Escrever um e-mail de lembrete amigável pode ser complicado. Você não quer parecer agressivo ou impaciente, mas é importante transmitir sua mensagem. Defina um tom amigável em seu e-mail com saudações e expressões suaves. Cubra as necessidades do seu e-mail de lembrete para que o destinatário saiba claramente o que você deseja. Garanta um e-mail sem erros para que você seja não apenas amigável, mas também profissional.
Passos
Parte 1 de 3: Definindo um tom amigável
Etapa 1. Cumprimente o destinatário
Em situações de negócios, pode ser necessário usar uma saudação padrão, como "Prezado fulano". No entanto, cada vez mais, e-mails personalizados estão se tornando padrão. Algumas saudações por e-mail que podem ajudá-lo a obter um tom amigável desde o início incluem:
- oi John
- Olá
- Há quanto tempo
- Ei!
Etapa 2. Referencie sua conexão ao destinatário
Se você apenas seguir o lembrete, sua mensagem pode parecer fria. Mencione sua conexão pessoal com o destinatário incluindo frases que refletem sobre sua amizade e experiências compartilhadas. Isso pode incluir:
- Como está indo a escola?
- Meu amigo como você está
- Eu me diverti muito com você no fim de semana passado.
- Quando foi a última vez que conversamos, há um mês?
- Aquela viagem que fizemos juntos foi uma explosão! Teremos que fazer isso novamente em breve.
Etapa 3. Suavize suas expressões
Isso é especialmente importante para a parte do lembrete do e-mail. Se já faz algum tempo que você não entrou em contato com o destinatário, pode ser adequado oferecer um leve pedido de desculpas ou uma desculpa por entrar em contato apenas para lembrar. Alguns exemplos de expressões atenuadas incluem:
- Eu sei que já faz um tempo que não conversamos, mas eu queria lembrá-lo sobre …
- As coisas têm estado tão agitadas com o novo bebê, acabei de me lembrar de lembrá-lo …
- Eu sei que você tem estado ocupado, então eu não queria incomodá-lo, mas queria enviar um lembrete …
Etapa 4. Seja educado
Se o lembrete for importante, é fácil dizer que é muito forte. Lembre-se de que o destinatário tem coisas acontecendo em sua vida. Lembre-se de dizer "por favor" e "obrigado" e expressões equivalentes também. Você pode incluir frases educadas como:
- Desculpe incomodá-lo, mas eu queria ter certeza …
- Se você pudesse responder a este e-mail assim que tiver tempo …
- Obrigado por ler qualquer resposta a este lembrete. Eu agradeço.
- Aguardo sua resposta.
Parte 2 de 3: cobrindo o necessário
Etapa 1. Use uma linha de assunto
Você não precisa escrever uma linha de assunto inteligente. As que forem claras e diretas serão as mais úteis. Isso permitirá que o destinatário saiba rapidamente o propósito do e-mail. Algumas opções comuns para um lembrete de e-mail amigável podem incluir:
- Fazendo check-in
- Lembrete rápido sobre …
- Próxima viagem / evento / etc.
- Número de funcionários para viagem / evento / etc.
Etapa 2. Lembre-se de incluir seu lembrete
Quando você está se esforçando tanto para ser amigável e educado, pode ser fácil omitir algo importante, como o lembrete real. Coloque seu lembrete próximo ao início do e-mail, logo após a saudação e uma breve conexão pessoal. Por exemplo:
- "Olá, Já faz um tempo que não conversamos, Ben. Como estão sua esposa e filhos? O meu me mantém muito ocupado, mas eu queria checar com você sobre …"
-
Ei!
Vovó, estava querendo te mandar uma mensagem. Desculpe, tenho estado tão ocupado. Eu só queria lembrar você sobre o nosso almoço …"
Etapa 3. Empregue uma linguagem concisa
Geralmente é verdade que a linguagem educada usa expressões mais longas. Por exemplo, a frase "Trabalhe mais" seria mais educada como "Seria uma boa ideia se você trabalhasse mais". Embora educadas, essas expressões longas podem tornar o foco do seu e-mail difícil de identificar.
Use uma estrutura simplificada para seu e-mail. Isso pode ser parecido com: Saudação (abertura) → Conexão pessoal → Lembrete → Valedição (fechamento)
Etapa 4. Edite as informações desnecessárias
Para cada frase e cada parte de cada frase, pergunte-se: "Isso é necessário?" Em alguns casos, "necessário" pode significar algo tão amplo como "É necessário para que meu e-mail não pareça frio". Remova partes desnecessárias do e-mail.
Geralmente, os advérbios (como "muito", "realmente", "verdadeiramente", "extremamente" e "definitivamente") podem ser removidos para tornar sua mensagem mais concisa
Etapa 5. Feche o e-mail com uma despedida
"Saudação" é uma palavra elegante que significa "despedida". As avaliações incluem expressões como "Atenciosamente", "Atenciosamente", "Atenciosamente" e "Atenciosamente". Sua assinatura deve seguir sua despedida. Essas despedidas comuns, no entanto, podem parecer impessoais. Você pode tentar algo como:
- Seu amigo
- Saúde
- Tudo de bom
- Tenha um ótimo dia
- Tag, você é isso
- Ansioso por saber sobre você
Parte 3 de 3: Garantindo um e-mail sem erros
Etapa 1. Revise seu e-mail
Até mesmo dar uma olhada rápida em seu e-mail uma ou duas vezes eliminará muitos erros simples que podem ter ocorrido durante a escrita. Depois de terminar de redigir, revise seu e-mail quanto à ortografia e gramática.
- Muitos serviços de e-mail têm um corretor gramatical e ortográfico gratuito. A qualidade deles dependerá do seu provedor de e-mail. Em alguns casos, esses verificadores podem não ser muito precisos.
- Lembre-se de verificar sua linha de assunto, sua saudação e sua despedida (encerramento). É fácil ignorar isso e focar apenas no corpo do e-mail.
Etapa 2. Leia seu e-mail em voz alta
Se você estiver escrevendo um e-mail importante ou se realmente deseja ser particularmente amigável ou educado com alguém, leia em voz alta o seu e-mail do início ao fim. Isso soa coloquial? Se sim, seu e-mail está pronto para ser enviado.
Reescreva frases ou passagens que pareçam desajeitadas. Use seu bom senso ao avaliar isso. Isso varia de pessoa para pessoa, dependendo do seu estilo de falar
Etapa 3. Peça a outra pessoa que examine o e-mail
Para comunicações importantes, como aquelas destinadas a negócios, você pode querer que outra pessoa verifique o lembrete antes de enviá-lo. Se você escreveu um e-mail conciso, isso geralmente leva pouco tempo e pode ajudar a detectar até mesmo os menores erros.
- Verifique seu serviço de mensagens online. Envie uma mensagem para um amigo online perguntando algo como: "Ei, você poderia ler um e-mail curto que tenho que enviar? Isso levará apenas um minuto."
- Lembre-se de expressar sua gratidão a qualquer pessoa que ler seu e-mail. Afinal, eles estão lhe fazendo um favor.
