Se você não estiver familiarizado com o Microsoft Excel, pode parecer um programa intimidante de usar. Felizmente, é fácil começar. Você pode digitar dados, copiar e colar de outros documentos e formatá-los com apenas alguns cliques. Com um pouco de prática, você poderá inserir, editar e gerenciar dados rapidamente no Microsoft Excel.
Passos
Parte 1 de 3: Inserindo e Selecionando Dados
Etapa 1. Inicie o Microsoft Excel
Você pode localizar o Excel clicando no menu “Iniciar”, selecionando “Todos os Programas”, selecionando “Microsoft Office” e, em seguida, escolhendo “Microsoft Excel”. O Excel vem com o pacote de produtos Microsoft Office geralmente fornecido com computadores Windows e notebooks.
Os usuários de Mac que compraram o Excel para Mac encontrarão o programa localizado em seu Dock ou abrindo o "Finder" e selecionando "Aplicativos"
Etapa 2. Abra uma planilha
Uma "pasta de trabalho" em branco pode aparecer automaticamente ao abrir o Excel. Caso contrário, você verá uma "Galeria de modelos", na qual poderá selecionar uma nova pasta de trabalho em branco ou um modelo especialmente formatado.
Você sempre pode abrir uma nova planilha enquanto trabalha em outra pasta de trabalho no Excel. Basta clicar em "Arquivo" na barra de menus e selecionar a opção "Nova pasta de trabalho"
Etapa 3. Insira os dados nas células desejadas
Você pode digitar números, palavras, equações, fórmulas ou funções em qualquer célula depois de selecionar e clicar nela.
- Quando terminar com uma determinada célula, pressione ↵ Enter ou Tab ↹ para mover automaticamente para a próxima célula horizontalmente.
- Você também pode criar uma nova linha dentro de uma célula para adicionar mais texto. Basta inserir uma "Quebra de linha" pressionando Alt + ↵ Enter.
Etapa 4. Crie títulos para suas colunas
Insira o texto na linha 1 para criar cabeçalhos de coluna para seus dados. Por exemplo, insira "Nome" na célula A1 e "Data" na célula B1 e permita que eles sirvam como cabeçalhos de coluna para rastrear informações de nome e data.
Etapa 5. Crie uma série de dados sequenciados
O Excel é capaz de aprender padrões subjacentes aos seus dados e, em seguida, preencher os dados com base nesses padrões para economizar tempo e energia. Comece estabelecendo um padrão em células consecutivas (por exemplo, digitando "janeiro" em uma célula e "fevereiro" na próxima). Em seguida, selecione as células preenchidas e clique e arraste o canto inferior direito do retângulo selecionado para expandir o padrão em novas células. O Excel reconhecerá automaticamente seu padrão estabelecido e preencherá as células subsequentes com "março", "abril" e assim por diante.
O Excel pode reconhecer muitos padrões comuns, como dias da semana, datas com espaçamento uniforme, números consecutivos e muitos outros
Etapa 6. Selecione um intervalo de células
Para selecionar um intervalo de células com o mouse (a fim de formatar ou editar grandes quantidades de dados), simplesmente clique no início ou no final de um intervalo de dados e arraste o cursor na direção desejada para destacar o texto apropriado. Existem também vários atalhos de teclado úteis enumerados abaixo.
- Pressionar Ctrl e a barra de espaço estende a seleção por toda a coluna onde a célula original está localizada.
- Pressionar ⇧ Shift e a barra de espaço estende uma seleção por toda a linha onde a célula original está localizada.
- Pressionar Ctrl + ⇧ Shift e a barra de espaço ou Ctrl + A selecionará a planilha inteira.
Etapa 7. Insira a (s) linha (s)
Comece clicando em um número de linha (isso selecionará toda a linha). Selecione a linha que você gostaria que sua nova linha colocasse acima. Clique com o botão direito (Control + clique no Mac) e selecione "Inserir" no menu que aparece.
- Esta função também está disponível na guia "Página inicial", selecionando "Inserir" em "Células" e depois em "Inserir linhas de folha".
- A inserção de várias linhas requer que você selecione várias linhas acima do local em que deseja colocar as novas linhas. Basta selecionar o mesmo número de linhas que deseja inserir abaixo.
Etapa 8. Insira coluna (s)
Comece clicando em uma letra de coluna (isso selecionará a coluna inteira). Selecione a coluna que deseja que sua nova coluna vá para a esquerda. Clique com o botão direito (Control + clique no Mac) e selecione "Inserir" no menu que aparece.
- Esta função também está disponível na guia "Página inicial", selecionando "Inserir" em "Células" e depois em "Inserir linhas de folha".
