Este wikiHow ensina como automatizar o relatório de dados no Microsoft Excel. Para dados externos, este wikiHow irá ensiná-lo a consultar e criar relatórios de qualquer fonte de dados externa (MySQL, Postgres, Oracle, etc) de dentro de sua planilha usando plug-ins do Excel que vinculam sua planilha a fontes de dados externas.
Para dados já armazenados em uma planilha do Excel, usaremos macros para construir relatórios e exportá-los em uma variedade de tipos de arquivo com o pressionar de uma tecla. Felizmente, o Excel vem com um gravador de etapas integrado, o que significa que você não terá que codificar as macros por conta própria.
Passos
Método 1 de 2: para dados já no Excel
Etapa 1. Se os dados que você precisa relatar já estiverem armazenados, atualizados e mantidos no Excel, você pode automatizar os fluxos de trabalho de relatórios usando macros
As macros são uma função incorporada que permite automatizar tarefas complexas e repetitivas.
Etapa 2. Abra o Excel
Clique duas vezes (ou clique se você estiver em um Mac) no ícone do aplicativo Excel, que se assemelha a um "X" branco em um fundo verde e clique em Pasta de trabalho em branco na página de modelos.
- Em um Mac, pode ser necessário clicar Arquivo e então clique Nova pasta de trabalho em branco no menu suspenso resultante.
- Se você já tem um relatório do Excel que deseja automatizar, clique duas vezes no arquivo do relatório para abri-lo no Excel.
Etapa 3. Insira os dados da sua planilha, se necessário
Se você não adicionou os rótulos e números das colunas para os quais deseja automatizar os resultados, faça-o antes de continuar.
Etapa 4. Habilite a guia Desenvolvedor
Por padrão, o Desenvolvedor guia não aparece na parte superior da janela do Excel. Você pode ativá-lo fazendo o seguinte, dependendo do seu sistema operacional:
- Windows - Clique Arquivo, clique Opções, clique Personalizar fita no lado esquerdo da janela, marque a caixa "Desenvolvedor" no canto inferior direito da janela (você pode primeiro ter que rolar para baixo) e clique em OK.
- Mac - Clique Excel, clique Preferências …, clique Faixa de Opções e Barra de Ferramentas, marque a caixa "Desenvolvedor" na lista "Guias principais" e clique em Salve .
Etapa 5. Clique em Desenvolvedor
Esta guia agora deve estar na parte superior da janela do Excel. Isso abre uma barra de ferramentas na parte superior da janela do Excel.
Etapa 6. Clique em Gravar Macro
Está na barra de ferramentas. Uma janela pop-up aparecerá.
Etapa 7. Insira um nome para a macro
Na caixa de texto "Nome da macro", digite o nome da sua macro. Isso o ajudará a identificar a macro posteriormente.
Por exemplo, se você estiver criando uma macro que fará um gráfico com seus dados disponíveis, você pode chamá-la de "Chart1" ou semelhante
Etapa 8. Crie uma combinação de teclas de atalho para a macro
Pressione a tecla ⇧ Shift junto com outra tecla (por exemplo, a tecla T) para criar o atalho de teclado. Isso é o que você usará para executar sua macro mais tarde.
Em um Mac, a combinação de teclas de atalho acabará sendo ⌥ Option + ⌘ Command e sua tecla (por exemplo, ⌥ Option + ⌘ Command + T)
Etapa 9. Armazene a macro no documento Excel atual
Clique na caixa suspensa "Armazenar macro em" e clique em Esta apostila para garantir que a macro estará disponível para qualquer pessoa que abrir a pasta de trabalho.
Você terá que salvar o arquivo do Excel em um formato especial para que a macro seja salva
Etapa 10. Clique em OK
Está na parte inferior da janela. Isso salvará suas configurações de macro e o colocará no modo de gravação. Todas as etapas que você realizar a partir de agora até interromper a gravação serão registradas.
