Os documentos do processo conduzem os leitores pela sequência lógica de etapas necessárias para concluir um processo com êxito. Por exemplo, os artigos do wikiHow são um tipo de documento de processo. O conteúdo de um documento de processo pode ser complicado ou simples, mas você precisará determinar quais etapas precisam ser concluídas, a sequência lógica dessas etapas e o que a sequência realizará se concluída com êxito. Com esses princípios em mente, é possível criar documentação de processo para qualquer coisa, desde ferver um ovo até a execução de uma campanha de marketing internacional.
Passos
Parte 1 de 3: Iniciando um Documento de Processo
Etapa 1. Identifique o processo
Quase tudo pode ser dividido em um processo e transformado em um documento de processo. Alguns exemplos incluem:
- Fazendo macarrão
- Aprendendo a dirigir
- Escrevendo uma carta
- Executando um rufar de tambores
Etapa 2. Descubra quais recursos seus leitores precisarão
Pense em todos os recursos de que seus leitores precisarão para concluir o processo que você deseja descrever. Compreender os recursos envolvidos será útil ao decidir como descrever cada uma das etapas. Alguns exemplos de recursos necessários incluem:
- Fazendo macarrão: água, macarrão, sal, panela, peneira, calor, tempo
- Aprendendo a dirigir: veículo, professor, tempo (tanto aprendendo quanto praticando), conhecimento das leis de trânsito
- Escrever uma carta: habilidades de escrita e ortografia, papel, caneta ou lápis
- Executando um rufar de tambores: bateria, baquetas, alguma experiência em tocar bateria, tempo
Etapa 3. Considere seu público
Antes de prosseguir, você deve reservar algum tempo para pensar sobre quem é o seu público e o que eles já sabem sobre o assunto. Esse conhecimento pode ajudá-lo a determinar quais informações você precisa incluir e quais informações você pode deixar de fora.
Por exemplo, se você está escrevendo um documento de processo sobre como cozinhar macarrão para um público geral que pode ou não saber cozinhar, então provavelmente você desejará definir termos como "al dente" e descrever o que significa " ferver."
Etapa 4. Crie um título
Cada documento de processo precisa de um título claro explicando qual processo você está detalhando. Para determinar como você deve chamar seu documento de processo, pense sobre o que você deseja que seus leitores aprendam a fazer. Por exemplo, você pode chamar seu documento de processo de “Fazer massa”, “Aprender a dirigir” ou “Escrever uma carta”.
Use o formulário obrigatório para seu título e etapas. Seu documento de processo deve começar com um verbo no presente, como "fazer", "cozinhar", "aprender" ou "escrever". Você deve continuar a usar este tempo para descrever as etapas do seu processo
Etapa 5. Use sua introdução para atrair seus leitores
A introdução do documento do processo lhe dará a chance de explicar o que o documento oferecerá e também atrairá a atenção do leitor. Em sua introdução, é uma boa ideia criar um senso de urgência para que o leitor continue a ler. Tente criar um problema para seus leitores e depois se ofereça para resolvê-lo.
Por exemplo, ao apresentar um documento de processo que explica como fazer macarrão, você pode dizer algo como: “Cozinhar macarrão pode parecer fácil, mas é fácil cozinhar demais ou mal cozer. Isso é um problema porque a massa que é muito mastigável ou muito macia pode não ser apetitosa, não importa o tipo de molho que você coloque nela. Mas se você fizer a massa da maneira certa, ela será tão impressionante quanto o seu molho.”
Parte 2 de 3: Descrevendo seu processo
Etapa 1. Divida o processo
Pense nas coisas que precisam acontecer como parte do processo que você está tentando descrever. Anote quantas partes do processo você puder para começar. Esta é uma estratégia de pré-escrita chamada "listagem". Ao fazer isso, tente dividir o processo em etapas pequenas e fáceis de entender. Por exemplo, se você quiser explicar como fazer macarrão, você pode escrever:
- Pegue uma panela e encha-a com água.
- Coloque a panela no fogão e ligue o fogo alto.
- Pegue o macarrão.
- Adicione o macarrão à água.
- Abaixe um pouco o fogo.
- Cozinhe pelo tempo indicado na embalagem.
- Escorra a massa em uma peneira na pia.
Etapa 2. Coloque seus passos em ordem
Depois de ter uma lista básica de etapas que seus leitores precisarão concluir, examine-as e certifique-se de que estejam em ordem. Considere se faria mais sentido dar uma de suas etapas antes ou depois na sequência.
- Por exemplo, se você está descrevendo o processo de fazer macarrão, então pode pensar se faz mais sentido dizer aos leitores para pegar o macarrão antes ou depois que a água estiver esquentando.
- Se o processo que você está descrevendo for algo bastante complicado ou no qual você pode fazer sem pensar, talvez seja necessário gastar mais tempo considerando a lógica de suas etapas. Por exemplo, se você é um baterista experiente tentando descrever como fazer um rufar de tambores, então você pode ter que se sentar em sua bateria e fazer alguns rufos.
