O arquivamento é o armazenamento ou preservação de informações. As organizações estão convertendo documentos em papel em digitais todos os dias, para aumentar a vida útil dos documentos. Isso, junto com a imensa quantidade de dados gerados por computadores hoje, significa que o arquivamento de documentos só vai crescer em importância. Se você sabe como arquivar documentos, pode liberar espaço para que seu computador controle os documentos atuais com mais eficiência.
Passos
Etapa 1. Arquive documentos em um arquivo zip
Particularmente úteis com arquivos importantes, mas raramente necessários, os arquivos zip reduzem o espaço que os documentos ocupam no disco rígido.
- Simplesmente destaque os arquivos que deseja converter para o formato zip.
- Clique com o botão direito do mouse e escolha “Enviar para”.
- Você deseja enviar os arquivos para uma "pasta compactada (zipada)".
- Verifique se os arquivos estão realmente lá clicando duas vezes na pasta zip. Se estiverem, você poderá excluir os arquivos originais.
Etapa 2. Migre seus documentos para um meio de armazenamento separado
As escolhas populares para arquivamento digital são unidades de fita externas, unidades de disco rígido externas ou pen drives.
Etapa 3. Faça backup dos documentos em um CD ou DVD se você tiver um gravador de CD ou DVD
Os backups são outra forma de arquivamento, embora você provavelmente conheça esse método com outro nome - gravar um disco. Por exemplo, o Windows usa um sistema de arquivos Live e um formato Mastered (melhor para compatibilidade em outros dispositivos) para copiar arquivos para CDs ou DVDs.
- Insira um CD ou DVD gravável no gravador de CD ou DVD do computador para o Live File System.
- Quando a caixa de diálogo aparecer, clique em “Gravar arquivos em disco de dados”.
- Nomeie o disco e clique em "Avançar".
- Aguarde uma pasta vazia para que o disco apareça. Isso significa que o disco está formatado e pronto para copiar arquivos.
- Abra a pasta com os documentos que deseja arquivar e arraste os arquivos para a pasta vazia do disco.
- Para o formato Mastered, insira um CD ou DVD gravável no gravador de CD ou DVD de um computador.
- Quando a caixa de diálogo aparecer, clique em “Gravar arquivos em disco de dados”.
- Nomeie o disco e clique em "Mostrar opções de formatação".
- Escolha “Mastered” e clique em “Next”.
- Aguarde uma pasta vazia para que o disco apareça. Isso significa que o disco está formatado e pronto para copiar arquivos.
- Abra a pasta com os documentos que deseja arquivar e arraste esses arquivos para a pasta vazia do disco.
Etapa 4. Envie documentos para armazenamento externo
- Além de funcionar como um local para arquivos arquivados, os locais seguros de armazenamento externo protegem os dados contra desastres, como incêndio e falhas no disco rígido.
- Com tantas empresas oferecendo este serviço, você deve contatar uma empresa diretamente para obter detalhes sobre como elas operam e quais garantias estão incluídas no arquivamento externo de documentos.
Etapa 5. Use o software para arquivamento digital
- Um dos métodos mais conhecidos de preservar a aparência de um documento é criar um arquivo PDF. Oferecido pela Adobe, este software - conhecido como Adobe Acrobat - facilita a conversão de documentos para o formato PDF de vários programas de software. Existem também vários programas gratuitos que criarão esses arquivos.
- O fato de as especificações serem públicas significa que versões futuras do software da Adobe poderão ler versões anteriores de documentos.
- Além disso, os leitores de PDF estão disponíveis para download gratuito no site da Adobe.
Etapa 6. Fique atualizado com a tecnologia para arquivar documentos
Com o rápido desenvolvimento da tecnologia, o que é atual hoje pode ser obsoleto amanhã. Isso pode ser um problema ao migrar arquivos arquivados para um novo sistema.
Pontas
- Catalogue os arquivos arquivados para que você ou outras pessoas possam encontrar os arquivos necessários com o tempo. Isso pode ser tão simples quanto nomear arquivos ou pastas com o nome do conteúdo e as datas que os arquivos abrangem. Por exemplo, se estiver arquivando registros comerciais, você pode nomear uma pasta como "Arquivos comerciais 1º trimestre de 1997." Em sistemas maiores, os arquivos provavelmente usam metadados para fins de catalogação.
- Outra razão para arquivar arquivos é que às vezes existem requisitos legais que exigem o salvamento de informações.
Avisos
- Os dados multimídia são frequentemente vinculados a hardware ou software específico e podem não estar acessíveis fora dos sistemas proprietários.
- Um perigo é o risco de corrupção de arquivo. Certifique-se de usar um sistema bem testado para fazer backup de suas informações.
- Não ter um sistema para arquivar documentos pode levar à perda não intencional de arquivos, especialmente se eles forem excluídos por engano.
