Se você precisar mover uma lista ou tabela de dados do Word para o Excel, não precisa copiar e colar cada informação individual em sua própria célula na planilha. Ao formatar corretamente seu documento do Word primeiro, você pode importar facilmente todo o documento para o Excel com apenas alguns cliques.
Passos
Método 1 de 2: convertendo uma lista
Etapa 1. Entenda como o documento será convertido
Quando você importa um documento para o Excel, certos caracteres são usados para determinar quais dados vão para cada célula da planilha do Excel. Ao realizar algumas etapas de formatação antes de importar, você será capaz de controlar como a planilha final aparecerá e minimizar a quantidade de formatação manual necessária. Isso é especialmente útil se você estiver importando uma lista grande de um documento do Word para o Excel.
Este método funciona melhor quando você tem uma lista de várias entradas, cada uma formatada da mesma forma (lista de endereços, números de telefone, endereços de e-mail, etc.)
Etapa 2. Digitalize o documento em busca de erros de formatação
Antes de iniciar o processo de conversão, você deseja garantir que cada entrada seja formatada da mesma maneira. Isso significa corrigir quaisquer erros de pontuação ou reorganizar quaisquer entradas que não correspondam ao resto. Isso garantirá que os dados sejam transferidos corretamente.
Etapa 3. Exiba os caracteres de formatação em seu documento do Word
Exibir os caracteres de formatação normalmente ocultos ajudará você a determinar a melhor maneira de dividir as entradas. Você pode exibi-los clicando no botão "Mostrar / ocultar marcas de parágrafo" na guia Página inicial ou pressionando Ctrl + ⇧ Shift + *
A maioria das listas terá uma marca de parágrafo no final de cada linha ou uma no final da linha e outra na linha em branco entre as entradas. Você usará as marcas para inserir os caracteres usados pelo Excel para diferenciar as células
Etapa 4. Substitua as marcas de parágrafo entre cada entrada para eliminar o espaço extra
O Excel usará o espaço entre as entradas para determinar as linhas, mas você precisará se livrar dele agora para ajudar no processo de formatação. Não se preocupe, você o adicionará de volta em breve. Isso funciona melhor quando você tem uma marca de parágrafo no final de uma entrada e uma no espaço entre as entradas (duas em uma linha).
- Pressione Ctrl + H para abrir a janela Localizar e Substituir.
- Digite ^ p ^ p no campo Localizar. Este é o código para duas marcas de parágrafo em uma linha. Se cada entrada for uma única linha e não houver linhas em branco entre elas, use um único ^ p em vez disso.
- Insira um caractere delimitador no campo Substituir. Certifique-se de que não seja um caractere que apareça em qualquer parte do documento, como ~.
- Clique em Substituir tudo. Você notará que as entradas podem se combinar, mas isso não é uma preocupação agora, desde que o caractere delimitador esteja no lugar certo (entre cada entrada)
Etapa 5. Separe cada entrada em campos separados
Agora que suas entradas estão separadas para que apareçam nas linhas subsequentes, você deseja definir quais dados aparecerão em cada campo. Por exemplo, se cada entrada for um nome na primeira linha, um endereço na segunda linha e um estado e código postal na terceira linha, você pode
- Pressione Ctrl + H para abrir a janela Localizar e Substituir.
- Remova uma das marcas ^ p no campo Localizar.
- Altere o caractere no campo Substituir para uma vírgula,.
- Clique em Substituir tudo. Isso substituirá os símbolos de parágrafo restantes pelo separador de vírgula, que separará cada linha em um campo.
Etapa 6. Substitua o caractere delimitador para finalizar o processo de formatação
Depois de realizar as duas etapas de Localizar e Substituir acima, sua lista não parecerá mais uma lista. Tudo estará na mesma linha, com vírgulas entre todos os dados. Esta etapa final de localizar e substituir retornará seus dados para uma lista, mantendo as vírgulas que definem os campos.
