Começar um e-mail com a saudação correta pode ser complicado. Ao enviar um e-mail profissional ou escrever para alguém que você não conhece bem, sua melhor aposta geralmente será escolher uma saudação simples e versátil como "Oi" antes de se dirigir à pessoa pelo sobrenome. Se você está escrevendo para um amigo, membro da família ou outra pessoa com quem você tem um relacionamento mais casual, não há problema em simplesmente se referir a eles pelo primeiro nome.
Passos
Método 1 de 4: escolhendo uma saudação adequada
Etapa 1. Diga “Olá” para iniciar seu e-mail com uma nota amigável
Um simples “Oi” seguido pelo nome da pessoa funcionará bem para a maioria dos e-mails. É relaxado e pessoal sem parecer excessivamente formal ou casual. E, por ser tão curto e direto, não distrairá seu leitor ou parecerá deslocado.
Você também pode usar “Olá” ao se dirigir a vários destinatários de uma vez, como em “Olá a todos”
Gorjeta:
“Oi” é uma saudação excelente e sem complicações, seja para um amigo, supervisor ou estranho seu e-mail.
Etapa 2. Abra com “Caro” para mensagens mais formais
"Caro" é uma saudação versátil - é mais adequado do que "Oi", mas ainda tem um tom caloroso e agradavelmente antiquado. Isso o torna uma maneira perfeita de solicitar correspondência com entes queridos e pessoas que você não conhece muito bem.
Esta saudação também pode ser usada para amigos e familiares
Passo 1.
- A palavra "Caro" também traz consigo uma nota de propriedade e respeito que saudações menos formais não trazem.
- Uma desvantagem desse abridor é que pode ser considerado um pouco formal demais para alguns, especialmente em um ambiente de negócios.
Etapa 2. Use uma saudação anônima se você não souber o nome do destinatário
“Saudações” e “A quem possa interessar” são duas das saudações anônimas mais comuns e inofensivas. Eles são uma aposta segura para aqueles momentos em que você não tem certeza de quem vai ler sua mensagem.
- Você também pode tentar algo ambíguo como “Prezado Senhor ou Senhora”, embora isso possa parecer um pouco enfadonho em todos, exceto nos e-mails mais formais.
- Saudações anônimas são mais frequentemente empregadas ao escrever para grupos, como empresas e organizações, em vez de indivíduos.
Etapa 3. Coloque o nome da pessoa sozinho se quiser ir direto ao ponto
Se você está perplexo sobre qual saudação usar ou se prefere deixar sua mensagem ocupar o centro do palco, é perfeitamente normal dizer o nome do destinatário e deixar por isso mesmo. Basta adicionar uma vírgula, pular uma linha e dizer o que você quer dizer.
- "Em. Thompson”não soa mais ou menos formal do que“Oi Sra. Thompson”e permite que você ignore a indecisão de escolher a saudação mais adequada.
- Usar o nome da pessoa como uma saudação em si também pode ser útil na correspondência de acompanhamento, quando você não deseja necessariamente escolher uma nova saudação todas as vezes.
Método 2 de 4: Dirigindo-se ao seu destinatário
Etapa 1. Chame a pessoa pelo primeiro nome, se você a conhece bem
Esta regra é muito simples: se você está falando pelo primeiro nome de alguém, não há problema em usar o primeiro nome. Caso contrário, é uma boa ideia manter o sobrenome para evitar ser presunçoso e potencialmente criticá-los da maneira errada.
Ao escrever para um conhecido conhecido, você pode inserir apenas o nome dele ou anexar uma saudação mais casual como uma introdução (por exemplo, "Ei Jackie")
Aviso:
Nunca se refira a alguém que você não conheceu pelo nome de batismo, a menos que ele diga especificamente que não há problema em fazer isso. Simplesmente não é educado!
Etapa 2. Consulte contatos profissionais e desconhecidos pelo sobrenome
Escolha uma saudação apropriada (lembre-se, “Olá”, “Prezado” e “Saudações” são úteis para uma variedade de situações) e, em seguida, acrescente o sobrenome da pessoa. A maioria dos e-mails que você envia provavelmente começa com o sobrenome do destinatário, especialmente se forem relacionados ao trabalho.
- Se a pessoa que você está enviando for uma mulher, use o prefixo “Sra.” em vez de “Sra.” a menos que você saiba com certeza que ela é casada.