Etapa 11. Execute as etapas que deseja automatizar
O Excel rastreará cada clique, pressionamento de tecla e opção de formatação que você inserir e os adicionará à lista da macro.
- Por exemplo, para selecionar dados e criar um gráfico a partir deles, você destacaria seus dados, clique em Inserir na parte superior da janela do Excel, clique em um tipo de gráfico, clique no formato de gráfico que deseja usar e edite o gráfico conforme necessário.
- Se você quiser usar a macro para adicionar valores de células A1 Através dos A12, você clicaria em uma célula vazia, digite = SUM (A1: A12) e pressione ↵ Enter.
Etapa 12. Clique em Parar gravação
Está no Desenvolvedor barra de ferramentas da guia. Isso interromperá sua gravação e salvará todas as etapas executadas durante a gravação como uma macro individual.
Etapa 13. Salve sua planilha do Excel como um arquivo habilitado para macro
Clique Arquivo, clique Salvar comoe altere o formato do arquivo para xlsm ao invés de xls. Você pode inserir um nome de arquivo, selecionar um local de arquivo e clicar Salve .
Se você não fizer isso, a macro não será salva como parte da planilha, o que significa que outras pessoas em computadores diferentes não poderão usar sua macro se você enviar a pasta de trabalho para elas
Etapa 14. Execute sua macro
Pressione a combinação de teclas que você criou como parte da macro para fazer isso. Você deve ver sua planilha automatizada de acordo com as etapas de sua macro.
Você também pode executar uma macro clicando em Macros no Desenvolvedor guia, selecionando o nome da macro e clicando em Corre.
Método 2 de 2: para dados externos (MySQL, Postgres, Oracle, etc)
Etapa 1. Baixe o plugin do Excel do Kloudio do Microsoft AppSource
Isso permitirá que você crie uma conexão persistente entre um banco de dados externo ou fonte de dados e sua pasta de trabalho. Este plug-in também funciona com o Planilhas Google.
Etapa 2. Crie uma conexão entre sua planilha e sua fonte de dados externa clicando no botão + no portal Kloudio
Digite os detalhes do seu banco de dados (tipo de banco de dados, credenciais) e selecione quaisquer opções de segurança / criptografia se estiver trabalhando com dados confidenciais ou da empresa.
Etapa 3. Depois de criar uma conexão entre sua planilha e seu banco de dados, você poderá consultar e criar relatórios de dados externos sem sair do Excel
Crie seus relatórios personalizados no portal Kloudio e, em seguida, selecione-os no menu suspenso do Excel. Em seguida, você pode aplicar quaisquer filtros adicionais e escolher a frequência com que o relatório será atualizado (para que sua planilha de vendas seja atualizada automaticamente a cada semana, dia ou mesmo hora).
Etapa 4. Além disso, você também pode inserir dados em sua planilha conectada e fazer com que os dados atualizem sua fonte de dados externa
Crie um modelo de upload a partir do portal Kloudio e você poderá fazer upload manual ou automático das alterações em sua planilha para sua fonte de dados externa.
Vídeo - Ao usar este serviço, algumas informações podem ser compartilhadas com o YouTube
Pontas
- Baixe apenas plug-ins do Excel da Microsoft AppSource, a menos que você confie no provedor de terceiros.
- As macros podem ser usadas para qualquer coisa, desde tarefas simples (por exemplo, adicionar valores ou criar um gráfico) até as complexas (por exemplo, calcular os valores de sua célula, criar um gráfico a partir dos resultados, rotular o gráfico e imprimir o resultado).
- Ao abrir uma planilha com sua macro incluída, você pode ter que clicar Habilitar Conteúdo em um banner amarelo na parte superior da janela antes de usar a macro.
Avisos
- As macros podem ser usadas de forma maliciosa (por exemplo, para excluir arquivos em seu computador). Não execute macros de fontes não confiáveis.
- As macros irão implementar literalmente cada etapa que você fizer durante a gravação. Certifique-se de não inserir acidentalmente o valor incorreto, abrir um programa que não deseja usar ou excluir um arquivo.