- Pressione Ctrl + H para abrir a janela Localizar e Substituir.
- Digite ~ (ou qualquer caractere escolhido originalmente) no campo Localizar.
- Digite ^ p no campo Substituir.
- Clique em Substituir tudo. Isso dividirá suas entradas em agrupamentos individuais separados por vírgulas.
Etapa 7. Salve o arquivo como um arquivo de texto simples
Agora que a formatação está concluída, você pode salvar o documento como um arquivo de texto. Isso permitirá que o Excel leia e analise seus dados para que eles entrem nos campos corretos.
- Clique na guia Arquivo e selecione "Salvar como".
- Clique no menu suspenso "Salvar como tipo" e selecione "Texto Simples".
- Nomeie o arquivo como preferir e clique em Salvar.
- Se a janela Conversão de arquivo for exibida, apenas clique em OK.
Etapa 8. Abra o arquivo no Excel
Agora que você salvou o arquivo em texto simples, pode abri-lo no Excel.
- Clique na guia Arquivo e selecione Abrir.
- Clique no menu suspenso "Todos os arquivos do Excel" e selecione "Arquivos de texto".
- Clique em Avançar> na janela Assistente de importação de texto.
- Selecione "Vírgula" na lista Delimitador. Você pode ver como as entradas serão separadas na visualização na parte inferior. Clique em Avançar>.
- Selecione o formato de dados para cada uma das colunas e clique em Concluir.
Método 2 de 2: convertendo uma tabela
Passo 1. Faça uma tabela no Word com seus dados
Se você tiver uma lista de dados no Word, poderá convertê-la em um formato de tabela no Word e, em seguida, copiar rapidamente essa tabela para o Excel. Se seus dados já estiverem em formato de tabela, pule para a próxima etapa.
- Selecione todo o texto que deseja converter em uma tabela.
- Clique na guia Inserir e, em seguida, clique no botão Tabela.
- Selecione "Converter texto em tabela".
- Insira o número de linhas por registro no campo "Número de colunas". Se você tiver uma linha em branco entre cada registro, adicione um ao total.
- Clique OK.
Etapa 2. Verifique a formatação de sua tabela
O Word irá gerar uma tabela com base nas suas configurações. Verifique novamente para garantir que tudo está onde deveria estar.
Etapa 3. Clique no pequeno botão "+" que aparece no canto superior esquerdo da mesa
Isso aparecerá quando você passar o mouse sobre a mesa. Clicar aqui selecionará todos os dados da tabela.
Etapa 4. Pressione
Ctrl + C para copiar os dados.
Você também pode clicar no botão "Copiar" na guia Página inicial.
Etapa 5. Abra o Excel
Depois que os dados forem copiados, você pode abrir o Excel. Se você quiser colocar os dados em uma planilha existente, carregue-a. Posicione o cursor na célula em que deseja que a célula superior esquerda da tabela apareça.
Etapa 6. Pressione
Ctrl + V para colar os dados.
As células individuais da tabela do Word serão colocadas em células separadas na planilha do Excel.
Etapa 7. Divida todas as colunas restantes
Dependendo do tipo de dados que você está importando, pode ser necessário fazer alguma formatação adicional. Por exemplo, se você estiver importando endereços, a cidade, a abreviatura do estado e o código postal podem estar todos na mesma célula. Você pode fazer com que o Excel os divida automaticamente.
- Clique no título da coluna que deseja dividir para selecionar a coluna inteira.
- Selecione a guia "Dados" e clique no botão "Texto para colunas".
- Clique em Avançar> e selecione "Vírgula" no campo Delimitadores. Se você estiver usando o exemplo acima, isso separará a cidade da abreviatura do estado e do CEP.
- Clique em Concluir para salvar as alterações.
- Selecione a coluna que ainda precisa ser dividida e repita o processo, selecionando "Espaço" em vez de "Vírgula" como delimitador. Isso separará a abreviatura do estado do código postal.
