A criação de um e-mail eficaz que solicite contribuições exige um tom que crie entusiasmo sobre sua organização. O uso do e-mail como meio de arrecadação de fundos está aumentando porque o custo é menor do que as solicitações por correio ou telefone e a comunicação é imediata. Existem maneiras de criar e-mails envolventes e acionáveis para que você obtenha os resultados que deseja: muitas doações.
Passos
Emails de amostra
Amostra de e-mail de doação escolar
Amostra de e-mail de doação comercial
Exemplo de e-mail de doação de caridade
Parte 1 de 3: Estruturando seu e-mail
Etapa 1. Escreva um título forte
Um título é a primeira linha de um e-mail e funciona como um título. Apenas cerca de 15% dos e-mails são abertos, então escrever um bom título é extremamente importante para manter a atenção daqueles 15% e obrigá-los a continuar lendo. Na verdade, na maioria das contas de e-mail, você pode ler a primeira linha de um e-mail no campo próximo ao assunto, portanto, os títulos não são apenas um motivo para continuar lendo um e-mail, são um motivo para abrir um.
- Use verbos e substantivos ativos para chamar a atenção, bem como negrito, centralização e uma fonte maior.
- Deixe o título curto e direto ao ponto, deixando o propósito do seu e-mail claro desde o início. Faça o leitor pensar que ler este e-mail será útil, oportuno e muito relevante para sua vida.
- Responda à pergunta que o leitor deseja saber: O que isso traz para mim?
- Sua linha de assunto pode provocar o leitor, ser um apelo à ação, ser um assunto de eventos atuais ou ser sobre um lugar ou evento local se sua organização for estritamente baseada na comunidade.
- Um bom exemplo de título é “Nova York desafia as regulamentações estaduais de gás natural no tribunal”
Etapa 2. Diga tudo no primeiro parágrafo
Vá direto ao ponto imediatamente. Os leitores não querem se perguntar sobre o que é seu e-mail na metade, motivo pelo qual eles podem excluir o e-mail sem fazer nenhuma doação. Deixe bem claro neste parágrafo o que você deseja que o leitor faça e por que está enviando este e-mail.
- Neste primeiro parágrafo, você deve pedir ao leitor sua doação. Embora pessoalmente você possa querer dizer a eles gentilmente que quer dinheiro, os e-mails exigem que você “peça” logo no início. Torne essa solicitação fácil de ver, como em negrito ou fonte maior.
- Em seu “pergunte”, diga aos leitores o que o dinheiro deles fará. Se uma pequena quantidade fará alguma coisa, se não tudo, diga a eles. Por exemplo, se $ 50 vão alimentar 100 crianças, você pode obter mais respostas do que dizer que precisa de $ 1.000 para construir uma cabana.
- Diga a eles que não há problema em dizer não. As estatísticas mostram que mais pessoas dão quando sentem liberdade para fazer a escolha sobre dar, em vez de se sentirem pressionadas a fazê-lo.
- Explique e descreva sua causa neste primeiro parágrafo para que fique claro que você quer o dinheiro para fazer algo, não apenas ganhar dinheiro por ter dinheiro.
Etapa 3. Use seu microcontente com sabedoria
Microconteúdo são todas as frases curtas e subtítulos que decoram um e-mail. Você deseja usar seu microconteúdo para destacar seus pontos principais para que os leitores que gostem de ler o e-mail antes de ler se sintam compelidos a ler o texto.
- Microcontent inclui títulos, subtítulos, a linha de assunto e links e botões.
- Use verbos ativos, advérbios descritivos e substantivos. Seu objetivo é fazer com que eles leiam o texto real.
- Um bom título pode ser assim: “Doe $ 50 para salvar um golfinho”
- Faça-os em negrito ou texto maior para que se destaquem. Eles tendem a aparecer no início de parágrafos ou novas seções.
- Escreva subtítulos simples. Você pode ou não ter subtítulos, mas é útil incluí-los quando achar que um título é muito curto. Siga os mesmos princípios: curto, prático, ousado.
Etapa 4. Conte uma história
Contar uma história com seu e-mail é mais atraente para os leitores. O corpo do seu e-mail conterá esta história. Lembre-se de que as histórias têm começo, meio e fim. Você pode querer usar uma história carregada de emoção para obrigar os leitores a se juntarem à sua causa financeiramente, uma que realmente aconteceu dentro de sua organização ou como resultado de sua atividade.
Etapa 5. Escreva parágrafos curtos no corpo
Elabore o corpo do seu e-mail em parágrafos curtos e objetivos. Isso ocorre porque os leitores estão cansados pela quantidade de e-mails que recebem. Limitar o comprimento do seu e-mail faz você se destacar.
- Traga apenas um ou dois pontos principais.
- Seja muito conciso, não importa quantas edições e revisões o e-mail precise passar para conseguir isso.
- Não inclua o histórico de por que você está pedindo dinheiro. Os usos que você dá no parágrafo inicial e sua história nos parágrafos do corpo são suficientes para explicar por que você precisa de dinheiro.
