E-mail é uma forma comum de comunicação e saber como se apresentar a alguém por e-mail pode ajudar na sua carreira e nos esforços de networking. Escrever um e-mail introdutório claro e sucinto aumentará as chances de seu destinatário dedicar algum tempo para lê-lo e se envolver com você. Evite alguns dos erros mais comuns para garantir que você se destaque da multidão.
Passos
Método 1 de 3: começando forte
Etapa 1. Deixe sua linha de assunto clara
O destinatário deve ter uma boa ideia do assunto do e-mail antes mesmo de abri-lo. Mantenha-o curto também; um assunto longo pode ser complicado. Para um e-mail introdutório, geralmente é perfeitamente aceitável escrever "Introdução - Seu nome".
Os dispositivos móveis normalmente mostram apenas cerca de 25-30 caracteres do assunto, portanto, seja breve
Gorjeta:
Certifique-se de escrever a linha de assunto primeiro! Um erro comum é deixar a linha de assunto por último, o que pode fazer com que você se esqueça de escrevê-la.
Etapa 2. Abra com uma saudação comercial
Não comece com "Olá" ou "Olá". Você pode usar saudações assim assim que conhecer a pessoa. Comece com uma saudação comercial testada e comprovada. Evite usar o primeiro nome do destinatário na saudação.
- "Prezada Sra. / Sr./ Sra." - Se você não tiver certeza sobre o estado civil da mulher para quem está enviando o e-mail, sempre deve usar "Sra." porque é menos presunçoso.
- "A quem possa interessar" - Só deve ser usado se você não tiver certeza de quem receberá a mensagem.
Etapa 3. Apresente-se
Sua primeira frase deve se apresentar ao destinatário. Isso permite que eles associem um nome ao restante da mensagem de e-mail.
- "Meu nome é…"
- Forneça seu cargo, se aplicável. Se você tiver vários títulos, não liste todos, apenas o mais importante ou relevante.
Método 2 de 3: mantendo-o conciso
Etapa 1. Explique como você conseguiu o endereço de e-mail do destinatário
Informe ao destinatário como você descobriu suas informações de contato. Isso ajuda a mostrar que você passou pelos canais adequados para alcançá-los.
- "O gerente do seu escritório me encaminhou para este endereço de e-mail"
- "Encontrei este endereço de e-mail no seu site"
- "Fulano disse que eu deveria entrar em contato com você"
Etapa 2. Fale sobre a última vez que você se encontrou (se aplicável)
Sacudir a memória da pessoa pode levar a mais engajamento.
- "Conversamos brevemente na conferência na semana passada"
- "Nós conversamos no telefone ontem"
- "Eu vi sua apresentação em …"
Etapa 3. Compartilhe um interesse comum
Isso pode ajudá-lo a se relacionar com o destinatário e evitar que seus e-mails comerciais pareçam frios demais. Para determinar os interesses mútuos, você pode precisar fazer uma pequena pesquisa sobre o destinatário. As possíveis áreas de pesquisa incluem Facebook, Twitter e LinkedIn.
- Deixe a pessoa saber onde você encontrou esse interesse mútuo, caso contrário, você parecerá um perseguidor.
- Se possível, tente manter o interesse mútuo relacionado aos negócios, como algo em sua área ou uma paixão profissional que vocês dois compartilham.
Etapa 4. Explique o motivo do contato
Não espere muito para ir direto ao ponto. Ninguém vai ler um e-mail com vários parágrafos muito antes que qualquer coisa parecida com o assunto apareça. Explique de forma clara e direta o que você deseja e por que está entrando em contato com essa pessoa a respeito. Se você estiver pedindo conselho ou fazendo alguma outra solicitação, certifique-se de que seja gerenciável, especialmente se este for seu primeiro contato.
- "Estou interessado em aprender mais sobre …"
- "Eu gostaria de me encontrar com você algum dia para discutir …"
- "Eu gostaria da sua opinião sobre …"
Etapa 5. Mantenha seu e-mail focado em um assunto
Deixar seu e-mail vagar pode fazer com que o destinatário perca o interesse ou esqueça o motivo pelo qual você estava enviando o e-mail.
Gorjeta:
Pergunte ao destinatário apenas uma coisa em seu e-mail.
Método 3 de 3: Assinatura
Etapa 1. Agradeça ao destinatário por seu tempo
Ninguém gosta de ler todos os e-mails, portanto, agradeça ao destinatário por ler o seu. Esta simples cortesia melhorará muito o humor dos destinatários e aumentará as chances de você obter uma resposta.
- "Agradeço por ter tempo para ler este e-mail."
- "Obrigado por reservar um tempo fora de sua programação para ler isso."
Etapa 2. Forneça uma frase de chamariz
Peça ao destinatário para escrever de volta, ligar, pensar sobre sua proposta ou qualquer outra coisa para envolvê-los. Fazer uma pergunta é outra ótima maneira de aumentar o engajamento.
- "Ligue-me quando tiver algum tempo livre"
- "Vamos nos encontrar para almoçar em breve"
- "Quais são seus pensamentos sobre …?"
- "Aguardo sua resposta"
Etapa 3. Encerre o e-mail
Ao encerrar um e-mail profissional, certifique-se de que seu encerramento seja grato, mas conciso. Uma saudação final simples manterá seu e-mail profissional e, ao mesmo tempo, expressará sua gratidão.
- "Sinceramente,"
- "Obrigada,"
- "Atenciosamente / Atenciosamente,"
- "Melhor,"
- Evite "Yours Truly", "Sincerely Yours", "Saúde!", "Paz", "Obrigado por sua consideração."
Etapa 4. Inclua sua assinatura
Se você não configurou seu serviço de e-mail para incluir sua assinatura, certifique-se de terminar com seu nome, cargo e informações de contato. Não sobrecarregue esta parte com cinco números de telefone, dois endereços de e-mail e três sites. Mantenha a simplicidade para que o destinatário saiba a melhor maneira de entrar em contato com você novamente. Evite incluir aspas em sua assinatura.
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- Joe Smith
- [email protected]
- (555)555-1234
- www.joesmithswebsite.com
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Etapa 5. Revise o e-mail
Antes de clicar no botão "Enviar", leia seu e-mail algumas vezes, corrigindo quaisquer erros que encontrar ao longo do caminho. Como este e-mail provavelmente será seu primeiro contato com o destinatário, você precisa deixar a melhor impressão possível. Erros ortográficos e gramaticais farão com que seu e-mail pareça menos profissional rapidamente.
