Um e-mail de confirmação permite que outra pessoa saiba que você recebeu uma mensagem ou solicitação, mesmo se não puder dar uma resposta completa imediatamente. Embora não seja necessário enviar uma confirmação para cada e-mail pessoal recebido, você deve responder em um ambiente profissional ou comercial quando for contatado diretamente. Se você só precisa dizer à outra pessoa que recebeu o e-mail dela, envie uma breve confirmação para que ela saiba. Se a pessoa solicitou um serviço ou encomendou um produto, forneça mais informações sobre quando esperar uma resposta ou como resolver quaisquer problemas.
Passos
Método 1 de 2: Confirmando que você recebeu um e-mail
Etapa 1. Responda se você estiver listado na linha Para: ou for nomeado na mensagem
Verifique a parte superior do e-mail para ver se o remetente listou seu endereço de e-mail na linha “Para:”. Se você não estiver listado lá, examine o corpo do e-mail para ver se seu nome aparece em algum lugar. Se você vir seu nome, certifique-se de enviar uma confirmação, pois você foi abordado diretamente.
Se o seu endereço de e-mail estiver listado apenas na linha “CC” do e-mail, mas você não for mencionado no corpo, você não precisa enviar uma confirmação, pois a mensagem provavelmente foi enviada para um grande grupo de pessoas
Aviso:
Evite reconhecer mensagens de spam, pois elas podem continuar enviando e-mails se você responder.
Etapa 2. Dirija-se ao remetente pelo nome na saudação
Comece sua saudação no topo do seu e-mail para que a outra pessoa veja imediatamente ao abri-lo. Use uma saudação formal, como “Olá” ou “Caro”, seguido do nome. Se você estiver respondendo a um superior ou a alguém com quem não está familiarizado, use o cargo seguido do sobrenome. Se você conhece bem a outra pessoa, pode usar o primeiro nome dela.
Por exemplo, você pode dizer “Olá, Sra. Davis” ou “Caro Jonathan,” como sua saudação
Etapa 3. Mencione brevemente que você leu o e-mail
Use apenas algumas frases para o seu agradecimento, para que não pareça muito prolixo. Agradeça a pessoa por enviar o e-mail ou informe que você recebeu a mensagem. Se houver algum detalhe específico, repita-o em suas frases iniciais para mostrar que você leu a mensagem.
- Por exemplo, você pode escrever algo como “Obrigado por me enviar uma mensagem sobre a reunião da próxima semana” ou “Recebi e li seu e-mail em relação ao nosso novo cliente em potencial”.
- Se você não teve tempo de ler o e-mail, pode dizer algo como: “Obrigado por entrar em contato comigo. Recebi sua mensagem e irei lê-la assim que puder.”
Etapa 4. Dê um tempo estimado para uma resposta se o e-mail tiver uma solicitação ou pergunta
Se você tiver tempo para responder totalmente imediatamente, faça-o assim que puder para ajudar a mostrar que você é confiável e confiável. Caso contrário, forneça um prazo em que a outra pessoa possa esperar outra mensagem sua, para que ela não pense que você a está ignorando. Tenha cuidado para não prometer demais sobre quando você pode responder se achar que pode demorar mais.
- Por exemplo, você pode dizer: “Conseguirei obter essas informações dentro de 2 dias” ou “Entrarei em contato novamente hoje mesmo para discutir o problema mais detalhadamente”.
- Se você não souber quanto tempo levará para responder, use: "Eu entrarei em contato com você o mais rápido possível com quaisquer perguntas ou comentários."
- Se não houver uma solicitação ou problema que você precise resolver no e-mail, você não precisa responder com um prazo.
Passo 5. Encerre o e-mail com um fechamento e seu nome antes de enviá-lo
Use um fechamento formal em seu e-mail, como “Atenciosamente” ou “Obrigado novamente,” para ajudar a mensagem a soar mais profissional. Escreva seu nome após o fechamento para encerrar sua mensagem. Certifique-se de que tudo está escrito corretamente antes de clicar no botão Enviar.
