O Excel é um programa muito útil, mas suas várias funções podem parecer opressivas! Não se preocupe. Existem muitas dicas e truques que você pode usar para ajudá-lo a concluir seu trabalho rapidamente. Você pode aumentar seu conjunto de habilidades aprendendo um novo conjunto de truques. Você também pode aprender a usar tabelas dinâmicas para analisar melhor seus dados. Finalmente, passe algum tempo explorando novas funções. Existem muitas maneiras de se tornar rapidamente um mestre do Excel!
Passos
Método 1 de 4: truques de aprendizagem e economia de tempo
Etapa 1. Use os atalhos do teclado para navegar mais rápido
Implemente atalhos de teclado e diminua o tempo de uso do mouse. Por exemplo, se você segurar a tecla ctrl enquanto clica em um botão de seta, você selecionará todas as células até o final da planilha. Veja como é mais rápido trabalhar sem o mouse!
- Transforme números em moeda pressionando ctrl, shift e $ simultaneamente.
- Converta números em datas pressionando ctrl, shift e # ao mesmo tempo.
- Mude as páginas rapidamente, mantendo pressionado ctrl enquanto pressiona page up ou page down, localizado no canto superior direito do teclado.
- Geralmente, o Excel para Mac foi atualizado para se parecer muito com o Excel para Windows. Se tiver problemas ao usar esses atalhos, você pode verificar as instruções de seu programa específico.
Etapa 2. Acesse o menu Classificar com um atalho:
comando, deslocamento, r. O Excel oferece listas personalizadas no menu Classificar. Você pode optar por organizar a entrega de seus produtos por semana, mês ou prioridade, por exemplo. Depois de entrar neste menu, você pode clicar para abrir a caixa suspensa "Classificar por". Lá, você pode ver uma ampla gama de opções com base em sua própria planilha. Isso é útil?
Etapa 3. Pressione alt="Image" e a seta para baixo para acessar o menu de filtro
Este atalho permitirá que você acesse o menu de filtros ainda mais rápido! Você verá menus suspensos que permitem escolher o que deseja destacar em sua planilha. Você também pode usar vários outros atalhos de teclado para usar os filtros de forma ainda mais eficiente:
- Pressione ctrl, shift, L para ligar ou desligar os filtros.
- Pressione ALT, seta para baixo para exibir o menu suspenso Filtro.
Etapa 4. Localize Quick Analysis no canto inferior
Você pode fazer análises básicas mais rapidamente sem ter que procurar o recurso que deseja. O Quick Analysis possui um pequeno menu no canto inferior direito da planilha. Neste menu, você encontrará muitas ferramentas que podem ser usadas para reunir diferentes partes de seus dados. Esta economia de tempo evita que você tenha que procurar recursos específicos - muitos deles estão neste menu.
Etapa 5. Vá para Inserir> Gráficos para encontrar novos gráficos
Os gráficos podem tornar seus dados muito mais interessantes! Não fique preso na rotina de usar os mesmos velhos gráficos de pizza. Impressione seu chefe e anime seus dados usando gráficos hierárquicos, como um mapa de árvore. Isso mostrará seus dados como um quadrado (todos os seus dados) composto de retângulos menores que representam os componentes individuais de seus dados.
Outro gráfico mais recente é a cascata, que ilustra como partes dos dados contribuem para o todo. Você também pode encontrar este nos gráficos
Etapa 6. Faça previsões sólidas usando a previsão de um clique
Esta ferramenta fará você se sentir um profissional. Selecione os dados que deseja analisar. Vá para a guia Dados e entre no grupo Previsão. Escolha Folha de previsão e explore as opções na caixa de diálogo.
- Por exemplo, você pode optar por exibir suas informações como um gráfico de linha ou de barras.
- Você também pode selecionar a opção de previsão dependendo da sazonalidade.
Método 2 de 4: Utilizando Tabelas Dinâmicas
Etapa 1. Vá para Dados no Excel e selecione Tabelas Dinâmicas
Dominar as tabelas dinâmicas pode ser uma verdadeira virada de jogo para os usuários do Excel. As tabelas dinâmicas o ajudarão a reorganizar seus dados e examiná-los de maneiras diferentes. O Excel preencherá automaticamente seus dados, mas você pode movê-los como quiser. Depois de criar a tabela, você pode escolher como deseja organizá-la, escolhendo uma das quatro opções:
- Filtro de relatório, que permitirá que você observe apenas algumas linhas.
- Rótulos de coluna, que podem funcionar como seus cabeçalhos.
- Rótulos de linha, que você pode usar para nomear suas linhas.
- Value, que permite escolher se deseja contar ou somar seus dados e oferece várias outras manipulações.
Etapa 2. Adicionar várias linhas e colunas ao mesmo tempo
Ao examinar sua tabela, você pode escolher quais linhas ou colunas deseja adicionar. Destaque as linhas / colunas que deseja inserir, clique com o botão direito e escolha “Inserir”. Isso economizará tempo, pois é muito mais rápido do que adicionar colunas ou linhas individuais.
