Embora as pessoas estejam enviando documentos por fax com menos frequência do que antes, talvez seja necessário enviar um fax de vez em quando. Ainda existem muitos bons motivos para enviar um fax, principalmente se você estiver enviando contratos ou se o destinatário não tiver a tecnologia ou o equipamento necessário para transmitir documentos de outra forma. Felizmente, você pode enviar documentos por fax usando uma máquina de fax, um computador ou até mesmo um smartphone.
Passos
Método 1 de 3: usando uma máquina de fax
Etapa 1. Configure sua máquina de fax
Para enviar e receber faxes usando um aparelho de fax, você precisará certificar-se de que seu aparelho de fax esteja conectado à tomada e à conexão de seu telefone fixo.
- Uma linha dedicada é recomendada se você planeja enviar fax com freqüência porque não poderá usar o aparelho de fax e o telefone ao mesmo tempo.
- Você também deve verificar se o aparelho de fax tem toner e papel se planeja receber fax.
- Se você não tiver um aparelho de fax em casa ou no trabalho, poderá enviar um gratuitamente da biblioteca pública local. Você também pode ir a uma loja como a Kinko's ou a The UPS Store para enviar seus documentos por fax mediante o pagamento de uma taxa. Essas opções funcionam melhor se você não espera enviar fax com freqüência.
Etapa 2. Ajuste suas configurações
Todos os aparelhos de fax são diferentes, mas geralmente você terá a opção de ajustar certas configurações. Leia o manual do usuário para saber mais sobre os recursos específicos disponíveis em sua máquina.
- Se você quiser ter certeza de que seu fax foi transmitido com sucesso, ative a configuração da página de confirmação. Quando este recurso está ativado, a máquina imprimirá uma página após o envio do fax, que o informará se a transmissão foi bem-sucedida ou não.
- Você também pode configurar um cabeçalho de fax, que é uma linha de texto que aparecerá na parte superior de cada documento enviado. Normalmente inclui informações básicas sobre a origem do fax.
- Se você planeja receber fax também, pode escolher entre o modo de recebimento automático ou o modo de recebimento manual, que exigirá que você aceite cada fax recebido.
Etapa 3. Reúna seus documentos
Usar os documentos originais em vez de fotocópias fornecerá ao destinatário um documento mais limpo e fácil de ler.
Use uma folha de rosto no topo das páginas que enviará por fax. A folha de rosto deve conter informações como o nome do remetente e o número do fax, o nome do destinatário e o número do fax, a data e o número de páginas incluídas no fax
Etapa 4. Coloque seus documentos na máquina
Muitas máquinas possuem um alimentador de papel e uma tela plana. Se você tiver apenas uma página, poderá usar qualquer uma das funções. Se você tiver várias páginas, o alimentador de papel geralmente funciona melhor.
- Ao usar o alimentador de papel, você pode inserir todas as páginas de uma vez. Seu aparelho de fax deve ter um ícone que indica a direção em que os papéis devem estar voltados no alimentador de papel. Algumas máquinas de fax também oferecem a opção de digitalizar e enviar por fax os dois lados de um documento, portanto, verifique o manual do usuário para ver se isso é possível em sua máquina.
- Ao usar a tela plana, levante a tampa da parte superior da máquina e coloque o documento voltado para baixo na tela de vidro. Certifique-se de alinhar seu documento com as marcações fornecidas na tela e feche a tampa antes de continuar.
Etapa 5. Digite o número do fax
Ao inserir o número, certifique-se de incluir o código de área, código do país e todos os números que você precisa discar. Você deve inserir o número exatamente como faria se estivesse ligando para o número usando um telefone.
Etapa 6. Pressione o botão enviar
Após alguns segundos, você ouvirá o aparelho começar a transmitir o fax e os papéis começarão a ser alimentados no aparelho.
O botão em sua máquina pode dizer "ir" ou "enviar fax" em vez de "enviar"
Etapa 7. Procure uma mensagem de confirmação
Alguns aparelhos exibirão uma mensagem na tela para informá-lo se o seu fax foi transmitido com sucesso. Se você definiu suas configurações para receber confirmações impressas, seu aparelho imprimirá uma página que detalha o status do seu fax.
