Este wikiHow irá ensiná-lo a fazer uma mala direta no Microsoft Office ou OpenOffice.org. A mala direta é um recurso muito conveniente que permite personalizar automaticamente um documento para cada destinatário para o qual ele está sendo enviado. Dessa forma, você não precisa alterar o documento individualmente para cada destinatário. É uma grande economia de tempo e é muito fácil de fazer! As etapas abaixo irão guiá-lo por todo o processo passo a passo.
Passos
Método 1 de 3: Preparação
Etapa 1. Construir um arquivo de dados
Pode ser um arquivo de planilha, um arquivo de banco de dados ou até mesmo um documento de texto com a formatação adequada. Os arquivos de planilha são os mais comumente usados; este guia presume que você está usando uma planilha.
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Seu arquivo de dados deve conter todas as informações que devem ser alteradas de uma cópia para outra. Por exemplo, se você estiver escrevendo uma carta padrão, seu arquivo de dados conterá os nomes e possivelmente os endereços de todas as pessoas a quem você pretende enviar a carta.
Coloque um item de informação em cada célula ao longo de uma linha, de modo que cada tipo de informação (nome, sobrenome, título honorífico e assim por diante) fique em sua própria coluna
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Crie nomes de coluna razoáveis. A mala direta lê os dados em colunas. Ele presumirá que a primeira entrada em cada coluna de informações é o nome geral desse tipo de informação, portanto, use nomes que façam sentido para você.
Por exemplo, inicie uma coluna de nomes digitando “nome” e coloque todos os nomes abaixo dela. Quando for perguntado qual campo deve ser inserido em sua carta, você verá “nome” como uma opção e lembrará o que está contido nessa coluna
- Os usuários do Microsoft Office que também usam o Outlook para seus e-mails podem usar o catálogo de endereços do Outlook como um arquivo de dados, se desejado.
Etapa 2. Salve o arquivo de dados
Salve-o em um lugar onde possa encontrá-lo facilmente e nomeie-o com algo de que você se lembrará facilmente.
Etapa 3. Escreva seu documento principal
Este é o documento no qual você irá inserir informações. Por exemplo, se você estiver escrevendo uma carta padrão, o documento principal é a carta. Qualquer item que a mala direta irá preencher para você (como nomes) deve ser deixado em branco por enquanto.
Método 2 de 3: mala direta no MS Office
Etapa 1. Abra o painel de tarefas de mala direta
No seu documento principal, clique no painel para abri-lo. Se você não o vir, abra o menu Ferramentas e selecione Mala direta na lista.
Etapa 2. Responda às perguntas do MS Office
A ferramenta de mala direta do Office tem algumas etapas projetadas para tornar sua vida mais fácil, mesclando seus arquivos de forma mais inteligente e precisa.
- Comece contando que tipo de documento você está escrevendo. Clique no melhor ajuste e, em seguida, clique em Avançar.
- Diga qual “documento inicial” (documento principal) você deseja usar. Se você seguiu essas etapas, poderá selecionar “usar este documento”. Clique em Avançar.
Etapa 3. Escolha o arquivo a ser mesclado
Este é o arquivo de dados que você criou anteriormente. Selecione o botão de opção apropriado e clique em Avançar para pesquisar o arquivo e conectá-lo ao seu documento principal.
Se você preferir usar seu catálogo de endereços do Outlook, clique nessa opção
Etapa 4. Escolha quais dados usar
O Office permite que você selecione ou desmarque as linhas de informações conforme desejar. Isso permite que você escolha quais itens de informação no arquivo de dados você deseja mesclar no documento principal, tornando o arquivo de dados mais útil com o tempo, conforme você o usa para várias coisas diferentes. Quando estiver satisfeito, clique em Avançar.
Os dados podem ser classificados clicando nos cabeçalhos de cada coluna. Isso pode ser útil se você precisar pesquisar rapidamente uma grande quantidade de informações
Etapa 5. Insira os campos de dados
Na próxima página do painel de tarefas, você será solicitado a escrever seu documento, se ainda não tiver feito isso, e será apresentado um conjunto de opções para inserir dados do arquivo no documento.
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Insira um campo de dados colocando o cursor onde o campo irá e, em seguida, clicando no botão apropriado no painel de tarefas para inseri-lo lá.
Você pode excluir campos de dados perdidos ou duplicados pressionando a tecla Delete, o mesmo que uma letra ou número comum
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As opções predefinidas mudam ligeiramente com base no tipo de documento que você informou ao Office que estava escrevendo. O Office faz o possível para preencher as informações apropriadas a partir dos dados que você fornece. Por exemplo, se você estiver escrevendo uma carta comercial formal, poderá ver uma opção para inserir um bloco de endereço, que inclui o nome e o sobrenome de cada destinatário e o endereço completo, bem organizado em algumas linhas.
