Escrever suas prioridades no papel funciona se você for capaz de eliminá-las em uma tarde. Com uma torrente de tarefas recebidas em casa ou no trabalho, muitas são transferidas para o dia seguinte (ou semana ou mês). Esta planilha do Excel observa os prazos se aproximando e muda as prioridades das tarefas de acordo. Em 20 minutos, as etapas abaixo fornecem uma maneira mais eficaz de gerenciar suas prioridades.
Passos
Etapa 1. Crie uma guia "Casa" ou "Escritório"
Abra uma nova planilha do Excel. Clique com o botão direito na guia "Planilha1" na parte inferior e clique em Renomear. Digite "Casa" ou "Escritório".
Etapa 2. Renomeie a Planilha2 como "Modelo" e a Planilha3 como "Pontos" repetindo a Etapa 1
Etapa 3. Crie a tabela de Importância
Na guia Pontos, preencha as colunas A, B e C:
Etapa 4. Defina o nome "Importância"
Selecione da célula A2 a C7. Clique em Inserir Definir Nome
Defina o nome como "Importância" e clique em OK
Etapa 5. Crie a Tabela de Esforço
Repita as etapas 3, 4 e 5 para criar a tabela de esforço nas colunas E, F e G. Selecione as células E2 a G6 e dê a elas o nome "Esforço".
Etapa 6. Crie a tabela de Urgência
Repita as etapas 3, 4 e 5 para criar a tabela de Urgência nas colunas I, J e K. Nomeie-as "Urgência".
Etapa 7. Insira os títulos na guia Página inicial
Clique na guia Página inicial e insira os títulos na linha 1:
- A - Fórmula de prioridade A, 1 para a tarefa mais importante, mas pode ser superior a 100
- B - Nome da tarefa da tarefa.
- C - Importância Um A, B, C, D, E ou F da tabela.
- D - Esforço A 1-5, da tabela Esforço.
- E - Urgência Uma fórmula baseada na data de vencimento.
- F - Data de vencimento em que a tarefa deve ser concluída. As datas de vencimento não são difíceis e rápidas. Construir diz o quão cedo você pode iniciar a tarefa e Extensão informa quantos dias ele pode deslizar. Cortar o cabelo pode ter um aumento de 5 e uma extensão de 4 - não faz sentido cortar o cabelo 2 semanas antes e as pessoas podem notar se estava mais de 5 dias atrasado.
- G - Dias de aceleração antes da data de vencimento, você pode iniciar a tarefa.
- H - Prorrogação Prorrogação Automática de Data de Vencimento
- I - Fórmula dos dias restantes. Número de dias antes da data de vencimento; negativo se a data de vencimento já passou.
- J - a tarefa Data de conclusão foi realmente concluída.
- K - Comentário Quaisquer detalhes da tarefa.
Etapa 8. Insira sua lista de tarefas
Observação Prioridade, Urgência e Dias restantes são deixados em branco. Eles serão preenchidos com fórmulas. Aqui está um exemplo de tarefas domésticas.
Etapa 9. Insira as fórmulas para Dias restantes, Urgência e Prioridade
As fórmulas abaixo são para a linha 2.
- I (dias restantes) = F2-SE (ISBLANK (J2), HOJE (), J2)
- E (Urgência) = SE (I2> G2, 5, SE (I2> 0, 4, SE (I2 = 0, 3, SE (I2 + H2> 0, 2, 1))))
- A (Prioridade) = PROCV (C2, Importância, 2, FALSO) + PROCV (D2, Esforço, 2, FALSO) + PROCV (E2, Urgência, 2, FALSO)
Etapa 10. Altere o formato da Célula I2 para Inteiro clicando com o botão direito do mouse na célula, selecionando o formato e tornando-o um Número com 0 casas decimais
Etapa 11. Copie as fórmulas de Prioridade, Urgência e Dias restantes para as células restantes em cada coluna
Selecione a célula E2 e digite CTRL-C.
Selecione as células E3 a E10 e clique CTRL-V. Repita para copiar a célula I2 para as células I3 a I10. Finalmente, repita para copiar a célula A2 para as células A3 a A10. Ignore os valores ímpares que você obtém para tarefas indefinidas.