Etapa 6. Forneça links e botões - mas permaneça na mensagem
Pode ser tentador adicionar toneladas de links ao seu e-mail, mas isso pode se tornar uma distração e facilmente desviar o leitor de sua mensagem principal - obter uma doação. Uma maneira fácil de fornecer informações ao leitor curioso sem adicionar muitos links que distraiam é ter todas as informações relevantes no seu site e, em seguida, incluir um link apenas para o seu site. Por exemplo, se houver pesquisas provando que suas afirmações são verdadeiras, em vez de vincular diretamente a um estudo longo e complicado para o leitor se perder, tenha um link para esse estudo em seu site (e certifique-se de que a opção de doar esteja em destaque no seu site).
Etapa 7. Adicione imagens com cuidado
Você pode querer adicionar uma ou duas imagens para enfatizar seu ponto, mas isso não é necessário. Na verdade, cores e imagens podem fazer os e-mails parecerem spam. Tente inserir imagens apenas na parte superior ou inferior e restrinja seu uso quando achar que uma imagem é absolutamente necessária para comunicar seu ponto de vista ou obter simpatia.
- Uma imagem útil pode ser um assunto de sua caridade experimentando os efeitos de doações, como uma menina pobre recebendo roupas novas pela primeira vez.
- Inserir seu logotipo em um local discreto, como um canto inferior, pode ser uma exceção a essa regra, pois fornece reconhecimento instantâneo do leitor.
Etapa 8. Escreva uma próxima etapa / frase de chamariz direta
A parte final de um e-mail é a frase de chamariz, e torná-lo destacado permite que os leitores o leiam antes de ler todos os motivos pelos quais devem doar. Isso serve para informar os leitores por que você está enviando um e-mail para que permaneçam engajados. Seja claro sobre como fazer a doação.
- Se um leitor não sabe por que está lendo um e-mail, é muito mais provável que o descarte.
- Certifique-se de que este “pedido” final se destaque do resto do e-mail e seja muito claro sobre o que está pedindo. Faça com que tenha seu próprio parágrafo, esteja em negrito ou maior / fonte diferente e contenha um link de cores vivas ou um botão de doar.
- Se os leitores precisarem clicar no botão ou link, diga a eles para fazerem isso. Se eles tiverem que responder ao e-mail para obter mais instruções, diga-lhes para fazer isso sem dúvida alguma: “Clique no botão para salvar um macaco agora mesmo!” ou “Clique no botão de resposta neste mesmo instante e digite a frase‘informações de doação’no corpo.”
- Faz mais sentido para os leitores poder clicar em um link naquele momento, e provavelmente você receberá mais doações dessa forma, então tente fornecer um link ou botão para sua organização.
- Crie um site ou página de doação online para que os leitores possam contribuir online. De qualquer forma, é isso que os leitores esperam de um e-mail de doação.
Etapa 9. Seja breve
Se o seu e-mail for longo, não será fácil digitalizá-lo. Manter os parágrafos e cabeçalhos curtos garantirá que seu e-mail seja devidamente examinado antes que o leitor decida continuar lendo ou não.
Parte 2 de 3: mantendo seu público em mente
Etapa 1. Mantenha o tom mais casual do que uma carta
Uma carta formal enviada pelo correio de uma organização para um indivíduo costuma ser formal e distante devido ao modo de comunicação. No entanto, um e-mail, como um blog, é menos formal em seu tom.
- Use a segunda pessoa “você” ao se dirigir ao leitor.
- Use expressões familiares para ajudar o leitor a se relacionar com você, como "Custou um braço e uma perna" ou "Ele estava na altura dos joelhos de um gafanhoto".
- Use uma linguagem direta, honesta e aberta ao se dirigir ao leitor para que eles se sintam conectados e vejam você como autêntico.
Etapa 2. Faça as palavras fáceis de ler
Use fontes básicas e simplifique o apelo visual do e-mail. Não tente usar uma fonte cursiva extravagante - apenas uma fonte serif básica é suficiente. E não use duas fontes diferentes para os títulos e o texto. Simplesmente colocar em negrito ou tornar algum texto maior do que outros irá enfatizar os pontos muito bem.
Seu e-mail também deve ser fácil de ler do ponto de vista do idioma - sua redação deve estar no nível de leitura da 8ª série. Não fique muito prolixo ou complicado. Sua redação deve ser clara, sem erros (sem erros gramaticais ou ortográficos) e fácil de ler
Etapa 3. Inscreva-se em um serviço de e-mail
Se você quiser ter certeza de que seus e-mails estão sendo abertos, ou determinar que tipo de pessoa lê seus e-mails mais do que outras, você não precisa esperar por respostas ou doações. Se você se inscrever em um serviço de e-mail como o MailChimp, poderá medir uma lista inteira de diferentes métricas cada vez que enviar um e-mail para adequar seus e-mails aos seus leitores reais.
- Você pode revisar métricas como taxas de cliques, taxas de abertura e relatórios de leitura.
- As taxas de abertura são especialmente úteis para determinar quais linhas de assunto são populares, aumentando o número de pessoas que leem seus e-mails.
