A maioria das pessoas escreveu incontáveis e-mails e se perguntou por que precisam esperar tanto tempo por uma resposta. Dar a um e-mail um senso de urgência é simples, mas você precisa escolher suas palavras com cuidado. Confie em palavras sensíveis ao tempo enquanto pede ao leitor que aja imediatamente. Contanto que você mantenha seu e-mail conciso e com tom consistente, pode fazer qualquer e-mail parecer urgente.
Passos
Parte 1 de 3: Criando uma linha de assunto
Etapa 1. Consulte o destinatário em sua linha de assunto
Se você se dirigir diretamente à outra pessoa, seu e-mail terá mais destaque. Você pode fazer isso mencionando o nome da pessoa ou usando as palavras "você" e "seu". Essas palavras são diretas, coloquiais e incentivam o destinatário a abrir o e-mail.
- Por exemplo, comece a linha de assunto com uma frase como “Ei, Bill!” ou "Você já ligou?"
- Se você não sabe o nome da pessoa, pode fazer referência a um detalhe pessoal, como a localização do destinatário. Por exemplo, diga “Os melhores restaurantes da sua cidade”.
Etapa 2. Use linguagem urgente na linha de assunto
É importante retransmitir a urgência o mais rápido possível. Incentive o leitor a clicar no e-mail incluindo uma frase de chamariz ou uma referência à escassez. Essas táticas sugerem que o leitor precisa agir imediatamente para se beneficiar do e-mail.
- Por exemplo, use palavras e frases como “Depressa!” ou “faltam 24 horas” para chamar o leitor para agir agora.
- Dê a dica de que algo é limitado, como dizer: “Este item está saindo das prateleiras”.
Etapa 3. Dê dicas sobre o conteúdo do e-mail
Acompanhe a palavra urgente com uma imagem clara do que o leitor deve esperar dentro do e-mail. Use palavras orientadas para a ação para sugerir como o leitor deve responder. Certifique-se de manter a linha de assunto clara e concisa para que o título não seja confuso.
- Por exemplo, você pode dizer algo como “Depressa! É uma venda.”
- Você também pode explicar o e-mail por meio de números. Por exemplo, diga “5 maneiras de reduzir sua conta de luz”.
Etapa 4. Faça uma pergunta ao leitor sobre uma maneira alternativa de ser envolvente
Uma pergunta pode ser uma ótima maneira de sugerir o que está dentro do seu e-mail. A pergunta tem que ser relevante para o leitor. Deve fazer referência a um evento urgente ou a um assunto que o leitor precisa saber, incentivando-o a ler o e-mail imediatamente.
- Por exemplo, você pode dizer algo como “Última chance - você já encomendou seus ingressos?”
- Outro exemplo é: "Como você pode ser mais produtivo hoje?"
Parte 2 de 3: Estruturação do texto do e-mail
Etapa 1. Lidere com uma solução para um problema relevante
No texto, explique por que está enviando o e-mail. Mostre ao leitor o que torna este e-mail urgente e por que ele deve respondê-lo o mais rápido possível. Seja o mais específico possível para sugerir o que a outra pessoa ganha ao ler seu e-mail.
- Por exemplo, você pode dizer algo como “Cansado de andar por aí com sapatos gastos? Nossa venda tem sapatos de marca a preços baixíssimos.”
- Você pode escrever: “Ligue para o cliente hoje para cumprir o prazo”.
Etapa 2. Descreva a finalidade do e-mail em frases concisas
Evite tornar um e-mail urgente longo e confuso. Limite-se a algumas frases curtas ou parágrafos. Transmita sua mensagem de maneira fácil de entender e gramaticalmente correta.
- Para evitar que sua mensagem seja muito longa, tente fazer uma lista dos pontos mais importantes que você precisa fazer.
- Muitas empresas incluem uma imagem no e-mail. Um anúncio de vendas explica a finalidade do e-mail de forma eficiente.
Etapa 3. Use um tom gentil e não confrontador
Ao tentar soar urgente, você pode parecer agressivo ou intimidador. Evite exigir que o leitor preste atenção e responda, pois o tiro sai pela culatra na maioria das vezes. Em vez disso, combine palavras relacionadas ao tempo com sugestões de ações que o leitor deve realizar.
