O Access é um gerenciador de banco de dados relacional que permite importar um ou vários bancos de dados Excel em seu sistema para que você possa combinar campos comuns entre eles. Como um único arquivo do Access pode conter várias planilhas do Excel, o programa também é uma ótima maneira de agregar ou analisar grandes quantidades de informações. Porém, primeiro você precisa importar a planilha do Excel para o Access. Isso requer apenas algumas etapas principais.
Passos
Parte 1 de 3: Preparando-se para importar o Excel para o Access
Etapa 1. Abra os dois programas em seu computador
Você precisará comprar e baixar um pacote do Microsoft Office que inclua o Excel e o Access. Você pode fazer isso online através do site da Microsoft.
- Assim que os programas forem baixados, clique em “Iniciar” no Windows e selecione “Todos os Programas”.
- Clique em "Microsoft Office" e selecione "Acessar" (ou "Excel") no menu suspenso. Você pode já ter criado uma planilha do Excel que outra pessoa lhe enviou ou que você baixou de outro lugar. Ter o Office em seu computador permite que você o abra.
Etapa 2. Limpe sua planilha do Excel antes de importá-la para o Access
Será mais fácil se você seguir algumas etapas simples antes de importar a planilha do Excel para o Access. A chave é que seus dados devem ser consistentes entre as planilhas importadas.
- É uma boa ideia certificar-se de que a primeira linha da planilha do Excel contenha os cabeçalhos das colunas (ou nomes dos campos) e que sejam muito claros e fáceis de entender. Por exemplo, para uma coluna que contém os sobrenomes das pessoas, você pode chamar o cabeçalho da coluna / nome do campo de "sobrenome". Seja claro e preciso, pois isso tornará mais fácil quando você tentar combinar cabeçalhos de coluna em uma planilha do Excel com outra.
- O Access permite vincular campos comuns entre duas ou várias planilhas. Digamos que você tenha uma planilha do Excel que contenha informações da folha de pagamento. Inclui o nome e o sobrenome das pessoas, endereços e salários. Digamos, para fins de argumentação, que você deseja fazer a correspondência dessa planilha no Access com uma segunda planilha do Excel que contém informações sobre as contribuições para o financiamento da campanha. Esta segunda folha contém nomes, endereços e doações das pessoas. O que o Access permite que você faça é combinar diferentes cabeçalhos de coluna uns com os outros. Você pode vincular cabeçalhos de nomes para ver quais pessoas com o mesmo nome aparecem em ambos os bancos de dados, por exemplo.
- Digitalize as planilhas do Excel para certificar-se de que cada tipo de dados seja tratado da mesma maneira e limpe-os antes de importá-los para o Access. Deve ser o que o Access chama de "relacional". Por exemplo, se a planilha hipotética para folha de pagamento continha nome, sobrenome e inicial do meio em uma coluna, mas a segunda planilha continha apenas nome e sobrenome em colunas separadas, o Access registrará isso como nenhuma correspondência. Deve haver cabeçalhos / campos de coluna correspondentes.
Etapa 3. Divida as informações em uma coluna no Excel
Para cuidar desse problema, convém dividir as informações em uma coluna dentro do Excel, para que não sejam registradas erroneamente como "sem correspondência" no Access.
- Como exemplo, você pode querer dividir o primeiro nome em sua própria coluna, a inicial do meio em sua própria coluna e o sobrenome em sua própria coluna. Se já for feito da mesma forma na segunda planilha, ao vincular, digamos, sobrenome com sobrenome no Access, ele deve gerar correspondências quando os nomes forem iguais.
- Para dividir uma coluna no Excel, realce a coluna que contém as informações que você deseja dividir. Clique em "dados" na barra de ferramentas do programa Excel. Clique em "texto para colunas". Geralmente, você escolherá a opção "delimitado". Clique próximo.
Etapa 4. Continue usando o assistente para dividir as colunas mescladas
Agora você está pronto para concluir o processo de divisão das informações mescladas em uma coluna em várias colunas.
- Escolha como os dados na coluna são "delimitados". Isso significa que cada informação na coluna é separada por algo. As escolhas mais comuns incluem um espaço, uma vírgula ou um ponto e vírgula. Freqüentemente, as informações são apenas separadas por um espaço. Como no exemplo a seguir: digamos que o nome "John A. Doe" apareça em uma única coluna. O primeiro nome John é separado da inicial do meio A por um espaço. O sobrenome Doe é separado da inicial do meio A por um espaço. Portanto, escolha o espaço no assistente delimitado.
