Por sua natureza, o e-mail não é tão formal quanto escrever uma carta. No entanto, você ainda terá momentos em que precisará ser mais formal ao escrever seu e-mail. Pense em quem é o destinatário e escolha uma saudação adequada à situação. Depois de descobrir isso, você pode passar a formatar a saudação e escrever as frases iniciais.
Passos
Parte 1 de 3: Considerando o destinatário
Etapa 1. Decida o quão formal você precisa ser
Mesmo se você estiver escrevendo um e-mail "formal", o grau de formalidade desse e-mail depende da pessoa que o está recebendo. Por exemplo, você não usaria o mesmo nível de formalidade ao escrever para um professor que usaria ao se candidatar a um emprego.
Ao entrar em contato com alguém pela primeira vez, é melhor ser mais formal do que o necessário, apenas para estar do lado seguro
Etapa 2. Encontre o nome da pessoa
Faça pesquisas para descobrir o nome da pessoa, se ainda não o souber. Saber o nome da pessoa torna a saudação mais pessoal, mesmo quando você usa técnicas formais para enviar seu e-mail.
Etapa 3. Siga o exemplo da pessoa
Se a pessoa já lhe enviou um e-mail, não há problema em copiar o estilo de saudação. Por exemplo, se eles usarem "Olá" e seu primeiro nome, é aceitável responder no mesmo estilo, usando "Olá" e o primeiro nome da pessoa ao enviar o e-mail.
Parte 2 de 3: Escolha de uma saudação
Etapa 1. Volte para "Caro
"" Caro "(seguido pelo nome da pessoa) é um velho modo de espera por um motivo. É formal, sem ser abafado e, como é usado com tanta frequência, muitas vezes se torna invisível em uma saudação, o que é uma coisa boa. Você não quer que sua saudação fique destacada porque é inadequada.
Etapa 2. Tente "Saudações", quando você não souber o nome da pessoa
Saudações é uma saudação relativamente formal que você pode usar em e-mails comerciais, principalmente se não souber o nome da pessoa. No entanto, é sempre melhor descobrir o nome da pessoa, se possível.
Você também pode usar "A quem possa interessar" se o e-mail for especialmente formal e você não souber o nome da pessoa. No entanto, esta saudação pode ser desagradável para algumas pessoas
Etapa 3. Considere "Olá" ou "Olá" em e-mails um pouco menos formais
Os e-mails tendem a ser menos formais do que as cartas em geral, então você pode dizer algo como "Oi" em um e-mail um tanto formal. Por exemplo, se você estiver enviando um e-mail para o seu professor, principalmente para aquele com quem você realmente interage, "Oi" ou "Olá" deve funcionar perfeitamente.
Etapa 4. Pule "Ei
"Oi" pode ser aceitável em um e-mail semiformal, mas provavelmente não é. É uma saudação muito informal, mesmo em voz, então você deve evitá-la em qualquer tipo de e-mail formal. Mesmo se você conhecer seu chefe razoavelmente bem, por exemplo, provavelmente é melhor pular "Ei" ao enviá-los.
Etapa 5. Use um título no lugar de um nome quando necessário
Às vezes, quando você está escrevendo para uma pessoa, você só sabe o cargo dela dentro da empresa ou organização. Nesse caso, você pode inserir apenas o cargo da pessoa no lugar do nome dela, como "Prezado gerente de contratação", "Prezado comitê de contratação" ou "Prezado professor".
Passo 6. Adicione o título honorífico da pessoa para torná-lo mais formal
Quando possível, adicione "Sr.", "Sra.", "Dr." ou "Professor" antes do nome da pessoa para torná-lo mais formal. Além disso, use o sobrenome ou nome completo da pessoa para ser mais formal, em vez de apenas o primeiro nome da pessoa.
Parte 3 de 3: formatação e início do e-mail
Etapa 1. Coloque a saudação na primeira linha
A linha superior deve ser a saudação que você escolheu, seguida do nome da pessoa. Use um título para a pessoa quando possível, como Sr., Sra. Ou Dr., seguido do nome e sobrenome.
Etapa 2. Use uma vírgula
Geralmente, você usará uma vírgula após a saudação. Em cartas formais, você pode usar dois-pontos, mas isso geralmente é muito formal para um e-mail, mesmo que seja formal. Na maioria dos casos, uma vírgula é suficiente, embora você possa usar dois-pontos se estiver escrevendo uma carta de apresentação em um e-mail.
Etapa 3. Vá para a próxima linha
A saudação segue sua própria linha no topo, então, depois de escrevê-la, pressione a tecla Enter para passar para a próxima linha. Se estiver usando quebras de linha em vez de recuos para fazer parágrafos, você precisará deixar uma linha em branco entre a saudação e o primeiro parágrafo.
Etapa 4. Apresente-se na frase de abertura, se necessário
Se você está escrevendo para alguém pela primeira vez, deve fazer uma introdução, mesmo que conheça a pessoa na vida real. Dar à pessoa uma pista de quem você é a incentiva a continuar lendo.
- Por exemplo, você pode escrever: "Meu nome é Jessica Hills e sou o diretor de marketing da Empresa XYZ." Você também pode incluir como conhece a pessoa: "Meu nome é Robert Smith e estou na sua aula de marketing (Marketing 101 que atende às terças e quintas ao meio-dia)."
- Se você já conhece a pessoa e já a escreveu antes, pode usar a primeira frase como uma saudação. Por exemplo, você pode dizer: "Obrigado por me responder tão rapidamente" ou "Espero que você esteja bem".
Etapa 5. Vá direto ao ponto
A maioria dos e-mails formais precisa ir direto ao ponto rapidamente. Isso significa que sua primeira ou segunda frase deve apresentar o motivo pelo qual você está escrevendo para o destinatário. Lembre-se de ser o mais conciso possível ao descrever seu propósito.