- Algumas das opções predefinidas abrirão janelas adicionais para você preencher as informações apropriadas. Tudo isso é mais ou menos direto e fácil de entender.
- Se você estiver usando um preset e ele não conseguir encontrar as informações corretas, clique no botão marcado “Match Fields” para ensinar ao programa quais nomes de campo correspondem aos nomes padrão. Por exemplo, você pode mostrar que ele deve usar a categoria “Sobrenome” em seu arquivo de dados para preencher os dados de “Sobrenome” em um bloco de endereço.
- Para usar seus próprios campos, clique em “mais opções”. Você poderá ver os nomes que deu a cada coluna e usá-los em seu lugar.
Etapa 6. Verifique suas cartas
A mala direta não exibirá as informações específicas nos campos que você aplica ao seu documento principal até que você o imprima, mas o Office oferece uma função de visualização que permite verificar e certificar-se de que as informações estão aparecendo corretamente de acordo com como você colocou o campos em seu documento. Sinta-se à vontade para usá-lo até que esteja satisfeito de que tudo esteja em ordem.
Etapa 7. Conclua a fusão
A tela final do painel de tarefas de mala direta informa que tudo está no lugar e está pronto para imprimir seus documentos. Um conjunto de informações aparecerá por documento impresso e o programa imprimirá tantas cópias quantas forem os conjuntos de informações.
Se quiser fazer edições individuais em letras específicas, você também pode fazer isso a partir desta tela do painel de tarefas clicando primeiro em “editar letras individuais”
Método 3 de 3: mala direta no OpenOffice.org
Etapa 1. Crie um banco de dados
No OpenOffice.org, um arquivo de banco de dados é sempre necessário para uma mala direta; no entanto, você ainda pode criar seus dados em uma planilha primeiro.
- No seu documento principal, abra o menu Arquivo e escolha criar um novo arquivo de banco de dados.
- Na janela que aparece, selecione a opção “conectar a um banco de dados existente”. No menu suspenso, selecione “planilha” e clique em Avançar.
- Na próxima tela, direcione o OpenOffice.org para o arquivo de planilha que deseja usar. Você pode escolher se deseja ou não proteger o banco de dados com senha, marcando a caixa abaixo do local do arquivo. Clique em Avançar quando estiver pronto.
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Nesta tela, escolha se deseja registrar o banco de dados para um acesso mais fácil depois, e decida se deseja ou não abrir o arquivo do banco de dados para editá-lo agora. (Provavelmente não será necessário se você acabou de criar o arquivo de planilha.) Clique em Concluir para salvar o banco de dados.
Certifique-se de dar ao banco de dados um nome que você possa lembrar facilmente
Etapa 2. Insira seus campos
Agora que você vinculou suas informações a um banco de dados que o OpenOffice.org pode entender, é simples usar esse banco de dados para mala direta, contanto que você saiba onde procurar.
- No menu Inserir, selecione 'campos,”e então“outros…”no submenu. Como alternativa, você pode digitar control-F2.
- Na janela que aparece, clique na guia “banco de dados”.
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Clique no botão Procurar na parte inferior direita da janela e localize o arquivo de banco de dados que você acabou de criar.
Depois de selecionar seu banco de dados, ele aparecerá na lista intitulada “seleção de banco de dados” no lado direito da janela
- Na lista “tipo” no lado esquerdo da janela, selecione “campos de mala direta”.
- Clique no + próximo ao seu banco de dados e um arquivo de planilha deve aparecer abaixo dele. Clique no + ao lado de naquela, e você verá os nomes dos campos que escolheu ao criar a planilha.
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Selecione o campo que deseja inserir e clique em Inserir para colocar o campo em seu documento principal.
- Lembre-se de colocar o cursor onde deseja que seu campo seja inserido antes de inserir, ou você terá que recortar e colar para movê-lo para a posição correta.
- Como no Office, os campos de texto são tratados como caracteres alfanuméricos em seu documento principal. Você pode movê-los com a barra de espaço e excluí-los com a tecla delete.
Etapa 3. Conclua a fusão
Verifique novamente cada campo para o posicionamento correto. Quando estiver pronto, imprima seu documento principal. A mala direta imprimirá uma cópia para cada conjunto de entradas no arquivo mesclado com o documento.
Pontas
- Os programas de processamento de texto geralmente possuem modelos que podem ser usados para criar documentos primários.
- Certifique-se de dividir os campos nos termos mais específicos possíveis. Por exemplo, você pode usar um título de cortesia (Sr., Sra., Senhorita), nome e sobrenome para o nome. São três campos para nomes, então use três colunas separadas com um tipo de campo em cada coluna.
