Você escreveu um ótimo e-mail, mas quando chega a hora de escrever suas declarações finais, você simplesmente não sabe o que dizer. Isso é completamente normal. Encontrar uma maneira clara e concisa de encerrar um e-mail pode ser frustrante, mas não é impossível. Tudo o que você precisa fazer é adicionar um rápido resumo de seus pontos, oferecer um fechamento amigável e assinar com a palavra ou frase certa.
Passos
Método 1 de 3: Concluindo um e-mail formal
Etapa 1. Reafirme seu propósito ao escrever
Isso não é necessário para e-mails curtos ou respostas rápidas à pergunta de alguém. Se você escreveu um e-mail longo, entretanto, ou se está lidando com vários assuntos ou preocupações, adicione uma breve frase de conclusão para resumir suas informações ou solicitação.
Se, por exemplo, estiver se candidatando a um emprego, você pode incluir informações sobre suas credenciais e experiência. Você pode, então, resumir seu e-mail escrevendo: “Com base em minha formação e experiência, acredito que seria um excelente candidato para esta posição”
Etapa 2. Adicione uma linha de conclusão
Em uma frase, conclua seu e-mail com uma expressão de agradecimento ou um pedido de contato. Se você estiver entrando em contato com outra pessoa, pode escrever, “Obrigado pelo seu tempo” ou “Estou ansioso para conhecê-lo”. Se você estiver respondendo a alguém, pode encerrar com: “Sinta-se à vontade para entrar em contato comigo se tiver mais perguntas”.
O fechamento exato que você deve usar depende do assunto do seu e-mail. Lembre-se de manter o fechamento curto, educado e relevante para o seu e-mail
Etapa 3. Escolha sua assinatura
Sempre se espera a aprovação ao encerrar um e-mail formal. Ao encerrar um e-mail formal, você deve escolher uma assinatura educada e respeitosa. Tente um encerramento como “Atenciosamente”, “Atenciosamente”, “Obrigado” ou “Cumprimentos”.
- Evite usar taquigrafia ou abreviações. É sempre melhor escrever palavras inteiras em uma assinatura formal.
- Tente evitar fechamentos muito próximos ou formais. Assinaturas como “Amor” são muito pessoais para um e-mail formal, enquanto “Respeitosamente seu” só é apropriado quando se dirige a funcionários do governo.
Etapa 4. Digite seu nome completo
Ao encerrar um e-mail formal, você sempre deseja usar seu nome e sobrenome. Você não sabe quantas pessoas chamadas John ou Lisa o destinatário conhece. Adicionar seu sobrenome os ajuda a lembrar de você com mais rapidez e clareza.
Método 2 de 3: encerrando um e-mail informal
Etapa 1. Dê um motivo para encerrar o e-mail
Conclua delicadamente seu e-mail com um comentário de encerramento rápido antes de assinar. Deve ser amigável e não precisa conter muitos detalhes. Uma frase como: "De qualquer forma, eu preciso ir para os livros!" é uma observação final perfeitamente boa.
Etapa 2. Mantenha a linha de comunicação aberta
Adicione uma declaração rápida permitindo que o destinatário saiba que você deseja ouvir a resposta dele. Escrever, “Avise-me se precisar de mais alguma coisa” ou “Mal posso esperar para saber o que você tem feito” é amigável e casual.
Etapa 3. Assine
Encerrar um e-mail informal pode ser muito mais casual do que um e-mail formal. Dependendo do destinatário, as assinaturas podem incluir:
- Amar
- Saúde
- Vê você
- Seu
- Tchau
Etapa 4. Assine seu nome
Com um e-mail informal, você normalmente não precisa assinar seu nome completo. O destinatário já sabe quem você é. É perfeitamente aceitável apenas assinar o seu primeiro nome.
Se você está escrevendo para alguém próximo a você, também pode usar um apelido. Se amigos ou familiares chamam você por um apelido, pode ser divertido e amigável usá-lo quando você terminar
Método 3 de 3: usando um bloco de assinatura
Etapa 1. Decida se uma assinatura é necessária
Se você estiver enviando um e-mail pessoal, não há necessidade de assinatura. Um bloco de assinatura inclui informações, incluindo seu cargo, suas informações de contato e as informações de sua empresa ou organização. Não se preocupe em incluir essas informações se estiver enviando um e-mail informal ou pessoal. Em vez disso, apenas assine seu nome.
- Freqüentemente, sua empresa ou organização exigirá uma assinatura e eles o informarão sobre as informações de que precisam. Pergunte à sua empresa se eles têm um bloco de assinatura padronizado que desejam que você use.
- Se sua empresa não fornece um bloqueio de assinatura padrão, você também pode copiar um bloqueio de outra pessoa em sua organização e substituir seus detalhes de contato pelos seus.
Etapa 2. Adicione suas informações
Seu bloco de assinatura deve incluir algumas coisas básicas. Deve conter, no mínimo, seu nome e sobrenome, seu cargo, seu número de telefone e seu endereço de e-mail. Você também pode optar por incluir o logotipo de sua empresa ou organização, site e links para mídias sociais como LinkedIn, YouTube e Facebook.
- Se sua empresa ou organização não tiver um formato de assinatura padrão, siga este fluxo básico: Coloque seu nome primeiro, seguido de seu cargo na próxima linha. Em seguida, adicione seu e-mail e número de telefone e coloque as informações da sua empresa ou grupo por último.
- Tente manter sua assinatura curta e simples. Use três ou quatro linhas de texto. Adicione um logotipo em vez de digitar o nome da sua empresa e use uma série de ícones de redes sociais em vez de digitar URLs.
- Desconfie de incluir muitas informações de mídia social. Os links devem direcionar para as informações de mídia social da sua empresa. Se sua empresa não tiver contas de mídia social, geralmente não é apropriado vincular às suas próprias contas, a menos que seja expressamente informado para fazê-lo.
Etapa 3. Salve sua assinatura para uso repetido
A maioria dos clientes de e-mail, incluindo Gmail e Outlook, permitem que você salve sua assinatura para que possa adicioná-la com um clique em vez de digitá-la. Verifique suas configurações de e-mail para configurar sua assinatura.