- Conforme você executa as etapas em seu processo, pense sobre o que acontece primeiro, segundo, terceiro, etc. Compare esta sequência com sua lista de etapas.
Etapa 3. Determine se você precisa oferecer alguma informação adicional
Pense no processo novamente e tente determinar se há alguma informação faltando no processo. Tente determinar se há algo que os leitores precisam fazer antes de concluir uma de suas etapas.
- Por exemplo, você pode aconselhar seus leitores a definir um cronômetro ao adicionar a massa à água. Ou você pode aconselhar os leitores a verificar um pedaço de massa antes de esvaziar a panela inteira.
- Tente ler seus passos para um amigo para ver se há algo que você perdeu. Não explique nada que tenha escrito, apenas leia seus passos para um amigo e peça sugestões.
Etapa 4. Expanda seus passos
Depois de criar uma sequência sólida para seus passos, você precisará expandir cada um deles. Cada etapa do documento do processo deve incluir informações úteis para ajudar os leitores a entender como concluir cada uma das etapas. Tente ser o mais detalhado possível.
Por exemplo, quando você aconselha os leitores a pegar um pote e enchê-lo com água, você precisará dizer que tipo de pote os leitores devem usar e quanta água os leitores devem adicionar ao pote. Você pode pedir aos leitores que usem uma panela grande para cozinhar a massa e enchê-la com 12 xícaras de água
Etapa 5. Forneça exemplos
Os exemplos podem ajudar seus leitores a ter uma ideia mais clara de como fazer algo que pode ser difícil de entender. Tente usar exemplos que sejam fáceis para seus leitores se relacionarem e explique como o exemplo se relaciona com o processo que você está descrevendo.
Por exemplo, se você está tentando explicar aos leitores com que força segurar uma baqueta para fazer um rufar de tambores, você pode usar o exemplo de segurar um lápis para descrever quanta pressão é necessária. Os leitores serão capazes de identificar como segurar uma caneta ou lápis e usar esse conhecimento para ajudá-los a segurar uma baqueta da maneira certa
Etapa 6. Ofereça conselhos sobre solução de problemas
Pense nos erros comuns que as pessoas cometem ao tentar concluir esse processo e certifique-se de corrigir esses erros comuns em seu documento. Você pode encontrar uma maneira de trabalhar essas informações em uma de suas etapas ou pode fornecer essas informações no final do documento.
Por exemplo, talvez a razão pela qual muitas pessoas acabam cozinhando demais o macarrão seja porque se esquecem de ajustar o cronômetro. Ou talvez muitas pessoas tenham dificuldade com os tambores porque estão segurando as baquetas com muita força
Parte 3 de 3: Concluindo o Documento
Etapa 1. Inclua as transições quando necessário
Transições são palavras que ajudam a melhorar o fluxo de sua escrita. As transições podem ajudá-lo a esclarecer quando os leitores devem fazer as coisas em seu processo. Por exemplo, você pode aconselhar seus leitores a definir o cronômetro ANTES de adicionar a massa à água fervente. Ou você pode aconselhar seus leitores a colocar luvas de forno E DEPOIS despejar a massa na peneira da pia. Algumas outras palavras de transição boas para usar em um documento de processo incluem:
- próximo
- depois de
- primeiro
- último
- tb
Etapa 2. Simplifique seu idioma
Ao descrever um processo para um grande público, é importante certificar-se de que as palavras que você usa são simples o suficiente para que a maioria das pessoas as compreenda. O uso de muitos jargões (linguagem técnica) pode dificultar a compreensão das instruções pelos leitores. Reserve um minuto para ler suas instruções e procurar maneiras de simplificar a linguagem.
Se você precisar usar uma palavra especial para descrever seu processo, certifique-se de defini-la para seus leitores. Por exemplo, se estiver descrevendo como fazer macarrão, você precisará explicar o que significa “al dente”
Etapa 3. Teste o processo
É importante certificar-se de que o processo que você descreveu pode ser executado com êxito, seguindo suas instruções. Tente concluir o processo que você descreveu seguindo cada etapa na ordem em que você os colocou e usando apenas as informações que você incluiu.
- Ao testar seu processo, tente identificar qualquer informação que esteja faltando ou qualquer coisa que possa não estar clara para seus leitores.
- Peça a outra pessoa para testar seu processo também. Ter outra pessoa testando seu processo pode garantir ainda mais precisão em seu documento de processo. Peça a um amigo ou familiar para usar suas etapas para concluir o processo que você descreveu.
Etapa 4. Formate seu documento
Dependendo de como você planeja usar o documento do processo, pode ser necessário formatá-lo. Por exemplo, se o seu documento de processo deve ser formatado como uma redação do estilo MLA para uma tarefa de classe, você precisará revisar as diretrizes do instrutor e certificar-se de que o documento as atenda. Se você estiver usando o documento para um site da Web, precisará formatar o documento para atender às suas necessidades.