- Fazer questão de usar o sobrenome do destinatário estabelece um tom cortês e respeitoso para a correspondência a seguir.
Etapa 3. Use um termo como “Todos” ao cumprimentar mais de um destinatário
Grandes grupos podem conter muitos tipos diferentes de pessoas, e você não quer fazer suposições sobre seu sexo ou nível de familiaridade. Uma vez que termos como "Caras" e "Senhoras e senhores" podem ser interpretados como restritivos de gênero, é melhor ignorá-los em favor de algo mais inclusivo.
- Certifique-se de evitar saudações excessivamente casuais como "pessoal" ou "vocês" também.
- Jogar fora o pronome coletivo errado pode fazer um de seus leitores se sentir marginalizado ou totalmente ignorado.
Etapa 4. Mencione o cargo ou posição da pessoa se for relevante para sua mensagem
Em circunstâncias normais, pode parecer estranho iniciar um e-mail com "Saudações, Chefe do Representante de Atendimento ao Cliente". Se a posição da pessoa estiver diretamente relacionada ao motivo da sua escrita, porém, pode ser uma boa maneira de prepará-la para uma pergunta, solicitação ou reclamação.
- Direcionar um e-mail para o “Direto das Comunicações” em vez de “Sr. Everett”informará ao destinatário que o assunto em questão envolve o desempenho de suas funções individuais.
- Da mesma forma, ao entrar em contato com o líder de uma organização, você pode interromper com uma saudação como: "Prezado organizador sindical de Salt Lake City".
Método 3 de 4: evitando erros comuns de saudação
Etapa 1. Lembre-se de sempre incluir uma saudação
A regra número um para escrever uma saudação por e-mail é certificar-se de que haja uma ali. Pode ser chocante abrir um e-mail e ser confrontado com um bloco de texto sem introdução ou amabilidades pessoais, e leva apenas alguns segundos para digitar algumas palavras para resumir a intenção de sua comunicação.
Um e-mail sem saudação será visto por muitos como incompleto. Como resultado, isso pode refletir negativamente em você ou em sua capacidade de se comunicar com eficácia
Gorjeta:
Não pense demais - se você não tiver certeza do que mais colocar, opte por um simples "Oi" e canalize sua força cerebral para compor o resto do seu e-mail.
Etapa 2. Evite "Ei", a menos que seja próximo da pessoa que está escrevendo
“Hey” é o mais casual possível. Por esse motivo, é uma maneira aceitável de enviar um e-mail para seu melhor amigo ou colega de trabalho com a mesma classificação, mas não para alguém de cima ou para alguém com quem você está se comunicando pela primeira vez.
- Embora possam parecer inofensivos, saudações excessivamente informais como “Ei” podem inadvertidamente sinalizar uma falta de respeito pelo destinatário.
- Outros modos de tratamento descontraídos, como "E aí?" Ou "Ei", nunca devem ser usados em e-mails. Essas saudações são mais reservadas para trocas de mensagens de texto.
Etapa 3. Tenha cuidado ao usar saudações específicas para um horário, como “Boa tarde
”Referir o tempo que você está escrevendo pode dar ao seu e-mail uma sensação mais personalizada e permitir que você se relacione melhor com o destinatário. No entanto, você só deve fazer isso quando tiver certeza de que eles estão no mesmo fuso horário. Se não for, você pode acabar parecendo sem noção ou imprudente.
- Dizer “bom dia” para alguém que mora do outro lado do mundo pode causar confusão, especialmente se seu e-mail contiver informações urgentes.
- Se você está decidido a usar uma dessas saudações, não vai doer nenhum minuto para ver a hora (e data!) No lugar onde o destinatário lerá sua mensagem.
Etapa 4. Mantenha sua pontuação simples e apropriada
A melhor maneira de formatar qualquer saudação é digitar a saudação de sua escolha e o nome do destinatário e, em seguida, inserir uma vírgula para ajudar na transição dos olhos para o corpo do e-mail. Você pode achar que uma exclamação é mais expressiva, mas há uma chance de que ela possa ser lida como juvenil ou não profissional.
- Em alguns casos, você também pode terminar sua saudação com dois pontos ou travessão para um efeito mais formal ou casual, respectivamente.
- Transmitir muito entusiasmo pode até irritar a pessoa para quem você está escrevendo, se ela não compartilhar do seu entusiasmo.