- A inserção de várias colunas requer que você selecione várias colunas à direita do local em que deseja colocar novas colunas. Basta selecionar o mesmo número de colunas que deseja inserir à esquerda.
Parte 2 de 3: Editando Dados
Etapa 1. Copie uma ou mais células
Depois de selecionar a (s) célula (s) que deseja copiar, clique com o botão direito e selecione "Copiar" no menu que aparece. Como alternativa, pressione Ctrl + C (ou ⌘ Command + C para usuários Mac). Isso adicionará os dados selecionados à sua área de transferência.
Etapa 2. Corte uma ou mais células
Depois de selecionar a (s) célula (s) que deseja cortar, clique com o botão direito e selecione "Cortar" no menu que aparece. Como alternativa, pressione Ctrl + X (ou ⌘ Command + X para usuários Mac). Isso adicionará os dados selecionados à sua área de transferência.
Etapa 3. Cole uma ou mais células
Depois de selecionar a (s) célula (s) nas quais deseja colar seus dados, clique com o botão direito e selecione "Colar" no menu que aparece. Como alternativa, pressione Ctrl + V (ou ⌘ Command + V para usuários Mac). Isso irá colar o conteúdo das células copiadas ou cortadas.
Se a sua célula contiver uma fórmula, "Colar" irá colar o valor da fórmula não calculado da fórmula. Para "Colar" os valores das células, use "Colar especial"
Etapa 4. Cole os valores das células em vez das fórmulas
Comece selecionando "Editar" na guia "Página inicial" e clicando em "Colar especial". Selecione "Valores" na lista de atributos para colar.
Dependendo da sua versão do Excel, outras opções em "Colar especial" podem incluir "Comentários" (comentários de texto que podem ser adicionados a células individuais), "Formatos" (todas as seleções de formatação de texto) ou "Todos" para colar tudo em uma vez
Etapa 5. Exclua o conteúdo da célula
Basta selecionar a (s) célula (s) nas quais deseja excluir o texto e pressionar Del ou clicar com o botão direito e selecionar "Excluir" no menu que aparece.
Etapa 6. Mova células, linhas ou colunas
Destaque as células escolhidas e ative o "ponteiro de movimento" (que aparece como quatro setas direcionais para usuários do Windows ou como um ícone de mão para usuários do Mac). Arraste para o local de sua preferência para substituir todos os dados existentes pelas células que você decidiu mover
Etapa 7. Use uma fórmula
O Excel usa "fórmulas" para fazer cálculos dentro de uma célula e pode fazer referência a outras células como parte desse cálculo. Clique na célula na qual deseja inserir a fórmula e comece digitando "=". Agora digite uma fórmula matemática e clique em "Enter". O Excel exibirá os resultados (não a fórmula em si).
Você também pode aprender mais sobre como digitar fórmulas no Microsoft Excel
Etapa 8. Valores de referência de outras células
As fórmulas podem fazer referência a outras células e seus valores. Ao digitar uma fórmula, basta clicar em uma única célula ou em um intervalo de células e o Excel preencherá automaticamente o nome da célula (por exemplo, B2, D5) em sua fórmula. Agora sua fórmula faz referência a essa célula específica e extrairá um valor dela continuamente. Se o valor na célula referenciada mudar, os resultados de sua fórmula também mudarão.
Você também pode fazer referência a valores de outras planilhas. Comece selecionando a célula na qual deseja fazer referência a um valor, digite um "= 'na barra de fórmulas e, em seguida, digite a fórmula desejada imediatamente após" = ". Após digitar a fórmula, basta clicar na guia da planilha que você deseja fazer referência e, em seguida, selecione o intervalo de dados desejado que você deseja inserir na fórmula
Etapa 9. Acompanhe suas alterações
Você pode controlar as alterações selecionando "Ferramentas" na barra de menus e clicando em "Controlar alterações". Por fim, selecione "Destacar alterações".
Se esta opção não estiver disponível, você está no formato somente leitura. Em "Rastrear alterações", marque a opção ao lado de "Rastrear alterações durante a edição. Isso também compartilha sua pasta de trabalho". Depois que essa opção for selecionada, você poderá fazer alterações e visualizá-las selecionando essa opção novamente e marcando a caixa ao lado de "Destacar alterações"
Etapa 10. Adicione comentários
Essa pode ser uma maneira útil de discutir as edições feitas em uma planilha do Excel. Comece selecionando a (s) célula (s) sobre a qual deseja comentar. Em seguida, selecione "Inserir" na barra de menu e clique em "Inserir comentário" no menu que aparece. Uma caixa de texto aparecerá no local desejado e permitirá que você deixe um comentário.
