar sua disponibilidade com mais facilidade.
- Se vocês dois têm agendas ocupadas, considere agendar uma reunião por telefone ou videoconferência.
- Por exemplo, faça um rascunho assim: “Você seria capaz de passar pelo abrigo de animais alguma vez esta semana? Estarei na recepção todos os dias das 9 às 5”.
Etapa 6. Peça que o destinatário responda à sua mensagem
Já que você está tecnicamente agendando um evento, peça educadamente que o destinatário responda com sua disponibilidade. Se você estiver entrando em contato com uma pessoa especialmente ocupada, lembre-se de que ela pode levar um ou dois dias para responder. de volta.
Por exemplo, diga algo como: “Se você pudesse me informar sobre sua disponibilidade para a próxima semana, eu realmente apreciaria!”
Passo 7. Use uma linguagem de fechamento cordial ao encerrar o e-mail
Elabore uma frase de encerramento que refaça o propósito do seu e-mail, para que o destinatário entenda claramente o propósito da reunião. Use um tom amigável para assinar seu e-mail, usando frases como "Atenciosamente", "Obrigado" ou "Felicidades". Após escrever a assinatura, deixe uma assinatura abaixo do seu nome, que reafirma sua posição ou carreira atual.
- Forneça seu idioma ao destinatário. Se você está falando com um colega de trabalho, uma assinatura como “Até logo” faria mais sentido do que “Respeitosamente seu”. Se você estiver entrando em contato com um superior, "Atenciosamente" ou "Atenciosamente" seria mais apropriado do que uma assinatura casual como "Até logo".
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Por exemplo, escreva algo assim:
Estou ansioso para encontrá-lo em breve, pois desejo que essa iniciativa de adoção seja o mais bem-sucedida possível.
Sinceramente, Sarah Clement
Coordenador de atividades, abrigo de animais do condado de Jones
Etapa 8. Inclua todos os anexos relevantes relacionados à reunião
Anexe quaisquer documentos, planilhas ou outros arquivos relevantes que possam ajudar a preparar o destinatário para a reunião. Se você estiver entrando em contato com alguém a respeito de um tópico complexo, inclua os panfletos ou planilhas de dados necessários para ajudar o destinatário a entender o tópico da reunião.
Por exemplo, se você estiver discutindo mudanças no orçamento para um próximo evento, pode incluir uma planilha do orçamento do ano anterior
Etapa 9. Use uma linguagem profissional e gramática adequada em todo o e-mail
Revise sua mensagem para quaisquer erros gramaticais e ortográficos óbvios, para que seu rascunho final pareça o mais polido e claro possível. Além disso, remova quaisquer abreviações ou gírias que façam a mensagem parecer mais casual ou mais difícil de entender. Se o seu rascunho final não parecer e soar profissional, o destinatário pode não levar o seu pedido a sério.
Embora emojis possam ser divertidos de usar em mensagens de texto e e-mails casuais, você não deve usá-los para solicitar uma reunião
Método 2 de 2: Acompanhando o Destinatário
Etapa 1. Elabore um e-mail de acompanhamento se o destinatário não responder a você em 3-5 dias
Dê ao destinatário alguns dias para ler e responder à sua solicitação. Se você não receber uma resposta em uma semana útil, envie um e-mail rápido para a pessoa para lembrá-la de que você está esperando uma resposta. Enfatize que você é grato pela oportunidade de conhecê-los e que você é grato por seu tempo.
- Chamadas de acompanhamento também são uma maneira eficiente de verificar com a pessoa com quem você está tentando se encontrar.
- Por exemplo, faça um rascunho assim: “Eu só queria entrar em contato com você em relação ao meu pedido de reunião. Quando você tiver um momento livre, poderia me dizer sua disponibilidade para uma reunião na próxima semana?”
Etapa 2. Esclareça os detalhes da reunião em um e-mail adicional
Negocie com a programação de outra pessoa assim que ela responder. Anote a disponibilidade da outra pessoa e confirme o horário da reunião em uma data em que vocês dois estejam disponíveis. Tente confirmar a data e a hora em 1-2 e-mails para evitar confusão e desordem na sua caixa de entrada.
- Tente ser o mais flexível possível. Se você estiver entrando em contato com uma pessoa ocupada, ela pode não conseguir se encontrar com você imediatamente.
- Não agende uma reunião de última hora. Se o destinatário estiver ocupado, talvez você não consiga combinar uma data para o encontro.
Etapa 3. Envie um lembrete ou confirmação alguns dias antes da reunião
Se desejar estar mais preparado antes da reunião agendada, tente enviar um e-mail de confirmação para o destinatário como um lembrete. Não torne este e-mail muito longo - em vez disso, indique o dia, a hora e o local em que você planeja se reunir para verificar se a reunião ainda está dentro do horário programado.
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Por exemplo, escreva algo assim:
Eu só queria confirmar que ainda nos encontraremos no dia 17 de maio às 11h no abrigo de animais do condado de Jones.
