Este artigo se concentra em como comparar diretamente as informações entre dois arquivos Excel diferentes. Depois de começar a manipular e comparar as informações, você pode querer usar Look Up, Index e Match para ajudar na sua análise.
Passos
Método 1 de 4: usando o recurso Exibir lado a lado do Excel
Etapa 1. Abra as pastas de trabalho que você precisa comparar
Você pode encontrá-los abrindo o Excel, clicando em Arquivo então Abrire selecionando duas pastas de trabalho para comparar no menu que aparece.
Navegue até a pasta onde você salvou as pastas de trabalho do Excel, selecione cada pasta de trabalho separadamente e mantenha ambas as pastas de trabalho abertas
Etapa 2. Clique na guia Exibir
Depois de abrir uma das pastas de trabalho, você pode clicar no Visualizar guia na parte superior central da janela.
Etapa 3. Clique em Exibir lado a lado
Ele está localizado no grupo Janela da faixa de opções para o Visualizar menu e tem duas folhas como ícone. Isso irá puxar as duas planilhas em janelas menores empilhadas verticalmente.
- Esta opção pode não ser facilmente visível sob o Visualizar guia se você tiver apenas uma pasta de trabalho aberta no Excel.
- Se houver duas pastas de trabalho abertas, o Excel as escolherá automaticamente como os documentos a serem visualizados lado a lado.
Etapa 4. Clique em Organizar tudo
Essa configuração permite alterar a orientação das pastas de trabalho quando são exibidas lado a lado.
No menu que aparece, você pode selecionar para ter as pastas de trabalho Horizontal, Vertical, Cascata, ou Ladrilhado.
Etapa 5. Habilite a rolagem síncrona
Depois de abrir as duas planilhas, clique em Rolagem Síncrona (localizado sob o Ver lado a lado opção) para facilitar a rolagem pelos arquivos do Excel linha por linha para verificar manualmente as diferenças nos dados.
Etapa 6. Percorra uma pasta de trabalho para percorrer ambas
Depois que a rolagem síncrona estiver ativada, você poderá rolar facilmente pelas duas pastas de trabalho ao mesmo tempo e comparar seus dados com mais facilidade.
Método 2 de 4: usando a função de pesquisa
Etapa 1. Abra as pastas de trabalho que você precisa comparar
Você pode encontrá-los abrindo o Excel, clicando em Arquivo então Abrire selecionando duas pastas de trabalho para comparar no menu que aparece.
Navegue até a pasta onde você salvou as pastas de trabalho do Excel, selecione cada pasta de trabalho separadamente e mantenha ambas as pastas de trabalho abertas
Etapa 2. Decida em qual célula você gostaria que o usuário selecionasse
É aqui que uma lista suspensa aparecerá mais tarde.
Etapa 3. Clique na célula
A borda deve escurecer.
Etapa 4. Clique na guia DADOS na barra de ferramentas
Depois de clicar nele, selecione VALIDAÇÃO no menu suspenso. Deve aparecer um pop-up.
Se você estiver usando uma versão mais antiga do Excel, a barra de ferramentas DATA aparecerá quando você selecionar o DADOS guia e exibição Data de validade como a opção em vez de Validação.
Etapa 5. Clique em Lista na lista PERMITIR
Etapa 6. Clique no botão com a seta vermelha
Isso permitirá que você escolha sua fonte (em outras palavras, sua primeira coluna), que será processada em dados no menu suspenso.
Etapa 7. Selecione a primeira coluna da lista e pressione Enter
Clique OK quando a janela de validação de dados aparece. Você deverá ver uma caixa com uma seta, que aparecerá quando você clicar na seta.
Etapa 8. Selecione a célula onde deseja que as outras informações apareçam
Etapa 9. Clique nas guias Inserir e Referência
Em versões mais antigas do Excel, você pode ignorar clicando no Inserir guia e apenas clique no Funções guia para puxar o Pesquisa e Referência categoria.
Etapa 10. Selecione Lookup & Reference na lista de categorias
Etapa 11. Encontre Lookup na lista
Ao clicar duas vezes nele, outra caixa deve aparecer e você pode clicar OK.
Etapa 12. Selecione a célula com a lista suspensa para lookup_value
Etapa 13. Selecione a primeira coluna de sua lista para Lookup_vector
Etapa 14. Selecione a segunda coluna de sua lista para o Result_vector
Etapa 15. Escolha algo na lista suspensa
A informação deve mudar automaticamente.