Etapa 11. Salve suas alterações
Selecione “Arquivo” na barra de menu e clique em “Salvar”. Em seguida, selecione o botão da lista suspensa "Salvar em" e escolha a pasta de sua preferência. Se você tentar sair do Excel antes de salvar as alterações mais recentes, uma caixa de diálogo aparecerá e perguntará se deseja salvar as alterações. Você pode clicar em "Salvar" ou "Não salvar", dependendo de sua preferência.
Parte 3 de 3: formatação de dados
Etapa 1. Visualize a faixa de opções "Formatar"
Certifique-se de que a faixa de opções "Formatar" esteja visível para que você possa acessar fácil e rapidamente uma variedade de opções de formatação. Basta clicar na seta apontando para baixo no lado direito da faixa "Formatar" para expandi-la. Isso permitirá que você ajuste o estilo e o tamanho da fonte e, ao mesmo tempo, coloque o texto em itálico, negrito ou sublinhado. Ele também fornece acesso de atalho a várias das funções discutidas nas etapas de formatação descritas abaixo.
Um clique com o botão direito em uma célula ou grupo de células também exibe opções de formatação. Após clicar com o botão direito na (s) célula (s), selecione "Formatar células". Isso fornecerá uma série de opções com relação a Número (estilo), Alinhamento, Fonte, Borda, Padrões e Proteção
Etapa 2. Enrole seu texto
Isso fará com que o texto seja circundado e permaneça visível dentro de uma célula, em vez de desaparecer e ficar obscurecido pela próxima célula. Comece destacando as células que deseja ajustar. Em seguida, na guia "Home", olhe para o grupo de botões "Alinhamento" e selecione a opção "Quebrar texto".
Você também pode ajustar seu texto para caber nas células, de forma que as colunas e linhas ajustem automaticamente sua largura ou altura (respectivamente) para acomodar o conteúdo de uma célula. Na guia “Página inicial”, olhe para o grupo de botões “Células” e clique em “Formatar”. No menu "Formatar", selecione "Tamanho da célula" e clique em "Ajustar automaticamente a largura da coluna" ou "Ajustar automaticamente a altura da linha"
Etapa 3. Alinhe seu texto
Isso fará com que seu texto seja justificado à esquerda, à direita ou ao centro das células. Comece destacando as células que deseja ajustar. Em seguida, na guia "Home", selecione o alinhamento apropriado. Você verá três botões com linhas orientadas de forma a demonstrar o lado da (s) célula (s) em que o texto começará.
Etapa 4. Altere o estilo numérico dos dados
Você encontrará vários estilos básicos de numeração na própria barra de ferramentas "Formatar". Basta selecionar a (s) célula (s) que deseja formatar e clicar no estilo numérico apropriado localizado na barra de ferramentas. Para acessar estilos adicionais, clique com o botão direito na (s) célula (s) selecionada (s), clique em "Formatar células" e selecione a guia "Número". Você verá uma variedade de opções listadas em "Categoria".
Etapa 5. Altere a cor do texto
Selecione as células para as quais deseja ajustar a cor do texto. Em seguida, na barra de ferramentas "Formatar", clique na seta apontando para baixo ao lado de "Cor da fonte". Esta é a opção que se parece com a letra "A" com uma linha colorida abaixo dela. Clicar na seta para exibir um menu com uma variedade de opções de cores.
Etapa 6. Altere a cor do plano de fundo
Selecione as células para as quais deseja ajustar a cor de fundo. Em seguida, na barra de ferramentas "Formatar", clique na seta apontando para baixo ao lado de "Cor de preenchimento". Esta é a opção que se parece com uma lata de tinta com uma linha colorida abaixo dela. Clicar na seta para exibir um menu com uma variedade de opções de cores.
Pontas
- Pressionar Ctrl + ⇧ Shift e a seta direcional apropriada estende a seleção até a última célula preenchida na mesma coluna ou linha da célula original.
- Pressionar Ctrl + ⇧ Shift + ⇱ Home estende a seleção até o início da planilha.
- Pressionar Ctrl + ⇧ Shift + ⇟ PgDn estende uma seleção através da planilha atual e da próxima planilha que vem depois dela.
- Pressionar Ctrl + ⇧ Shift + ⇞ PgUp estende uma seleção através da planilha atual e da planilha anterior que vem antes dela.
- Você também pode ajustar manualmente a largura das colunas e a altura das células. Basta clicar na linha que separa as duas células e mantê-la pressionada até que duas setas opostas apareçam. Em seguida, arraste essas setas na direção preferida para reduzir ou expandir uma linha ou coluna.
- Você também pode criar formatação condicional para células específicas (ou categorias de células). Na guia "Página inicial", escolha "Formatação condicional" no grupo de botões "Estilos".