- Outra razão pela qual um serviço de e-mail é útil é que se você envia regularmente e-mails em massa pedindo doações, seu provedor de e-mail pode ficar desconfiado, até mesmo o classificando como um spammer suspeito. Também leva muito tempo para compilar listas, dividir sua lista de envio para atender aos requisitos de sua conta de e-mail (a maioria dos provedores de e-mail estabelece um limite de cerca de 50 destinatários por e-mail), responder a indivíduos e lidar com e-mails que voltar de endereços de e-mail inativos.
Etapa 4. Certifique-se de que sua lista se preocupa com sua causa
Reveja regularmente a sua lista de e-mail para certificar-se de que a está enviando para pessoas com maior probabilidade de lê-la, especialmente para garantir que as pessoas que expressaram interesse estejam nela. Suas métricas melhorarão dessa forma e você perderá menos tempo.
Etapa 5. Personalize por segmentação
Use um tom diferente com diferentes grupos de doadores. Por exemplo, se você tiver um grupo de pessoas que responde regularmente aos seus e-mails, envie-lhes um e-mail com um tom pessoal. Compile outra lista de leitores que você sabe que geralmente não abrem seus e-mails com um tom menos formal. E tenha um e-mail com tom explicativo para os primeiros e-mails.
Com um provedor de serviços de e-mail, você também pode personalizar e-mails individuais com os nomes de seus destinatários, como “Caro Henry”
Etapa 6. Inclua dados que apóiem sua arrecadação de fundos
Para manter seu público envolvido, você pode fornecer a eles dados encorajadores, mostrando como seu dinheiro funcionou ou vai funcionar. Essas informações podem ir no parágrafo de abertura ou na chamada para ação, ou em ambos. As pessoas gostam de dar quando sabem que já estão fazendo coisas boas.
Etapa 7. Agradeça após receber uma doação
Não se esqueça de enviar agradecimentos pessoais aos doadores depois de receber uma doação. Este é um ato simples que pode garantir uma doação repetida no futuro. Você deseja enviar este e-mail o mais rápido possível; olhe para isso como um tipo de recibo.
Se você receber uma grande quantidade de doadores a cada mês, considere a criação de um modelo para que possa colá-lo em um rascunho de e-mail e personalizá-lo rapidamente
Parte 3 de 3: Construindo uma lista de e-mail
Etapa 1. Não compre uma lista de e-mail
Vender e comprar uma lista de endereços de e-mail de doadores em potencial é ilegal de acordo com a CAN SPAM Act de 2003. Existem empresas que permitem que você "alugue" uma lista para uso único, mas isso pode ser muito caro, pois você provavelmente terá que comprar milhares de endereços de e-mail para ver até mesmo pequenos retornos. Provavelmente, é melhor aplicar esse dinheiro em outra coisa e procurar maneiras mais sólidas de construir sua lista de e-mail.
Etapa 2. Colete nomes em eventos
Sempre que sua organização sem fins lucrativos organizar ou estiver envolvida em um evento, certifique-se de fornecer uma maneira para que as pessoas se inscrevam em sua lista de e-mail. Coloque uma caneta, uma prancheta e algumas folhas de papel com espaço para os interessados escreverem seu nome e endereço de e-mail. Certifique-se de que o jornal declara que eles estão se inscrevendo em sua lista de e-mail.
Experimente um sorteio ou concurso para obter mais nomes. No evento, tente realizar um sorteio ou concurso para quem se inscrever em sua lista de e-mail
Etapa 3. Use a rede social
Certifique-se de que sua organização sem fins lucrativos tenha uma presença forte nas mídias sociais - do Twitter ao Facebook e ao Instagram. É fácil entrar em contato com as pessoas por meio da mídia social e, se você tiver um conteúdo atraente, as pessoas podem começar a compartilhar suas postagens ou pedir doações. Peça a seus seguidores para se inscreverem em sua lista de e-mail para que nunca percam um anúncio importante.
Etapa 4. Facilite
Seu site deve dar aos visitantes a oportunidade de se inscreverem em sua lista de e-mail. Não precisa ser chamativo, mas deve ser fácil de encontrar e se inscrever.
Vídeo - Ao usar este serviço, algumas informações podem ser compartilhadas com o YouTube
Pontas
- Reveja cartas anteriores de arrecadação de fundos ou mensagens de e-mail. Use frases e estilos semelhantes se as letras forem eficazes. Muitas organizações usam suas cartas de arrecadação de fundos anteriores como modelos para novas cartas.
- Incorpore seu logotipo em sua carta de e-mail para reconhecimento imediato. Os leitores costumam associar organizações ou corporações a seus logotipos.
- Use um provedor de serviços de e-mail para criar e-mails mais atraentes visualmente e para gerar métricas que melhorarão seus e-mails futuros. MailChimp é um bom exemplo.
- Certifique-se de que seu e-mail esteja com um marcador branco antes de enviá-lo. Se você usar uma plataforma de arrecadação de fundos online, como Fundraise.com, ela fará isso para você automaticamente.
