Um banco de dados de clientes pode eliminar uma grande quantidade de papelada para uma empresa, fornecendo um único repositório para informações valiosas do cliente que podem ser usadas por equipes de vendas, pessoal de suporte ao cliente e até mesmo pela equipe de contabilidade. Embora seja possível comprar produtos de software que forneçam formatos básicos para esse tipo de banco de dados, bancos de dados personalizados podem ser criados mantendo alguns princípios básicos sobre forma e função em mente.
Passos
Etapa 1. Compre um software de criação de banco de dados
Escolha um produto que seja compatível com o processador de texto e outras ferramentas de software usadas na empresa. Isso tornará mais fácil importar ou exportar dados de outras fontes, tornando possível evitar a entrada de uma grande quantidade de dados no banco de dados recém-criado.
Etapa 2. Determine o tipo de informação que será armazenada no banco de dados do cliente
A maioria dos projetos inclui informações como nome da empresa, endereço para correspondência, endereço físico, nome para contato, números de telefone e fax e endereços de e-mail. Dados adicionais, como informações sobre termos de contrato, preços e notas sobre tarefas pendentes associadas a cada cliente, são frequentemente incluídos nos dados capturados e mantidos neste tipo de recurso eletrônico.
Etapa 3. Considere os possíveis usos para o banco de dados
Além de fornecer um recurso centralizado para recuperar dados importantes, pense em termos de quais tipos de relatórios podem ser criados usando os dados, ou se o banco de dados se destina a ser usado como um recurso na geração de etiquetas de mala direta, listas de e-mail ou mesmo listas para usar na transmissão de fax. Manter isso em mente ajudará a determinar como nomear cada um dos campos que hospedarão os dados e facilitará o processo de criação de formatos de relatório extraídos desses campos.
Etapa 4. Organize os campos de dados
Crie um modelo simples que segue uma sequência lógica quando se trata de inserir nomes, endereços e outras informações de contato. Isso torna mais fácil mover de um campo para o próximo com um mínimo de interrupção e completar a entrada de um novo registro de cliente dentro de um período de tempo razoável.
Etapa 5. Defina as autorizações em cada um dos campos
Isso inclui a identificação de quais campos serão incluídos nos formatos de relatório, bem como quais podem servir como base para classificar ou pesquisar as entradas do banco de dados. Atribuir as autorizações corretas a cada campo agilizará a recuperação dos dados corretos quando e conforme necessário.
Etapa 6. Prepare os formatos de relatório
Alguns formatos básicos que podem ser usados com frequência costumam ser suficientes, embora os principais usuários possam ter a capacidade de criar relatórios personalizados que incluem campos relevantes para a posição de trabalho do usuário e o nível de acesso aos dados do cliente.
Etapa 7. Estabeleça credenciais de login e direitos de acesso
Um banco de dados de clientes viável inclui a capacidade de criar credenciais de login que permitem que apenas funcionários autorizados acessem as informações. Indo além, a atribuição de diferentes níveis de direitos garante que cada usuário seja capaz de visualizar, alterar e inserir dados relevantes para suas responsabilidades de trabalho, mas não seja capaz de visualizar outras informações que sejam úteis para outras pessoas.
Etapa 8. Revise e teste o banco de dados do cliente antes do lançamento
Tente usar a versão beta com um pequeno grupo de funcionários para garantir que cada uma das funções funcione conforme o previsto. Use as descobertas deste grupo de teste para resolver quaisquer problemas de desempenho, formato e facilidade de uso. Depois que todos os problemas forem tratados e resolvidos, a versão final pode ser distribuída para toda a empresa.
Pontas
- Tente projetar o banco de dados de forma que haja espaço para adicionar mais campos ou recursos conforme as necessidades da empresa mudam. Isso tornará possível continuar usando o produto por vários anos sem ter que substituí-lo por um produto mais robusto.
- Não é incomum que um novo banco de dados de clientes leve um longo período de tempo para ser desenvolvido. Mesmo ao usar um software que permite a fácil execução de uma série de tarefas, pode levar semanas para chegar ao formato ideal.
