Considerando o fato de que mais de 300 bilhões de e-mails são enviados e recebidos todos os dias, não é surpreendente que as pessoas tenham desenvolvido “fadiga por e-mail”. É por isso que é tão importante escrever e-mails eficazes que transmitam seu ponto de vista de forma clara e concisa - você não quer que as pessoas não leiam totalmente o e-mail de convite de reunião porque é muito longo ou confuso. Não se preocupe - este wikiHow irá guiá-lo por tudo o que você deve fazer ao escrever um e-mail para um convite de reunião, como escrever uma linha de assunto forte, o que você deve dizer no corpo do seu e-mail e como você pode usar um aplicativo de calendário para tornar as coisas mais fáceis.
Passos
Método 1 de 3: escrever uma linha de assunto forte
Etapa 1. Escreva uma linha de assunto curta e relevante com a data e o tópico da reunião
Incluir esses detalhes significa que as pessoas saberão quando é e o que será discutido, mesmo sem abrir o e-mail. Por exemplo, você pode escrever, “Reunião 12/8: Novas diretrizes para relatórios”.
Aviso:
Deixar de lado o tópico da reunião provavelmente fará com que as pessoas respondam, perguntando se isso é relevante para o departamento ou se sua presença é obrigatória, então, certifique-se de declarar o tópico!
Passo 2. Solicite a confirmação de presença na linha de assunto
Se precisar saber quem comparecerá à reunião, peça confirmação no assunto. Dessa forma, eles saberão que precisam responder o mais rápido possível, antes mesmo de abrir o e-mail. Você pode escrever, "Reunião de RH de sexta-feira, 10/6, confirme o mais rápido possível."
Você também pode escrever, “RSVP: HR meeting 10/6.”
Etapa 3. Informe se for uma reunião de emergência na linha de assunto
Se for uma questão urgente ou urgente que justifique uma reunião imediata, adicione um senso de urgência à linha de assunto. Por exemplo, você poderia escrever algo como “Reunião de emergência segunda-feira, 31/02: Cibersegurança”.
É importante observar o assunto da reunião também para dar a eles uma ideia do que esperar
Etapa 4. Indique se a presença é obrigatória ou sugerida
Se você trabalha para uma grande empresa, a presença de algumas pessoas pode não ser exigida em todas as reuniões. Indique o departamento relevante na linha de assunto ou informe os destinatários se eles devem comparecer. Por exemplo, você pode escrever “Reunião de marketing obrigatória 10/6”.
Se a reunião não for necessária, você pode escrever: “Sugestão de reunião 10/6 sobre táticas de pesquisa eficientes.”
Etapa 5. Use palavras completas em sua linha de assunto para evitar qualquer confusão
Abreviações podem parecer eficientes, mas não são tão específicas quanto palavras inteiras e podem causar confusão. Por exemplo, "SAP" pode significar "sistemas e processamento" ou "plano de amostragem e análise", dependendo de quem está ou não familiarizado com o seu jargão.
No entanto, não há problema em usar abreviações comuns como "RSVP", "HR" e "Quarta"
Método 2 de 3: redigindo o corpo do seu e-mail
Etapa 1. Escreva uma introdução breve e amigável e uma nota curta
Se apresentar é necessário se você trabalha para uma grande empresa ou se ainda não conhece todos. Também é importante mencionar nesta breve introdução se algum documento ou material precisa ser preenchido e / ou levado para a reunião.
Faça sua apresentação pessoal ou relevante para o trabalho. Por exemplo, “Olá equipe, estou ansioso para o lançamento do novo programa na próxima semana!”
Gorjeta:
Lembre os destinatários se eles precisarem concluir alguma tarefa ou trazer algo com eles para a reunião. Por exemplo, “Como um lembrete, traga 4 cópias impressas de sua lista de contatos de fornecedores”.
Etapa 2. Liste a data e hora da reunião em uma linha própria para que se destaquem
Esta é uma informação essencial para as pessoas participarem da reunião, então você deseja que seja clara e se destaque do resto do texto. Recue 2 linhas acima e abaixo e / ou coloque em negrito.
- Exemplo: “6 de outubro, 10h30 - 11h45”
- Se a reunião for online, liste o fuso horário para que as pessoas em fusos horários diferentes não percam devido a falhas de comunicação. Por exemplo, você pode escrever: “6 de outubro, 10h30 - 11h45 (PST)”
Etapa 3. Liste o local após a data e a hora
Faça o local se destacar tanto quanto a data e a hora - especialmente se você estiver se encontrando em um novo local, se for difícil de encontrar ou se você souber que alguns dos destinatários não estão familiarizados com o local. Para reuniões virtuais (por meio de um fórum ao vivo ou chat de vídeo), forneça um link para o fórum ou videochamada para fácil acesso.