- Por exemplo, diga: “Restam 5 pontos no avião. Ligue hoje para reservar seu lugar.”
- Para evitar parecer intimidador, seja um pouco indireto. Por exemplo, digamos, “O roubo de identidade aumenta 5% a cada ano, tornando mais importante do que nunca proteger suas informações pessoais”.
Etapa 4. Inclua uma frase de chamariz no final
Use a última frase do seu e-mail para orientar o leitor quanto à ação que você deseja que ele execute. Isso precisa ser específico, portanto, inclua todas as informações de que eles precisam para responder ao seu e-mail. Pode ser um botão a ser pressionado, um link de um site ou um número de telefone.
- Por exemplo, se você quiser que alguém faça uma chamada, diga "Por favor, me ligue hoje" e entre em contato com seu número de telefone.
- Forneça o link exato do site. Se você quiser que uma pessoa veja um produto específico, poste o link para a página do produto, não para o site geral.
- Se você deseja direcionar alguém a um local físico, é útil fornecer orientações, mapas e outras referências.
Parte 3 de 3: Refinando o e-mail
Etapa 1. Use um endereço de e-mail que seja fácil de reconhecer
Muitas pessoas veem o endereço de e-mail primeiro e, se não for reconhecível, podem pular o e-mail. Certifique-se de que seu endereço de e-mail sugira o que a outra pessoa pode esperar ver no e-mail. Personalize seu endereço de e-mail para torná-lo mais visível.
- Por exemplo, use seu nome. O e-mail deve ser semelhante a “John Smith, wikiHow” ou “[email protected]”.
- Evite usar números e símbolos aleatórios, pois isso não é profissional e faz seu e-mail parecer spam.
Etapa 2. Crie um prazo para uma resposta ao e-mail
Para soar urgente, dê a impressão de que o leitor precisa agir agora. Mesmo que você não tenha um prazo específico, finja que existe um. Certifique-se de fazer referência a este prazo tão frequentemente quanto possível em todo o e-mail.
- Por exemplo, você pode dizer: “Este negócio termina amanhã”.
- Se você não tiver um prazo específico, tente dizer: “Por favor, responda até terça-feira” ou “Eu agradeceria se você respondesse até as 17h”.
Etapa 3. Releia o e-mail para garantir que tenha um propósito consistente
Todas as informações no e-mail devem estar relacionadas ao propósito do envio. Esse propósito é o que precisa ser enfatizado na linha de assunto e ao longo do texto. Cada detalhe precisa levar a esse propósito, dizendo ao leitor o que ele precisa saber para agir de acordo. Elimine todos os detalhes que não cabem, pois prejudicam o tom de urgência.
- Se você está vendendo um produto, deve incluir os recursos e os maiores benefícios do produto. Histórias longas ou pequenos detalhes podem distrair.
- Por exemplo, se você estiver entrando em contato com um cliente, pode querer dizer a ele: “Economize 20% ao comprar no meu novo site”.
- Pense no que a pessoa precisa saber. Se você já entrou em contato com alguém, não precisa repetir o que disse antes.
Etapa 4. Evite digitar letras maiúsculas ou abreviações
Boas técnicas de digitação e senso gramatical tornam seu e-mail muito mais fácil de entender. Evite usar muitos pontos de exclamação ou letras maiúsculas desnecessárias. Use uma linguagem adequada e seja respeitoso.
- Evite palavras abreviadas como "u", "ur", "plz" e emojis.
- Muitos pontos de exclamação, letras maiúsculas ou números também podem acionar um filtro de spam, o que significa que seu e-mail pode não ser visto.
Pontas
- Mantenha seu e-mail consistente e acionável desde a linha de assunto até a última frase.
- Certifique-se de que o e-mail se concentre no que você deseja expressar. Exclua tudo o que for contra a sua mensagem.
- Sempre releia e edite seu e-mail antes de enviá-lo. Freqüentemente, você encontrará locais que precisam ser mais concisos e urgentes.
