Você pode pensar que apenas os professores da escola precisam se preocupar com a frequência, mas, na verdade, essa também é uma prática comercial importante. Tanto para pequenas como para grandes empresas, dados de atendimento precisos podem revelar muito sobre eficiência, lucratividade e satisfação do funcionário. Graças à tecnologia moderna, existem inúmeras maneiras de registrar a presença dos funcionários e utilizar os dados de forma eficaz.
Passos
Método 1 de 3: Coletando Dados de Presença
Etapa 1. Use uma planilha simples apenas se você tiver uma pequena empresa
Se você tem 5 ou menos funcionários, e possivelmente até 10 ou menos, usar um método muito simples de registro de presença pode funcionar para você. Você pode acompanhar a frequência e os horários em uma planilha do Microsoft Office ou Google Docs, por exemplo, ou até mesmo contar com planilhas de papel. Opte por opções de rastreamento mais avançadas, no entanto, se você tiver mais de 5 a 10 funcionários.
- Não importa o tamanho do seu negócio, use sempre um sistema claro para registrar a frequência e os horários. Não confie na sua memória ou na palavra do seu funcionário ao tentar controlar as coisas!
- Se você preferir uma planilha em papel, verifique online se há um modelo para impressão que atenda às suas necessidades.
Etapa 2. Faça um modelo do Office ou Docs para otimizar sua planilha
Tanto o Microsoft Office quanto o Google Docs oferecem modelos complementares projetados para registrar a frequência e o horário dos funcionários. Em comparação com uma planilha genérica, esta opção pode tornar mais fácil para seus funcionários inserirem seus horários e para você rastrear e analisar os dados.
Embora seja mais eficiente do que um papel básico ou planilha eletrônica, é melhor deixar essa opção para pequenas empresas - aquelas com até 20 funcionários, talvez
Etapa 3. Contrate a manutenção de registros se for eficaz em termos de tempo e custo
Para muitas empresas de pequeno e grande porte, a melhor maneira de registrar a frequência é pagar outra pessoa para fazer isso! Na maioria dos casos, seus funcionários inserirão sua frequência e horas em um portal ou aplicativo da web, e o contratante hospedará os dados e fornecerá relatórios regulares com base neles.
Algumas empresas cobram uma taxa fixa com base nos níveis de funcionários - por exemplo, US $ 20 por mês para até 10 funcionários - enquanto outras cobram por funcionário. Compare custos, recursos e serviços ao escolher uma empresa terceirizada para rastrear a frequência e os horários de seus funcionários
Etapa 4. Gerencie a manutenção de registros internamente apenas se tiver capacidade de TI
Como uma empresa de médio ou grande porte, você pode não se sentir confortável em cuidar da manutenção de seus registros, talvez por razões financeiras ou de segurança. O rastreamento da frequência e das horas de 100, 1.000 ou mesmo 10.000 funcionários requer um departamento de TI robusto que possa desenvolver e manter a infraestrutura de coleta, armazenamento e análise de dados necessária. Seus departamentos de TI e RH também precisam trabalhar bem juntos!
Avalie cuidadosamente os custos e benefícios de lidar com a manutenção de registros por conta própria em comparação com a contratação de terceiros para fazê-lo
Método 2 de 3: Acompanhamento de Presença com Tecnologia
Etapa 1. Faça com que os funcionários “entrem” e “saiam” com seus cartões de identificação
Esta é basicamente a versão moderna de ter funcionários "entrando" e "saindo" com um cartão perfurado de papel. A vantagem aqui é que os dados são enviados diretamente para sua infraestrutura de manutenção de registros interna ou de terceiros para armazenamento e análise.
As estações de cartão magnético funcionam melhor com funcionários que ficam em um único local e trabalham em horários regulares durante seu dia de trabalho normal - por exemplo, funcionários de escritório, professores ou operários de fábrica
Etapa 2. Use biometria ou vídeo para limitar a “perfuração de dupla” em scanners de identificação
Embora marcar a chegada de um colega de trabalho atrasado ou ausente - chamado de "soco de amigo" - fosse mais fácil com cartões perfurados, ainda é possível passar a identificação de um colega de trabalho para eles e alcançar o mesmo propósito. Se você está preocupado com o fato de que este é um problema entre sua força de trabalho, considere investir em medidas, como câmeras de vídeo ou scanners biométricos, para aumentar a segurança e a precisão de suas estações de cartão magnético.