Etapa 12. Classifique as linhas por prioridade
Selecione das células A1 a K, para tantas linhas quanto você tiver dados. Em seguida, clique em Data Sort.
Etapa 13. Salve sua planilha de prioridades, incluindo a data para controle de versão
Etapa 14. Marque as tarefas como concluídas
Ao concluir as tarefas, marque a data na coluna Concluído. Lembrar CTRL- ;
(tecla de controle e ponto e vírgula) insere imediatamente a data atual.
Etapa 15. Observe que as prioridades mudam a cada dia
Aqui estão as prioridades para vários dias. Em 13 de julho, todas as tarefas são antes do Construir período, então tem grandes números. Em 20 de julho, prioridades mais altas (números menores) aparecem para quatro tarefas, incluindo Cortar a relva que atingiu seu Devido encontro. No dia 21, a prioridade é maior porque estamos no Extensão período e em 23 de julho é ainda maior porque está além do Extensão período. Pagar contas também passa por uma escalada nos dias 23 e 25.
Pontas
- Sinta-se à vontade para adicionar mais colunas - quem atribuiu a tarefa, categoria, etc.
- Divida tarefas grandes em tarefas menores.
- Classifique a lista de tarefas todos os dias, se necessário.
- Mantenha arquivos Excel separados para família / casa e trabalho.
- = SE (WEEKDAY (HOJE (), 2)> 5, HOJE () - (WEEKDAY (HOJE (), 2) -5) +7, HOJE () - (WEEKDAY (HOJE (), 2) -5))
- Use o AutoFiltro para selecionar tarefas vencidas (Urgência = 1) ou tarefas altamente importantes (Importância = "A")
- Leia os artigos listados abaixo sobre priorização e gerenciamento de tempo.
- Copie tarefas recorrentes para a guia Modelos, para que possa localizá-las e copiá-las novamente com facilidade.
- Sinta-se à vontade para alterar os pontos dados para cada parte da prioridade.
- Uma maneira de manter uma tarefa recorrente constantemente atualizada é inseri-la na coluna de data: (Este exemplo usa sexta-feira, que é "5" aqui.)
- Adicione formatos condicionais na data de vencimento para indicar quando está vencido.
- Semanalmente, mensalmente (ou talvez o dobro disso) conte o número de tarefas concluídas em cada período. Este pode ser o único feedback positivo que você pode receber sobre seu trabalho.
- Isso localiza a data de "hoje" (segunda-feira = 1, terças = 2, … dom = 7) e verifica se é posterior a sexta-feira. Se for, ele adicionará sete à sexta-feira atual, dando na próxima semana sexta-feira. Se não for depois de sexta-feira, ele exibirá apenas a data das sextas-feiras para esta semana.
- Neste exemplo, segunda-feira = 1, terça-feira = 2, quarta-feira = 3, quinta-feira = 4, sexta-feira = 5, sábado = 6 e domingo = 7.
- Para alterar essa fórmula para que funcione, digamos, terça-feira, podemos ver, olhando para a lista acima, que terça-feira = 2, então apenas troque os três 5s da fórmula por 2s.
Avisos
- Em vez de carregar seus arquivos do Excel com você o tempo todo, use o Google Spreadsheet para que seus arquivos estejam sempre disponíveis para você.
- Salve a planilha a cada poucas sessões para recuperação.
- O gerenciamento do tempo é altamente pessoal e esta planilha pode não se adequar às suas necessidades e preferências. Pode parecer intrusivo ou muito exigente para visitar diariamente. Pode funcionar para você, mas não para seus amigos ou vice-versa.
- As prioridades calculadas não são números ordinais. Concluir uma tarefa de prioridade “1” não muda todas as outras. As prioridades podem chegar a mais de cem e nem todos os números são possíveis. Concentre-se geralmente nas prioridades entre 1 e 12.
- Não se preocupe em ter muitas tarefas - mesmo dois meses de tarefas podem esperar no final da lista até que a data de vencimento se aproxime.