Método 2 de 3: Enviando fax com um computador
Etapa 1. Escolha um programa
Ao enviar um fax de um computador, você terá a opção de usar o software instalado no computador ou um serviço online.
- Alguns sistemas operacionais vêm com programas que permitem o envio de fax. O Windows 7, por exemplo, possui uma ferramenta chamada Fax e Scan, que permite enviar um fax sem um aparelho de fax.
- Para usar o software do computador, você precisará conectar o computador a uma linha telefônica. Se isso não for possível, tente usar um serviço online.
- Existem vários serviços online disponíveis, incluindo MyFax, eFax e FaxZero. Alguns são gratuitos, alguns exigem uma assinatura ou associação e alguns serviços pedem que você pague por fax.
Etapa 2. Abra o programa e crie um novo fax
Cada programa é único, mas você deve ver uma opção chamada "criar novo fax" ou algo semelhante.
Etapa 3. Anexe seus documentos
Para enviar documentos por fax usando um computador, você precisará carregá-los em sua mensagem. Você deverá ver um botão que diz "fazer upload de documentos" ou algo semelhante.
- Se você tiver documentos eletrônicos, poderá pesquisá-los em seu computador e anexá-los à mensagem.
- Se você tiver documentos em papel, precisará usar um scanner para digitalizá-los. Se você não tiver um scanner, também pode tirar uma foto dos documentos e enviar para você mesmo por e-mail ou fazer upload da foto diretamente para o seu computador.
Etapa 4. Digite o número do fax e uma mensagem
Digite uma breve mensagem para o destinatário no espaço fornecido na tela, da mesma forma que faria se estivesse enviando um e-mail. Isso servirá como sua folha de rosto, portanto, não há necessidade de anexar uma folha de rosto separada. Você também precisará inserir o número de fax do destinatário no campo PARA.
Você também pode ser solicitado a digitar um código de confirmação para provar que não é um robô
Etapa 5. Clique em enviar
Depois de anexar seus documentos, digitar sua mensagem e inserir o número de fax do destinatário, clique no botão enviar e pronto.
Método 3 de 3: usando um telefone celular ou tablet
Etapa 1. Baixe um aplicativo
Há uma variedade de aplicativos móveis disponíveis para telefones e tablets que permitem que você envie fax da mesma forma que faria com seu computador. Alguns aplicativos são gratuitos, enquanto outros podem cobrar uma taxa. Os aplicativos populares incluem Files Anywhere, Fax Burner e JotNot Fax.
Alguns aplicativos fornecem um número de fax temporário, o que pode não ser ideal se você planeja enviar e receber com frequência
Etapa 2. Abra o aplicativo e escolha o seu documento
Depois de abrir o aplicativo em seu dispositivo móvel, você será solicitado a criar um novo fax. A primeira coisa que você precisa fazer é selecionar o documento que deseja enviar por fax.
- Se o seu documento for salvo localmente no seu dispositivo, no seu e-mail ou em um serviço de armazenamento em nuvem como o DropBox, você poderá pesquisar e fazer upload do seu documento a partir do aplicativo.
- Se você tiver um documento em papel, poderá usar seu telefone ou tablet para tirar uma foto do documento e anexá-la à mensagem.
Etapa 3. Digite o número do fax e uma mensagem
Digite uma mensagem para o destinatário, como faria se estivesse enviando o fax de um computador. Certifique-se de inserir o número de fax do destinatário no campo PARA da sua mensagem.
Etapa 4. Clique em enviar
Depois de anexar seus documentos, digitar sua mensagem e inserir o número de fax do destinatário, clique no botão enviar e seu fax será enviado.
Pontas
- Atualize para uma impressora multifuncional se quiser enviar fax de sua casa ou escritório sem fazer download de software, enviar documentos para um site da Web ou comprar um aparelho de fax separado. Você ainda precisará de uma conexão telefônica.
- Se você tiver uma conta em um serviço de fax online como RingCentral ou eFax, poderá usar sua conta para enviar fax diretamente do Gmail. Tudo o que você precisa fazer é inserir o número do fax para o qual deseja enviar, seguido de @ nomededominio.com no campo PARA. Por exemplo, se você usar o eFax, digite [email protected].
- Os aparelhos de fax às vezes ficam atolados e as páginas às vezes grudam. Se isso acontecer, você precisará reenviar seu documento.
