Se você estiver ficando sem espaço em seu e-mail do IBM Notes, mas não estiver pronto para excluir e-mails, considere arquivá-los. Arquivar e-mails significa copiar mensagens para um local diferente em seu computador. Aprenda como arquivar IBM Notes para liberar espaço em sua conta enquanto salva os e-mails originais. Também ajuda o computador e o software a funcionar com desempenho superior.
Passos
Etapa 1. Limite o tamanho do arquivo de mensagens
Mantenha o tamanho do arquivo de mensagens menor que 500 MB. (Algumas organizações podem exigir uma limitação mais rígida, como 200 MB.)
- Verifique o tamanho dos dados acessando Arquivo, Banco de dados, Propriedades. No Lotus 8, vá para Arquivo, Aplicativos, Propriedades.
- Clique na guia "i". O número após "Espaço em disco" é a quantidade de dados que você possui atualmente no IBM Notes.
Etapa 2. Aprenda as configurações predeterminadas de sua organização
Se você usa o IBM Notes para a escola ou trabalho, pode já haver configurações de arquivamento em vigor. Isso ajuda as organizações a controlar a quantidade de emails por usuário, bem como o desempenho geral dos computadores da organização. Se as configurações de arquivamento já estiverem estabelecidas, converse com sua equipe técnica de sistemas para ver se elas podem ser modificadas.
Etapa 3. Determine as configurações de arquivamento desejadas
Você pode arquivar todos os e-mails do IBM Notes ou selecionar alguns específicos. Você também precisará decidir com que freqüência deseja que o IBM Notes seja arquivado.
- Abra o aplicativo apropriado (Mail).
- Vá para Ações, Arquivo, Configurações.
- Vá para a guia Critérios e certifique-se de que "Padrão para a última modificação" esteja selecionado.
- Clique em "ok" para salvar as alterações.
- Certifique-se de que os critérios estejam habilitados.
Etapa 4. Agendar arquivos automáticos
A programação de arquivamentos automáticos garante que você arquive regularmente e de forma consistente. Isso também economiza seu tempo.
- Abra o aplicativo apropriado (Mail).
- Vá para Ações, Arquivo, Configurações.
- Vá para a guia Programação. Certifique-se de que "Agendar arquivamento" esteja selecionado.
- Escolha a hora e o dia apropriados em que deseja que seu computador arquive seus arquivos.
Etapa 5. Arquive manualmente o IBM Notes
Mesmo se você programar o arquivamento automático, ainda poderá arquivar manualmente a qualquer momento.
- Abra o aplicativo apropriado (Mail).
- Abra o e-mail ou pasta que deseja arquivar.
- Vá para Ações, Arquivar, Arquivar agora.
- Clique em Sim para arquivar de acordo com suas configurações predeterminadas.
Etapa 6. Arquive usando o método de arrastar e soltar
Esta é simplesmente outra maneira de arquivar manualmente o IBM Notes.
- Abra o aplicativo apropriado (Mail).
- Abra o e-mail ou a pasta que deseja arquivar.
- Selecione a (s) mensagem (ns) apropriada (s).
- Arraste a (s) mensagem (ns) para o arquivo necessário no painel de navegação.
Etapa 7. Exibir mensagens arquivadas
Embora você tenha arquivado um e-mail, ainda pode precisar acessá-lo de vez em quando. Seu arquivo irá imitar as pastas que você configurou em sua conta do IBM Notes. Tudo permanecerá organizado da maneira que você planejou.
- Abra o aplicativo apropriado (Mail).
- Clique em Arquivo no painel de navegação.
- Selecione o arquivo apropriado (ou seja, Padrão para a última modificação).
Pontas
- Faça backup de e-mails importantes. Se você tiver e-mails importantes no IBM Notes, certifique-se de copiá-los para outro local, como um CD ou DVD. Isso fornece uma cópia extra caso algo aconteça com o servidor ou com a cópia armazenada em seu computador pessoal.
- Exclua mensagens antigas e desnecessárias, especialmente se contiverem anexos. Isso também ajudará a diminuir o tamanho dos dados e ajudará no desempenho do computador.