- Clique próximo. Clique em Concluir. O programa deve dividir John, A. e Doe em três colunas. Você pode então dar às novas colunas novos nomes de cabeçalho para indicar o tipo de informação contida nelas (sobrenome, nome, etc.). É uma boa ideia criar várias colunas em branco à direita dos dados que você está dividindo antes de fazer isso, porque isso enviará os dados para as novas colunas em branco (em vez de colunas que já contêm informações).
Parte 2 de 3: Importando Excel para o Access
Etapa 1. Abra o programa Access em seu computador
Vá para o menu Iniciar, escolha Microsoft Office e clique em Microsoft Access. Você precisa abrir um novo banco de dados do Access em branco para importar a planilha do Excel para ele.
- Escolha "banco de dados de área de trabalho em branco" para criar um novo banco de dados dentro do programa Access.
- Dê a ele um novo nome, se quiser. Clique em “criar”.
Etapa 2. Importe uma planilha do Excel para o Access
A próxima etapa é puxar a planilha do Excel (ou mais de uma) para o banco de dados do Access.
- Clique em "Dados externos" na barra de ferramentas quando estiver no gerenciador de banco de dados Access. Escolha “Excel.” Em algumas versões do Access, você encontrará esta função clicando em “arquivo” na barra de ferramentas e “Obter Dados Externos”.
- Onde diz "nome do arquivo", clique em "navegar". Isso permitirá que você encontre sua planilha Excel em seu computador.
- Deixe marcada a caixa que diz "importe os dados de origem para uma nova tabela no banco de dados atual". Ele será verificado por padrão.
- Ao encontrar a planilha Excel que deseja importar para o seu computador, clique nela. Clique OK." Isso o levará ao assistente de importação do Excel para o Access.
Parte 3 de 3: Usando o assistente para concluir o processo de importação
Etapa 1. Siga as etapas do assistente que aparece no Access
Para concluir o processo de importação de sua planilha, você precisa concluir as etapas do assistente.
- Escolha a planilha dentro da planilha do Excel que você deseja importar. Às vezes, isso é simples porque a planilha do Excel é apenas uma folha. No entanto, às vezes as pessoas criam várias páginas em uma única planilha do Excel, que você pode ver clicando nas guias na parte inferior da planilha. Nesse caso, você precisa informar ao assistente do Access qual planilha você está escolhendo. Clique próximo.
- A próxima página tem uma caixa perguntando se a primeira linha da planilha do Excel possui títulos de coluna. Isso significa a linha em uma planilha que identifica os dados em cada coluna (como sobrenome, endereço, salário, etc.). É uma boa ideia limpar a planilha do Excel primeiro para se certificar de que a primeira linha possui cabeçalhos de coluna claramente definidos. Em seguida, verifique se a primeira linha contém cabeçalhos de coluna. Esta é a abordagem mais simples. Clique próximo.
- Se a sua primeira linha não contém cabeçalhos de coluna, a próxima página pergunta se você deseja renomear o que é chamado de "campos" no Access (esses são cabeçalhos de coluna). Se você ainda não nomeou cada campo com algo claro e fácil de reconhecer antes de importar (recomendado), você pode fazer isso aqui.
Etapa 2. Concluir o processo de importação
Restam apenas algumas etapas no processo de importação. A próxima página do assistente perguntará se você deseja identificar uma chave primária.
- Você não precisa fazer isso, mas pode. Uma chave primária significa que o programa de computador atribuirá a cada linha de informações um número exclusivo. Isso pode ser útil posteriormente, ao classificar os dados. Clique próximo.
- A tela final do assistente possui um espaço que fornece um nome padrão. Você pode alterar o nome da planilha Excel que está importando (ela se tornará uma "tabela" no Access no lado esquerdo da página quando você terminar de importá-la).
- Clique em “importar”. Clique em “fechar”. Você verá sua mesa no lado esquerdo da tela. Agora é importado no Access.
- Se você deseja vincular mais de um conjunto de dados, repita esse processo com outra ou várias planilhas do Excel. Agora, você está pronto para combinar os dados nas planilhas do Access.
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Avisos
- Se o arquivo do Excel for de uma versão diferente do Office do Access, você pode ter problemas para importar arquivos sem problemas.
- Nunca é demais enfatizar: você precisa limpar sua planilha do Excel antes de importá-la. Em parte, isso significa analisar os dados que você tem em busca de problemas.
- Sempre mantenha uma cópia de suas planilhas originais, então, se você bagunçar com elas, você pode repetir o processo.
- Você não pode importar mais de 255 campos para o Access.