Método 3 de 4: usando o comparador XL
Etapa 1. Abra seu navegador e vá para
Isso o levará ao site do XL Comparator, onde você pode carregar duas pastas de trabalho do Excel para comparação.
Etapa 2. Clique em Escolher arquivo
Isso abrirá uma janela onde você pode navegar até um dos dois documentos do Excel que deseja comparar. Certifique-se de selecionar um arquivo para ambos os campos.
Etapa 3. Clique em Avançar> para continuar
Depois de selecionar isso, uma mensagem pop-up deve aparecer na parte superior da página informando que o processo de upload do arquivo começou e que arquivos maiores levarão mais tempo para serem processados. Clique OK para fechar esta mensagem.
Etapa 4. Selecione as colunas que deseja verificar
Abaixo de cada nome de arquivo há um menu suspenso que diz Selecione uma coluna. Clique no menu suspenso de cada arquivo para selecionar a coluna que deseja destacar para comparação.
Os nomes das colunas ficarão visíveis quando você clicar no menu suspenso
Etapa 5. Selecione o conteúdo do arquivo de resultado
Existem quatro opções com bolhas ao lado deles nesta categoria, uma das quais você precisará selecionar como as diretrizes de formatação para o seu documento de resultado.
Etapa 6. Selecione as opções para facilitar a comparação de colunas
Na célula inferior do menu de comparação, você verá mais duas condições para a comparação do seu documento: Ignorar maiúsculas / minúsculas e Ignore "espaços" antes e depois dos valores. Clique na caixa de seleção de ambos antes de prosseguir.
Etapa 7. Clique em Avançar> para continuar
Isso o levará para a página de download do seu documento de resultados.
Etapa 8. Baixe seu documento de comparação
Depois de carregar suas pastas de trabalho e definir seus parâmetros, você terá um documento que mostra as comparações entre os dados nos dois arquivos disponíveis para download. Clique no sublinhado Clique aqui texto no Baixe o arquivo de comparação caixa.
Se você quiser fazer outras comparações, clique em Nova comparação no canto inferior direito da página para reiniciar o processo de upload de arquivo.
Método 4 de 4: Acessando um arquivo Excel diretamente de uma célula
Etapa 1. Localize sua pasta de trabalho e nomes de planilha
-
Nesse caso, usamos três pastas de trabalho de exemplo localizadas e nomeadas da seguinte forma:
- C: / Compare / Book1.xls (contendo uma planilha chamada “Vendas 1999”)
- C: / Compare / Book2.xls (contendo uma planilha chamada “Vendas 2000”)
- Ambas as pastas de trabalho têm a primeira coluna “A” com o nome do produto e a segunda coluna “B” com a quantidade vendida a cada ano. A primeira linha é o nome da coluna.
Etapa 2. Crie uma pasta de trabalho de comparação
Vamos trabalhar no Book3.xls para fazer uma comparação e criar uma coluna contendo os produtos, e outra com a diferença desses produtos entre os dois anos.
C: / Compare / Book3.xls (contendo uma planilha chamada “Comparação”)
Etapa 3. Coloque o título da coluna
Apenas com “Book3.xls” aberto, vá para a célula “A1” e digite:
- = 'C: / Compare [Book1.xls] Sales 1999'! A1
- Se você estiver usando um local diferente, substitua “C: / Compare \” por esse local. Se você estiver usando um nome de arquivo diferente, remova “Book1.xls” e adicione seu nome de arquivo. Se você estiver usando um nome de planilha diferente, substitua “Vendas 1999” pelo nome de sua planilha. Cuidado para não abrir o arquivo ao qual você está se referindo (“Book1.xls”): o Excel pode alterar a referência que você está adicionando, se estiver aberta. Você vai acabar com uma célula com o mesmo conteúdo da célula à qual você se referiu.
Etapa 4. Arraste para baixo a célula “A1” para listar todos os produtos
Pegue-o no quadrado inferior direito e arraste-o, copiando todos os nomes.
Etapa 5. Nomeie a segunda coluna
Neste caso, chamamos de “Diferença” em "B1".
Etapa 6. (Por exemplo) Estime a diferença de cada produto
Nesse caso, digitando na célula “B2”:
- = 'C: / Compare [Book2.xls] Sales 2000'! B2-'C: / Compare [Book1.xls] Sales 1999 '! B2
- Você pode fazer qualquer operação normal do Excel com a célula referida do arquivo referido.
