Quase todo mundo que trabalha usa e-mail, mas ele pode facilmente nos sobrecarregar. Alguns de nós recebem muito mais e-mails do que podemos lidar com eficácia. Ser capaz de responder a um e-mail de forma rápida e adequada pode nos ajudar a economizar tempo e parecer mais profissionais. Observação:
Nem todas essas etapas e sugestões funcionam em todos os serviços de e-mail, mas todas funcionam no Gmail.
Passos
Etapa 1. Entenda o motivo pelo qual as pessoas usam o e-mail
Email é para comunicação entre pessoas; é para enviar texto e informações visuais de uma pessoa para outra / muitas outras. Não é para:
- Armazenamento de informações; é melhor salvar as informações como um documento em seu computador ou na nuvem
- Lembrando você do que precisa ser feito; prefira usar uma lista de tarefas ou um calendário para isso
Etapa 2. Use marcadores ou pastas para manter os e-mails organizados e fora da caixa de entrada
- Use um rótulo de "acompanhamento" ou "resposta" para as coisas que você deve fazer. Você deve então adicioná-los ao seu diário ou lista de tarefas.
- Use "aguardando resposta" quando estiver esperando por outra pessoa
- Use 'urgente' para coisas que devem ser feitas o mais rápido possível
Etapa 3. Salve as informações úteis e arquive o e-mail
- Baixe todos os anexos e salve os arquivos no lugar certo
- Então, se você não for responder ao e-mail, arquive-o
Etapa 4. Arquive os e-mails que você concluiu
Não tenha medo de Arquivar; Basicamente, ele move o e-mail de sua caixa de entrada para uma caixa "sem nome" (tecnicamente, remove o marcador "caixa de entrada")
- Não acabou - é para isso que serve a exclusão
- É sempre capaz de pesquisar e encontrar
Etapa 5. Exclua os e-mails incorretos e cancele a assinatura da fonte
Isso manterá sua caixa de entrada livre de e-mails desnecessários e indesejados.
- Exclua e-mails que você não deveria receber em primeiro lugar
- Eles não poderão mais ser pesquisados ou encontrados depois de ficarem no ‘lixo’ por um tempo
- Se você não quiser receber esse tipo de e-mail novamente, certifique-se de cancelar o recebimento procurando as informações de "cancelar" na parte inferior do e-mail
- Se você não puder cancelar a inscrição, atribua o e-mail como spam
Etapa 6. Use estrelas para e-mails especiais e muito importantes ou urgentes
Use as estrelas com moderação, porque ter muitos e-mails com estrela será tão inútil quanto nenhum e-mail com estrela.
Pontas
- Sempre tenha em mente o propósito do e-mail e tente não usá-lo para mais nada.
- Use o e-mail como parte de seu 'fluxo de trabalho de produtividade', junto com uma lista de tarefas, um calendário ou diário e qualquer outra ferramenta que você achar útil.
