Se você já está trabalhando há algum tempo, provavelmente sabe como os e-mails são importantes. Como não há como transmitir o tom ou a linguagem corporal pela internet, é fácil interpretar mal a mensagem de alguém quando você a vê em uma tela. Continue lendo para aprender como escrever e-mails claros, concisos e eficazes em um ambiente profissional.
Passos
Método 1 de 10: Escreva e-mails quando puder se concentrar
Etapa 1. Se você estiver distraído, seu e-mail pode não estar tão bem organizado
Quando você tem um e-mail para escrever, tente sentar-se sem ser interrompido quando não estiver pensando em um milhão de outras coisas. Sua escrita ficará mais clara e você poderá se concentrar em sua gramática, tom e mensagem geral.
- Isso é especialmente importante se o seu e-mail for enviado para várias pessoas.
- Escreva e-mails em uma sala silenciosa e deixe de lado o telefone e outras distrações.
Método 2 de 10: Defina o tom com suas primeiras palavras
Etapa 1. Sua frase de abertura pode ter um grande impacto
Se você quiser que seu tom seja leve e casual, abra com algo como, “Oi Jéssica! Espero que você tenha tido um bom fim de semana.” Se quiser mantê-lo um pouco mais profissional, basta dizer algo como “Oi David”.
Tente evitar qualquer coisa muito enfadonha, como “Caro Robert”. Parece um pouco impessoal
Método 3 de 10: Mantenha seus e-mails curtos
Etapa 1. Mensagens prolixas tendem a confundir o destinatário
Tente ser breve e conciso, se possível. Mantenha suas frases curtas e não acrescente muitos detalhes - se você se pegar escrevendo mais de 1 ou 2 parágrafos, provavelmente deve fornecer as informações às pessoas por meio de um bate-papo por vídeo ou pessoalmente.
- Tente ir direto ao ponto rapidamente e evite escrever uma tonelada de amabilidades.
- As pessoas tendem a ler e-mails em rajadas curtas. Se você adicionar muitas informações, é provável que algumas delas se percam.
- Mantenha seus e-mails curtos, mas evite frases contundentes ou respostas de uma palavra. Isso pode parecer um pouco rude, especialmente na tela de um computador.
Método 4 de 10: declare claramente o que você precisa
Etapa 1. Se você estiver solicitando algo, certifique-se de que seja compreensível
Não faça rodeios - diga o que você precisa de forma clara e direta, para que não haja mal-entendidos. Se houver um cronograma, certifique-se de incluí-lo também. No entanto, certifique-se de manter seu tom leve. Por exemplo:
- “Preciso daquele relatório de progresso mensal na minha caixa de entrada até segunda-feira à noite.”
- “Se você pudesse enviar o formulário de feedback da equipe para mim até o final da semana, seria ótimo.”
Método 5 de 10: Organize seus pensamentos com parágrafos
Etapa 1. Isso ajudará as pessoas a ler as informações facilmente
Quando você passar para um novo assunto, separe-o com um novo parágrafo para que seu e-mail possa ser lido rapidamente. Isso ajudará o leitor a examinar a mensagem rapidamente para encontrar as partes que são mais relevantes para ele.
Use palavras como “também”, “próximo” e “por último” para começar seus parágrafos
Método 6 de 10: Adicione uma linha de assunto específica
Etapa 1. Deixe as pessoas saberem exatamente sobre o que se trata o e-mail
Certifique-se de que seu assunto seja específico; por exemplo, em vez de escrever “Relatório”, tente algo como “Relatório de planejamento mensal: junho de 2021”. É mais provável que seus colegas abram e leiam se souberem que é importante e relevante para eles.
Isso também ajuda a manter seus e-mails fora da pasta de spam
Método 7 de 10: Reveja erros de digitação
Etapa 1. Erros podem realmente confundir sua mensagem
Embora a maioria dos corretores ortográficos detecte palavras com erros ortográficos, eles não serão capazes de identificar a escolha de palavras incorretas ou o nome de alguém com erros ortográficos. Você também deve ler em busca de pontuação ausente ou erros gramaticais, uma vez que eles podem fazer o leitor pensar que você não se importa. Gaste 2 a 3 minutos lendo seu e-mail antes de enviá-lo para ter certeza de que não há erros óbvios.
Em um ambiente profissional, é muito importante escrever o nome de alguém corretamente. Reserve um minuto para verificar se você o tem direito antes de enviá-lo para evitar qualquer constrangimento no futuro
Método 8 de 10: Leia novamente seus e-mails para ver o tom
Etapa 1. Pense em como seus destinatários lerão sua mensagem
Algo como "Vamos conversar mais tarde" pode parecer inocente para você, mas seu colega lendo pode pensar que está com problemas ou que você está com raiva. Altere para algo como “Você tem tempo para conversar mais tarde sobre as próximas mudanças no relatório?” para ser um pouco mais claro.
- Nunca use letras maiúsculas em seus e-mails! Escrever uma frase em maiúsculas é geralmente visto como gritar com alguém através da tela de um computador.
- Em vez de algo como “Envie suas alterações até amanhã de manhã”. tente algo como: "Já que o prazo é amanhã à tarde, vou precisar de suas alterações até amanhã de manhã. Deixe-me saber se esse cronograma funciona para você.”
Método 9 de 10: faça uma pausa antes de responder a um e-mail inflamado
Passo 1. Se você receber um e-mail que o deixa com raiva, pare um pouco para respirar
Em vez de elaborar uma resposta cortante, conte até 10 (ou 1.000) até se sentir calmo. Em seguida, releia o e-mail para ver se é realmente um insulto ou não. Provavelmente, você pode ter interpretado mal a mensagem um pouco, e na verdade não é tão ruim.
Se ainda sentir necessidade de redigir uma resposta raivosa, espere 24 horas antes de enviá-la. Então, reveja sua resposta depois de um dia para ver se você ainda deseja enviá-la ou não
Método 10 de 10: Dê às pessoas o benefício da dúvida
Etapa 1. É difícil transmitir um tom positivo em um e-mail
Se você leu algo que um colega lhe enviou e você fica imediatamente ofendido, dê um passo para trás e releia o que ele escreveu. Tente se perguntar se há outra maneira de interpretar o tom - este e-mail é realmente rude ou eles estão apenas sendo rudes?
Por exemplo, alguém pode escrever: “Preciso desse relatório hoje à noite”. À primeira vista, isso parece um pouco frio e sem emoção. No entanto, não é necessariamente rude, é apenas factual e breve
Pontas
Os emails são frequentemente vistos como não urgentes. Se precisar de uma resposta imediata, tente falar com seu colega pessoalmente ou por chat de vídeo
Avisos
- Mesmo que emojis e emoticons indiquem um tom, não os use para um e-mail profissional.
- Não envie e-mails ofensivos ou inflamados, especialmente para uma pessoa que você não conhece muito bem.