- Por exemplo, você pode escrever “Atenciosamente, Beth” ou “Obrigado novamente, Travis”.
- Você também pode fornecer um número de telefone ou um endereço de e-mail alternativo após seu nome, se desejar dar à outra pessoa uma maneira diferente de entrar em contato com você.
Etapa 6. Envie um e-mail de resposta completa o mais rápido possível
Se o e-mail original tinha uma solicitação ou pergunta, reserve um tempo para escrever uma resposta completa quando possível. Aborde todas as preocupações ou perguntas na mensagem na íntegra para mostrar que você dedicou um tempo para considerar a mensagem. Mantenha um tom educado e positivo ao longo da mensagem para manter um bom repertório com eles.
Se precisar de mais tempo, como se você estivesse esperando um relatório ou documento, tente enviar um e-mail de acompanhamento com uma atualização e um novo prazo para que a outra pessoa não pense que você se esqueceu deles
Método 2 de 2: respondendo a pedidos e serviços comerciais
Etapa 1. Coloque o nome da pessoa com quem você está entrando em contato na parte superior do e-mail
Comece com uma saudação formal, como “Olá” ou “Prezado”, para manter um tom profissional em sua mensagem. Se você não conhece bem a pessoa, use o cargo dela seguido do sobrenome para manter a formalidade. Se você estiver mais familiarizado com a pessoa ou se ela fornecer o primeiro nome, você pode chamá-la assim.
Por exemplo, você pode escrever “Prezado Sr. Christensan” ou “Olá, Dana” como sua saudação
Passo 2. Agradeça a pessoa e mencione o produto ou serviço que solicitou
Expresse gratidão genuína para com a pessoa na frase de abertura do seu e-mail. Na mesma frase, reafirme o produto que a pessoa encomendou ou quais os problemas ou preocupações que mencionou na correspondência anterior. Dessa forma, a pessoa reconhecerá que você dedicou um tempo para ler ou processar as mensagens anteriores.
Por exemplo, você pode dizer: “Obrigado por pedir as 2 caixas de chocolates de nossa loja” ou, “Agradecemos por você ter entrado em contato com relação à vaga para a qual se candidatou”
Etapa 3. Dê à pessoa um prazo de quando ela deve esperar uma resposta ou entrega
Mencione na próxima frase quanto tempo levará para a outra pessoa ter uma resposta sua, para que ela não sinta que você a esqueceu. Certifique-se de que o prazo fornecido seja preciso e honesto, ou eles podem ficar chateados se não receber uma resposta sua.
Por exemplo, você pode dizer: “Você pode esperar seu pacote em 3 dias úteis” ou “Por favor, aguarde 1–2 dias úteis para que possamos responder”
Variação:
Se você não souber quanto tempo levará para responder, diga algo como: “Entraremos em contato com você o mais rápido possível para tratar de suas preocupações”.
Etapa 4. Dê sugestões caso haja algum problema que você não consiga resolver por e-mail
Se você não conseguir resolver o problema diretamente, tente recomendar outras opções que podem ser mais úteis. Mantenha um tom educado e compreensivo ao longo da mensagem para que não soe negativo ou pareça falso. Tente dar o máximo de detalhes possível à pessoa para que ela possa dar os próximos passos para resolver seus problemas.
Por exemplo, você pode dizer: “Lamento saber que há um problema com a transferência de dinheiro para sua conta corrente. Experimente consultar as nossas FAQs para ver se o seu problema foi resolvido. Caso contrário, você pode precisar visitar seu banco e falar com seu gerente de conta para confirmar suas transações.”
Etapa 5. Deixe as informações de contato na parte inferior do e-mail
Encerre seu e-mail com um fechamento formal, como “Atenciosamente” ou “Obrigado novamente”, para encerrar a mensagem com uma boa nota. Certifique-se de incluir seu nome após o fechamento. Se quiser dar à outra pessoa opções para entrar em contato com você, você também pode deixar um número de telefone, endereço de e-mail alternativo ou site após seu nome.
