Se a ideia de hospedar um show de automóveis realmente acelera o motor, você vai se deliciar! Planejar um show pode ser uma experiência divertida. Comece elaborando coisas básicas, como o tema do show, a data e o local. Em seguida, envolva o resto da comunidade buscando patrocínios de empresas de propriedade local e contratando fornecedores locais para fornecer alimentos, prêmios e entretenimento. Com um pouco de planejamento e organização, você pode realizar uma grande feira de automóveis e deixar sua comunidade animada.
Passos
Parte 1 de 3: Detalhes e Logística
Etapa 1. Escolha um tema ou tipo de carro para o show para que pareça coeso
Um tema fornece orientações para seus participantes e dá a eles uma ideia do que esperar no dia do show. Temas populares incluem carros clássicos, carros antigos, carros de corrida, low-riders, carros de luxo e carros estrangeiros. Certifique-se de incluir o tema em seus panfletos e anúncios para que os proprietários de automóveis saibam se eles estão qualificados. Por exemplo:
- "Todos os carros de luxo estrangeiros e carros de corrida exóticos estão convidados a participar."
- "O show está aberto a todos os carros clássicos pré-1948 e carros clássicos americanos."
- "Proprietários de sintonizadores modificados e carros exóticos de alta tecnologia e altamente modificados podem se inscrever."
Etapa 2. Realize seu evento em um sábado ou domingo para atrair a maior multidão
Os fins de semana são melhores para feiras de automóveis, já que a maioria das pessoas está fora do trabalho e procurando algo divertido para fazer. Depois de escolher uma data e hora, verifique online para confirmar se não há outros shows ou eventos locais acontecendo simultaneamente. Dessa forma, você não terá que competir com eles pelo comparecimento.
- Escolha 2 ou 3 datas possíveis para o caso de a primeira não funcionar.
- Faça seu show na primavera ou no outono, quando o clima está ameno. A maioria dos proprietários de automóveis não quer trazer seus veículos no auge do inverno, e o calor do meio do verão também pode impedir que as pessoas apareçam.
Etapa 3. Defina um orçamento para o evento
Descubra quanto você tem que gastar e que tamanho deseja que o programa tenha. Espere gastar cerca de US $ 2.000 em um pequeno show (50-100 carros). Para um show médio com 100-150 carros, faça um orçamento de pelo menos US $ 5.000. Em seguida, crie uma lista contínua de despesas estimadas para garantir que você possa cobrir tudo. Os custos típicos incluem aluguel do local, taxas de fornecedores, venda de ingressos, licenças, seguro, publicidade, folhetos, entretenimento e prêmios.
- Certifique-se de ajustar seu orçamento após a finalização de cada item. Dessa forma, você está sempre trabalhando com números precisos.
- Pergunte às empresas locais sobre o patrocínio se você estiver sem dinheiro! Boas opções incluem oficinas de peças de automóveis / manutenção, oficinas personalizadas e clubes de automóveis. Os benefícios para os patrocinadores incluem a exposição da marca, seu logotipo exibido com destaque em todas as placas e a oportunidade de montar um estande de fornecedor na feira.
Etapa 4. Reserve um local que possa acomodar o tamanho e as necessidades do seu show
Se você administra uma loja de automóveis, o local mais ideal é seu próprio estacionamento. Caso contrário, procure locais com grandes estacionamentos. Ligue para discutir os preços e certifique-se de explorar cada local antes de tomar uma decisão final. Imagine onde os carros serão colocados, onde você colocará a área de registro e assim por diante. Se não houver instalações sanitárias no local, planeje alugar Port-a-Potties para o evento. Considere locais como:
- Centros comunitários ou salas de AV
- Empresas automotivas locais ou pistas de corrida
- Parques ou áreas de eventos comunitários
- Empresas locais com bons estacionamentos
- Estacionamentos escolares
Etapa 5. Compre uma apólice de seguro para cobrir custos ou danos inesperados
Geralmente, o local dita qual seguro é necessário para operar em sua propriedade. Pergunte ao local e verifique com o governo local sobre os requisitos de cobertura. Se o show for em sua propriedade, entre em contato com seu agente de seguros.
A maioria das feiras de automóveis envolve carros caros e / ou clássicos, e esses carros são caros. É uma boa ideia fazer um seguro para cobrir quaisquer problemas possíveis, apenas no caso
Etapa 6. Obtenha todas as licenças exigidas pelos funcionários locais da cidade, condado ou município
Para operar legalmente, você provavelmente precisará de pelo menos 1-2 licenças locais. Procure informações online ou entre em contato diretamente com os escritórios da cidade para descobrir o que você precisa fazer, quaisquer prazos relevantes e custos de licença. Comece este processo assim que puder para que você esteja pronto para ir na data do show. Algumas das licenças de que você pode precisar:
- Rua Fechada
- Construção e Segurança
- Serviços de saúde (para vendedores de alimentos)
- Controle de tráfego
- Bombeiros / Departamentos de Polícia
Etapa 7. Configure o pré-registro para que as pessoas possam se inscrever com antecedência
A maioria dos programas permite pré-registro e registro no local, mas os participantes sérios geralmente preferem fazer isso antes do tempo. Para pequenos programas, inclua suas informações de contato nos panfletos e incentive as pessoas a entrarem em contato diretamente para se inscreverem. Para shows maiores, crie um site do show e direcione as pessoas lá para se inscreverem e pagarem a taxa de inscrição.
- Ofereça uma taxa de registro com desconto como um incentivo para inscrição antecipada.
- Informações a serem capturadas para registro: nome completo do participante, endereço residencial e endereço de e-mail. Marca, modelo, cor e ano do carro.