Etapa 5. Certifique-se de digitar o nome do destinatário corretamente
Verifique novamente a grafia do nome da pessoa conforme aparece em um e-mail anterior ou documento original antes de clicar em "enviar". Um erro ortográfico inocente não é o fim da palavra, mas cometer o mesmo erro mais de uma vez diz que você não se importa o suficiente para acertar.
- Se você encontrar um nome particularmente desafiador ou incomum, veja se você pode copiá-lo e colá-lo diretamente em seu e-mail de uma fonte externa.
- Você corre o risco de alienar seu leitor ao escrever seu nome de maneira incorreta de maneira inconsistente.
Método 4 de 4: Criando a linha de abertura do seu e-mail
Etapa 1. Declare a finalidade do seu e-mail imediatamente
Use sua primeira frase para dizer ao destinatário exatamente por que você está escrevendo. Dessa forma, eles não ficarão pendurados. Isso geralmente é tão simples quanto destilar o que você vai discutir no corpo da sua mensagem em uma ideia central e transformá-la em uma breve introdução.
- Uma abertura sólida para o seu e-mail pode ser: "Estou escrevendo para perguntar sobre …" ou "Gostaria de saber sua opinião sobre …"
- Não aborreça o destinatário com um preâmbulo prolixo ou informações desnecessárias. Não há necessidade de rodeios - basta ir direto ao ponto.
Etapa 2. Agradeça ao destinatário se estiver escrevendo uma resposta
Quando você está respondendo a alguém sobre uma mensagem que lhe foi enviada, é comum reservar um momento para agradecer. Receber um agradecimento por algo pode ser muito gratificante, e uma pequena expressão de gratidão o ajudará a ter certeza de que sua correspondência está começando com o pé direito.
- Ao redigir sua primeira frase, certifique-se de reconhecer ou resumir o propósito do e-mail original, como em “Obrigado por entrar em contato com a Acme Corporation sobre sua experiência recente” ou “Obrigado por responder tão rapidamente”.
- Se sua correspondência não for relacionada a negócios, você pode começar com algo como: “Obrigado por entrar em contato. Já faz tanto tempo que não nos falamos!”
Etapa 3. Cumprimente os contatos próximos com uma nota mais pessoal
Se você conhece o destinatário razoavelmente bem, pode optar por uma abordagem mais sentimental, verificando-o ou pedindo atualizações sobre sua vida. Saudações pessoais têm um toque íntimo e servem para estabelecer uma dinâmica amigável e sincera.
- Você pode usar uma linha de liderança como, "Parabéns pelo novo bebê!" ou "Eu estava no Brooklyn e trouxe de volta muitas boas lembranças" para lembrar um parente ou colega de escritório íntimo de que eles estão em seus pensamentos.
- Certifique-se de que quaisquer comentários pessoais ou perguntas que você inclua sejam apropriados, considerando seu relacionamento com o destinatário. Perguntando: "Você está gostando do seu novo apartamento?" pode assustar alguém que você conheceu apenas uma ou duas vezes.
Passo 4. Trabalhe com um pouco de humor para quebrar o gelo e prender a atenção
Embora o humor seja freqüentemente desencorajado no mundo profissional, ele pode fornecer um momento de alívio da natureza monótona da comunicação prática do dia-a-dia, quando usado com cautela. A maioria das pessoas está acostumada a ler e-mails secos e diretos, então saudações engraçadas podem ter o efeito de prender o leitor e torná-lo mais engajado.
”Se você quiser tornar as coisas um pouco mais leves, tente uma frase de abertura como,“Já é sexta-feira?” ou "Sei o quanto você adora ouvir falar de mim logo de manhã"
Aviso:
Uma piada rápida ou um jogo de palavras bobo pode ser útil para animar e-mails profissionais incolores, mas apenas quando a situação exigir.
Pontas
- Apesar de curta, a saudação é uma das partes mais importantes de um e-mail comercial. Essencialmente, dá ao destinatário a primeira impressão de você e de seu comportamento profissional.
- Os nomes dados ou preferidos da maioria das pessoas podem ser encontrados nas informações do remetente ou no próprio endereço de e-mail.
- Se por acaso você descobrir o nome de um destinatário anônimo após seu e-mail inicial, certifique-se de incluí-lo nas mensagens subsequentes para reconhecer a mudança e tocar em um toque mais pessoal.
