Embora não sejam usados com tanta frequência hoje em dia, uma máquina de fax ainda é um dispositivo importante para transmitir documentos, formulários e notas escritas à mão de maneira rápida e eficiente, especialmente em um ambiente de escritório. Uma máquina de fax usa um telefone fixo ativo para enviar e receber documentos, e usar um é tão fácil quanto discar um número de telefone. Depois de configurar corretamente o seu aparelho de fax e se familiarizar com os métodos de envio e recebimento de fax, você enviará documentos com facilidade em um piscar de olhos!
Passos
Parte 1 de 3: Configurando sua máquina de fax
Etapa 1. Posicione o aparelho de fax
Coloque o aparelho de fax em uma superfície plana perto de tomadas elétricas e de uma tomada de telefone. Certifique-se de que a alimentação do papel esteja voltada para fora. Isso ajudará a evitar que os faxes recebidos e os documentos digitalizados fiquem presos entre a parede e a máquina e evite que sejam danificados.
Etapa 2. Conecte a fonte de alimentação
Conecte o aparelho de fax na tomada mais próxima. Verifique se a conexão está correta e se o plugue se encaixa na tomada corretamente. Assim que o aparelho de fax estiver conectado à fonte de alimentação, certifique-se de que ele permaneça desligado pelo restante da configuração.
Etapa 3. Proteja a linha telefônica
Uma máquina de fax usa uma linha telefônica para enviar e receber dados para criar e imprimir documentos. Eles não funcionarão por meio de uma linha telefônica baseada na Internet. Certifique-se de ter uma linha telefônica ativa e um número de telefone do aparelho de fax para que ele possa transmitir e receber sinais para criar os documentos.
Ligue para seu provedor de cabo e telefone para configurar um telefone fixo, se necessário
Etapa 4. Conecte o cabo do telefone
Um cabo telefônico padrão deve ser conectado à tomada telefônica da máquina de fax, que normalmente fica na parte traseira da máquina. A outra extremidade do cabo deve ser presa diretamente na tomada de telefone mais próxima na parede. Verifique se o cabo está conectado à máquina e à tomada de telefone na parede.
Etapa 5. Adicione papel e tinta
O fax exigirá um suprimento de papel e tinta para criar e imprimir os documentos recebidos. Certifique-se de ter esses suprimentos em mãos.
- Antes de inserir o papel, ventile ou folheie a pilha de papel para garantir que não fiquem grudados. Isso ajudará a evitar atolamentos de papel.
- Cada máquina abrigará um determinado tipo, tamanho e número de cartuchos de tinta. Certifique-se de revisar as instruções da máquina para decidir qual tinta funciona melhor com ela.
Etapa 6. Verifique a conexão
Assim que o aparelho de fax estiver conectado e o papel e a tinta tiverem sido inseridos, ligue o aparelho e verifique a conexão do telefone. A conexão deve ser segura para usar o aparelho de fax.
- Verifique se o telefone fixo está conectado corretamente pegando o receptor do aparelho de fax, se estiver disponível em seu dispositivo. O receptor deve se parecer com um telefone. Ouça o zumbido de um tom de discagem, que indicará que a conexão é segura.
- Se o fax não tiver um receptor, você pode conectar um telefone por meio da tomada externa do aparelho de fax. Você deve ouvir o zumbido de um tom de discagem se a conexão estiver boa.
Parte 2 de 3: Enviando um Fax
Etapa 1. Ligue a máquina
Certifique-se de que a máquina esteja ligada e que o cabo telefônico esteja conectado firmemente antes de enviar um documento. Você pode verificar se há tom de discagem no receptor para garantir que a conexão seja segura.
Etapa 2. Use uma folha de rosto
Uma folha de rosto é uma ótima maneira de garantir que seu documento chegue até a pessoa certa. Isso é particularmente útil ao enviar fax para uma empresa onde vários funcionários podem estar usando o mesmo dispositivo. Uma folha de rosto deve incluir o nome do destinatário, o número do fax dele e o seu, suas informações de contato e o número de páginas que o destinatário deve esperar receber no fax.
Incluir a contagem de páginas na folha de rosto é útil para o destinatário, para que ele saiba se recebeu todas as páginas necessárias
Etapa 3. Solicite os documentos corretamente
Certifique-se de adicionar números de página e de colocar as páginas do documento na ordem em que deseja que sejam recebidas. Você não quer que o destinatário confunda as páginas. Isso pode causar confusão e interferir no significado pretendido por trás do documento. Ordenar as páginas e numerá-las garantirá uma transferência eficiente de informações.
Etapa 4. Insira os documentos no scanner
A maioria dos aparelhos de fax exigirá que você coloque o documento com a face para cima ou para baixo na parte do scanner do aparelho de fax. Não existe um método padrão em todos os dispositivos. A maioria dos aparelhos de fax indicará o método a ser usado com um símbolo de fácil leitura na frente do dispositivo.
Etapa 5. Disque o número de fax do destinatário
Usando o teclado na frente do fax, disque o número de fax do destinatário, incluindo o código de área. Se você estiver enviando um documento internacionalmente por fax, deverá inserir o código do país. Se houver um número corporativo que é usado para discagem externa (geralmente “7” ou “9”), certifique-se de digitar esse dígito antes do código de área ou país e o número do fax.
Etapa 6. Envie os documentos
Depois de discar o número, a maioria dos aparelhos de fax exigirá que você aperte o botão “enviar” ou “iniciar” para transmitir o documento. Observe enquanto o documento é transmitido, caso haja um erro ou um atolamento de papel. Quando a transferência do documento for bem-sucedida, o fax imprimirá um relatório de andamento ou página de confirmação. Se você receber uma mensagem de erro, tente enviar o documento novamente.
Parte 3 de 3: Recebendo um Fax
Etapa 1. Verifique a conexão
Certifique-se de que o aparelho de fax esteja ligado. Também é importante verificar se o aparelho de fax está conectado a uma fonte de alimentação e à tomada telefônica para receber fax. Você pode tirar o fone do gancho e ouvir o tom de discagem para garantir a conexão adequada.
Etapa 2. Inspecione o papel e o suprimento de tinta
Você deve fornecer papel e tinta suficientes na máquina de fax. Se você receber muitos documentos pelo aparelho de fax, certifique-se de verificar esses suprimentos com freqüência. Caso contrário, isso pode impedir que você receba um documento na íntegra ou atrasar sua chegada.
Etapa 3. Ouça o toque
O aparelho de fax tocará ou emitirá um som de discagem ao receber um documento. A máquina está configurada para processar automaticamente esses documentos, portanto, você não precisa fazer nada neste momento. Evite pressionar os botões da máquina durante esse período, ou a conexão pode ser interrompida ou desconectada.
Etapa 4. Revise o documento
Assim que o aparelho de fax receber o documento com sucesso, imprimirá as páginas na ordem em que foram colocadas pelo remetente. Revise a folha de rosto para garantir que você seja o destinatário pretendido e que todas as páginas foram transmitidas e impressas com êxito.
Etapa 5. Acompanhamento com o remetente
Se você deseja confirmar que recebeu o fax ou se está preocupado por não ter recebido todas as informações necessárias, entre em contato com o remetente por telefone ou e-mail. As informações de contato podem estar listadas na folha de rosto, portanto, consulte esta página se você não tiver as informações do remetente em mãos.