- Scanners biométricos, que normalmente requerem autorização de impressão digital, podem ser usados em conjunto com scanners de cartão de identificação.
- A instalação de câmeras de segurança em suas estações de cartão magnético pode ajudá-lo a identificar suspeitos de "perfuradores de amigos".
Etapa 3. Acompanhe as horas de funcionários fora do escritório com um aplicativo baseado em telefone
Os cartões magnéticos não funcionam bem para funcionários que trabalham em casa ou em vários locais. Em vez disso, faça com que eles “entrem” e “desliguem” com um aplicativo instalado em seu telefone comercial ou pessoal. Em muitos casos, eles simplesmente terão que pressionar um botão para iniciar e parar um relógio que monitora sua frequência e horas.
Se sua empresa já terceiriza a manutenção de registros a terceiros, esse tipo de aplicativo pode ser incluído como parte do pacote. Nesse caso, os dados de presença inseridos pelos próprios funcionários devem se integrar perfeitamente ao seu registro geral
Etapa 4. Considere a localização GPS e o rastreamento de tempo para funcionários que viajam muito
Esse tipo de sistema de rastreamento funciona bem se você tiver funcionários que viajam entre locais específicos durante seus dias de trabalho. O GPS de seus telefones de trabalho rastreia quando eles estão em zonas de trabalho especificadas, que por sua vez pode ser usado para estabelecer o total de horas de trabalho.
O rastreamento por GPS é um recurso opcional com alguns aplicativos de “cartão de ponto”. Esse recurso é definitivamente mais adequado para uso com telefones fornecidos pelo trabalho, uma vez que rastrear funcionários em seus telefones pessoais pode parecer um pouco "irmão mais velho"
Método 3 de 3: Lidando com Dados de Presença
Etapa 1. Analise os números para ver como os problemas de frequência afetam seus negócios
Manter registros precisos de frequência de funcionários permite calcular como os padrões de frequência positivos e negativos afetam seus resultados financeiros. Por sua vez, você pode usar esses dados para ajustar seu local de trabalho e estratégias de RH para maior eficiência.
Alguns cálculos rápidos podem, por exemplo, fornecer a “taxa de incidência” - o número de faltas por 100 funcionários em um determinado período de tempo. Pontos de dados semelhantes, como “taxa de inatividade” e “taxa de gravidade”, também podem ser usados para ajudar a estabelecer o impacto econômico de frequência e ausência
Etapa 2. Reconhecer os funcionários que seguem os procedimentos de atendimento adequados
Um pequeno reforço positivo pode ajudar muito! Use os dados coletados para identificar funcionários com registros de presença estelares. Dê-lhes reconhecimento público, elogios e possivelmente recompensas - até mesmo alguns cartões-presente ou um pequeno bônus pode ajudar a encorajar outras pessoas a fazer o mesmo.
Lembre-se de que "bom atendimento" não significa necessariamente que o funcionário nunca falte ao trabalho. Também significa ser cuidadoso ao tirar uma folga, por exemplo, avisando antes de tirar um dia de folga ou ficando em casa enquanto se recuperam de uma doença
Etapa 3. Reúna-se com um funcionário que tenha problemas de frequência antes de agir
Sempre que seus dados identificam um funcionário com um problema de frequência, não pule direto para a disciplina ou demissão. Em vez disso, reúna-se com eles (e um representante de RH ou parte relevante semelhante) para discutir o problema. Coloque um plano de ação por escrito que forneça ao funcionário uma orientação clara e benchmarks para atender às expectativas de atendimento.
Você pode estar lidando, por exemplo, com um funcionário dedicado que está lutando contra alguns problemas urgentes em casa. Nesse caso, você pode fazer alguns ajustes de programação ou carga de trabalho em vez de dispensar precipitadamente um funcionário valioso
Etapa 4. Navegue pela burocracia com cuidado ao disciplinar ou demitir um trabalhador
Sempre siga um procedimento claro e consistente ao aplicar disciplina a um funcionário com problemas de frequência e, especialmente, antes de demiti-lo. Idealmente, você deve ser aconselhado por um consultor jurídico com foco na legislação trabalhista. Caso contrário, o que parece ser uma demissão direta pode resultar em um processo caro.