- Envie kits de inscrição para os participantes 2 semanas antes do show. Cada kit deve incluir um mapa, um adesivo de janela pré-pago, informações de estacionamento e quaisquer outras instruções especiais.
Etapa 8. Pendure os folhetos do evento e envie convites nas redes sociais
Crie um folheto atraente para o seu evento e poste cópias em lojas locais e eventos automobilísticos. Em seguida, crie uma página de evento no Facebook e incentive as pessoas a confirmar presença e compartilhar o link para ajudá-lo a divulgar a mensagem. Outras maneiras de promover seu evento:
- Crie uma conta no Twitter e tweet o link do evento para seus seguidores
- Anuncie na rádio e televisão local
- Coloque anúncios em seu jornal local
Parte 2 de 3: fornecedores e entretenimento
Etapa 1. Reserve um bufê local ou food truck para o seu evento
Se você está tendo um pequeno show de automóveis, provavelmente pode se safar apenas configurando algumas churrasqueiras. Para eventos maiores, vá com um fornecedor local ou operador de food truck. Ligue para saber os preços e reserve o seu fornecedor de alimentos o mais cedo possível. Faça perguntas ao fornecedor sobre:
- Suas taxas mínimas
- Se eles podem acomodar o tamanho do seu show
- O que eles planejam cobrar dos hóspedes
- Taxa de depósito e prazo
- Quaisquer taxas adicionais
Etapa 2. Contrate um DJ ou banda local para fornecer música
A música é uma parte tradicional de qualquer show de automóveis e pode criar uma vibração realmente divertida para o seu evento. Pense sobre que tipo de música faz sentido para o público esperado antes de tomar qualquer decisão. A parceria com uma estação de rádio local também pode ser uma ótima opção. Eles vão fornecer música, transmitir ao vivo e promover o show, tudo ao mesmo tempo!
- Se você contratar um DJ, considere falar com eles sobre como atender o público.
- A contratação de uma banda local para fornecer música ao vivo pode criar um exagero.
Etapa 3. Configure um MC se precisar de uma maneira de fazer anúncios no show
Os MCs podem fornecer entusiasmo, envolver a multidão e fazer os anúncios necessários, como números de sorteios de sorteios, vencedores de troféus e assim por diante. Se isso é algo de que seu programa precisa, procure MCs locais que possam fazer o trabalho.
Se você está contratando um DJ, pergunte se eles estariam dispostos a considerar as funções de MC, além de girar a música
Etapa 4. Encontre uma empresa local para projetar e fornecer troféus para os vencedores
Se o seu salão de automóveis for uma competição, você precisará de prêmios e troféus para os vencedores. Consulte as categorias do show e as folhas dos jurados para saber de quantos troféus você precisa. Em seguida, entre em contato com uma empresa local para design e produção. Apontar para pelo menos 3-5 troféus grandes.
Etapa 5. Alugue uma casa inflável se você está esperando filhos no show
Se você está esperando um público mais velho, isso não é necessário. No entanto, se você acha que seu evento atrairá muitas famílias da comunidade, considere oferecer algum tipo de entretenimento para as crianças. Mais pessoas podem aparecer se puderem trazer seus filhos. Outro entretenimento para crianças a considerar:
- Pintura facial
- Balões / animais de balão
- Palhaço ou mago
Etapa 6. Escolha seus juízes e prepare-os nas categorias e na pontuação
Você e sua equipe podem ser os juízes ou podem trazer especialistas / entusiastas de clubes de automóveis locais para fazer o trabalho. Estabeleça regras básicas antes do show e certifique-se de que todos estão atualizados sobre as categorias e sistemas de pontos específicos, se você estiver usando esses.
- Mire em 3-5 categorias principais, como: Melhor da exposição, Melhores mods personalizados, Melhor desempenho e assim por diante.
- Uma folha de julgamento pré-elaborada pode incluir uma seção para cada categoria, uma análise dos detalhes em cada categoria e uma explicação do sistema de pontuação / como usá-lo.
Parte 3 de 3: Dia do Show
Etapa 1. Coloque placas e barreiras para orientar os participantes e participantes
Certifique-se de que as placas do banheiro estão claramente marcadas e fáceis de encontrar. Configure sinais de entrada e saída para ajudá-lo a controlar o fluxo do tráfego. Se necessário, coloque placas de "proibido estacionar" nas áreas restritas. Marque as saídas de emergência e designe uma pessoa ou coloque barreiras para manter essas vias desobstruídas.
- Compre placas resistentes com escrita clara para que todos possam vê-las facilmente.
- Se você precisar de barreiras, peça ao governo local para fornecê-las com antecedência.
Etapa 2. Marque as vagas de estacionamento para seus carros de exibição com tinta spray branca
Cada carro participante precisa de uma vaga específica para estacionar, então marque essas vagas várias horas antes do início do show. Traga um par de estacas e barbante com você para que você possa fazer linhas bonitas e perfeitas com tinta spray branca.
Se você estiver numerando as vagas de estacionamento, certifique-se de pintar cada número claramente com spray na vaga correta
Etapa 3. Direcione os fornecedores e entretenimento para suas áreas para configuração
Peça aos fornecedores e entretenimento para chegar 1 hora antes da instalação. Mostre ao vendedor de alimentos aonde ir e ajude o DJ ou a banda a se organizar em um local central no local. Certifique-se de que os cabos de alimentação e geradores estejam instalados antes que alguém chegue.
Passo 4. Configure uma área de inscrição na entrada do evento
Designe um dos membros da sua equipe para ser responsável por manter um registro de participantes e cobrar as taxas de inscrição. Dê a cada participante registrado um cartão de janela com seu nome, informações do veículo e classe do veículo nele. Atribua a cada carro uma vaga numerada específica ou uma vaga de estacionamento claramente marcada para que eles saibam para onde ir.