Ao dar instruções, seja o mais detalhado possível. Por exemplo: “Por favor, venha para a sala de conferências 592 no edifício Timaren (209 Nix St.). O quarto 592 está localizado na 2ª camada do edifício, então você precisará pegar o elevador no andar térreo, sair na 12 e usar os elevadores no lado sul do edifício (à sua esquerda) para subir para o 59º andar.”
Etapa 4. Compartilhe o propósito da reunião
Deixe os destinatários saberem o que a reunião vai realizar. Oferecer uma agenda curta para a reunião os ajudará a reconhecer quais tarefas precisam ser feitas com antecedência. Você pode simplesmente declarar o tópico (como "Atualização de segurança cibernética") ou fornecer um cronograma:
- 10:30 - 10:45 Compartilhe atualizações de status para o projeto
- 10:45 - 11:10 Compare e selecione ofertas viáveis
- 11h10 - 11h30 Brainstorming e metas para o lançamento
Etapa 5. Revise seu e-mail para erros gramaticais e factuais
As coisas mais importantes a revisar são a data, a hora e o local da reunião, portanto, certifique-se de tê-los corretos! Você também pode revisar sua introdução, agenda ou outras notas que possa ter incluído para garantir que cobriu todos os fundamentos.
Leia seu e-mail em voz alta para ter certeza de que está escrevendo de forma clara e concisa antes de enviá-lo
Método 3 de 3: usando o Outlook ou um aplicativo de calendário integrado
Etapa 1. Clique em “Nova Reunião” na guia inicial do Outlook
Se sua empresa usa um banco de dados de comunicação com calendário integrado, como o Outlook, use-o para configurar sua reunião. Normalmente, esse é o ponto de contato preferencial para as pessoas com quem você trabalha.
Se sua empresa não usa Outlook ou algo parecido, você pode usar seu e-mail relacionado ao trabalho para enviar o convite
Etapa 2. Selecione uma hora e data na janela “Assistente de Agendamento”
Depois de criar uma nova reunião, a janela do calendário aparecerá. Clique em “Assistente de Agendamento” e realce a hora e a data disponíveis para a sua reunião.
Certifique-se de que é um momento em que você e os participantes pretendidos estejam disponíveis. Dependendo do aplicativo da sua empresa, pode ser necessário ajustar as configurações de visualização para mostrar a programação de todos (além da sua)
Etapa 3. Adicione participantes digitando seus nomes ou usando seu catálogo de endereços
Clique na barra de texto para inserir nomes manualmente ou percorra sua lista de endereços e selecione seus nomes na lista. Use a função “Assistente de Agendamento” para verificar a disponibilidade de outras pessoas.
Se as pessoas não estiverem disponíveis, seus nomes serão exibidos em destaque. O assistente mostrará até mesmo horários recomendados para atender você e as programações dos participantes
Etapa 4. Defina os horários de início e término da reunião
Certifique-se de que a data da reunião é a data que você selecionou anteriormente e clique no botão de calendário para fazer as alterações, se necessário. Em seguida, use as setas suspensas à direita das listas de horários para selecionar os horários de início e término corretos.
Adicionar o horário do fim respeita muito o tempo das pessoas, para que elas saibam o que esperar e possam planejar seu deslocamento diário ou o trabalho durante a reunião
Etapa 5. Clique em “Compromisso” na guia “Reunião” na parte superior da tela
Clicar neste botão o levará de volta à tela de compromisso geral e deverá ver sua entrada agendada. A partir daqui, você poderá adicionar um assunto, local e notas.
Se você não vir sua entrada programada na tela de compromisso, volte e repita o processo até que ele apareça
Etapa 6. Seja específico ao inserir o assunto, local e notas
Informe aos destinatários sobre o que se trata a reunião em poucas palavras (por exemplo, "Próximos testes de produto"). Seja específico sobre o local, fornecendo instruções se não for um local de encontro típico ou se for difícil de chegar. Adicione quaisquer notas adicionais (como qualquer trabalho de preparação) que sejam relevantes para a reunião.
- Forneça o endereço do local, mesmo que você ache que eles já o conheçam.
- Clique em “enviar” quando terminar.
Gorjeta:
Evite assuntos excessivamente amplos, como "brainstorming", porque isso não diz muito às pessoas sobre o propósito da reunião. Em vez disso, você pode dizer: "brainstorming de fornecedores para um novo produto".
Pontas
- Ao revisar seu e-mail ou convite, seja breve e direto ao ponto.
- Use um tom de escrita amigável e profissional.
- Verifique novamente a lista de destinatários para certificar-se de que todos os que precisam estar lá foram convidados.
- Digite os endereços na linha “bcc” se desejar que todos os endereços permaneçam ocultos dos destinatários.
Avisos
- Não envie o convite ou e-mail sem data, hora e local. Provavelmente irá frustrar seus convidados e você receberá uma série de respostas solicitando essas informações.
- Não escreva em maiúsculas, isso será interpretado como gritaria e é altamente anti-profissional.