Etapa 3. Reduza seus dados com filtros
Ao clicar na guia Dados em sua planilha, escolha “Filtrar”. Você pode então escolher se deseja visualizar suas colunas em ordem decrescente ou crescente clicando na seta ao lado do cabeçalho da coluna. Você também pode fazer isso para escolher quais linhas deseja visualizar.
Etapa 4. Selecione a coluna que deseja transpor
Em alguns casos, você pode querer alterar seus dados de linhas para colunas ou vice-versa. Destaque a linha ou coluna que deseja alterar e clique com o botão direito. Em seguida, escolha “Copiar”. Selecione a célula onde deseja iniciar sua nova linha ou coluna. Em seguida, clique com o botão direito e selecione “Colar especial”. Uma nova opção aparecerá e você pode clicar em “Transpor”.
Etapa 5. Realce uma linha ou coluna para remover duplicatas
Se você estiver trabalhando com um grande conjunto de dados, pode haver muita repetição em seus dados. Selecione a linha ou coluna que deseja refinar e realce-a. Na guia Dados, procure em “Ferramentas” e selecione “Remover Duplicados”.
Um pop-up solicitará que você confirme quais dados deseja manipular. Mais uma vez, selecione “Remover duplicados”
Método 3 de 4: Adicionando novas fórmulas e funções ao seu repertório
Etapa 1. Use a ferramenta Inserir Fórmula
Não tenha medo de experimentar novas fórmulas. Para inserir uma função, realce a célula que conterá a função. Em seguida, clique na guia Fórmula na faixa de opções na parte superior da planilha e escolha "Inserir Função". Se você souber a fórmula exata que deseja usar, poderá digitá-la. Você também pode digitar palavras-chave como "contar células". O Excel pode ajudá-lo a encontrar a fórmula de que você precisa, o que é muito útil.
Etapa 2. Pratique usando SUMPRODUCT no Excel
Esta função é usada para multiplicar matrizes ou intervalos e fornecer a soma do produto. A sintaxe é: = SUMPRODUCT (array1, [array 2],…)
Existem diferentes funções no SUMPRODUCT. Por exemplo, se você precisa adicionar os valores inferiores de seus dados, pode escolher a função PEQUENO dentro da função SUMPRODUCT
Etapa 3. Use a função CONT. SE
Isso é útil se você deseja determinar quantas vezes um número ou palavra aparece na sua planilha. A fórmula é = CONT. SE (intervalo, critérios).
Por exemplo, se você quiser saber com que frequência a palavra “Califórnia” aparece, digite = CONT. SE (B: B, “Califórnia”)
Etapa 4. Use PROCV para combinar dados
Você pode pensar em PROCV como sendo semelhante a usar uma lista telefônica para usar o nome de uma pessoa para encontrar seu número de telefone. Esta função permite que você olhe para uma informação e encontre seu valor correspondente na mesma linha ou coluna ou em outra.
- Você pode descobrir que deseja combinar 2 ou mais planilhas em 1. Primeiro, certifique-se de ter pelo menos 1 coluna que seja absolutamente idêntica em ambas as planilhas. A fórmula é: = VLOOKUP (valor de pesquisa, matriz da tabela, número da coluna, [pesquisa de intervalo]).
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Por exemplo, quando você insere suas próprias variáveis, pode ter a seguinte aparência:
- = PROCV (C2, Folha2! A: B, 2, FALSO)
- Isso seria útil se você tivesse o número da peça de um equipamento e precisasse saber o preço da peça.
Método 4 de 4: Consultando outros recursos para aprender mais
Etapa 1. Recorra ao Sr. Excel para problemas complicados
Até mesmo um especialista em Excel pode ter problemas. Tudo bem! O Excel tem tantos recursos que seria muito difícil conhecê-los todos. Se você não conseguir, vá para www.mrexcel.com. Primeiro, você pode tentar encontrar a resposta para sua pergunta nos painéis de mensagens. Outros usos podem ser realmente úteis para ajudá-lo.
Se precisar de ajuda especializada, você pode se inscrever para uma consulta do Sr. Excel. Você pode ter que gastar um pouco de dinheiro, mas provavelmente obterá uma solução personalizada que pode realmente ajudá-lo
Etapa 2. Faça um tutorial online gratuito
Esteja você procurando por novos atalhos ou apenas querendo impressionar seu chefe com novas habilidades, um tutorial pode realmente ajudá-lo. GCF Learn Free oferece um curso realmente completo que aborda uma variedade de questões do Excel. Você pode aprender a usar mais rapidamente a análise de variações hipotéticas e ver exemplos de como usar várias fórmulas diferentes.
Etapa 3. Faça uma pesquisa rápida na Internet para encontrar uma classe em sua área
Em seu mecanismo de busca basta digitar "classe excel" e onde você mora. Por exemplo, você pode digitar "classe do excel em Chicago". Por uma taxa, você pode se inscrever para aulas presenciais ou online. Você poderá pedir a um instrutor especialista para lhe mostrar os truques mais recentes.
Pontas
- Você pode ter aulas de Excel online ou pessoalmente na faculdade comunitária local.
- Também pode ser útil baixar alguns modelos do Excel e praticar o uso de suas novas habilidades.
