ATTN é uma forma abreviada da palavra “atenção” e é comumente usada em e-mails e correspondência escrita para indicar o destinatário pretendido. A melhor maneira de usar a ATTN em correspondência por e-mail é incluindo isso na linha de assunto. Desta forma, fica claro para quem é a mensagem e é mais provável que seu e-mail seja lido pelo destinatário correto.
Passos
Método 1 de 3: Adicionando ATTN a um e-mail
Etapa 1. Comece a linha de assunto com ATTN
Em alguns casos, como um formulário de emprego, você pode ter apenas um e-mail genérico para uma empresa, mas deseja chamar a atenção de uma pessoa ou departamento específico. A melhor maneira de fazer isso é escrever na linha de assunto como “ATTN: John Smith”.
Como alternativa, se você não souber nenhum nome, pode escrever “ATTN: Gerente de Contratação” ou “ATTN: Departamento de Marketing”
Etapa 2. Inclua outras informações pertinentes na linha de assunto
Além de chamar a atenção de uma determinada pessoa ou grupo de pessoas, você também deve incluir alguns detalhes importantes sobre o conteúdo do seu e-mail. Isso o tornará mais pertinente e provavelmente será aberto e lido mais rápido.
Por exemplo, você pode dizer “ATTN: John Smith re: Posição de marcação de conteúdo”
Etapa 3. Inicie o corpo do e-mail com ATTN quando a linha de assunto estiver cheia
Você também pode incluir uma mensagem ATTN no corpo de um e-mail ou em um documento anexado. Dessa forma, você ainda está comunicando a quem se destina a mensagem e pode usar a linha de assunto apenas para indicar a finalidade do e-mail. Isso pode ser necessário quando você está respondendo a um e-mail e a linha de assunto já foi criada.
- Por exemplo, você pode iniciar o corpo do e-mail dizendo "ATTN: Sandeep Kumar"
- Você pode incluir o indicador ATTN na linha de assunto e no corpo do e-mail.
Método 2 de 3: Determinando quando usar ATTN em e-mails
Etapa 1. Use ATTN quando você não tiver o endereço de e-mail do destinatário desejado
Se você não souber o endereço de e-mail direto da pessoa ou departamento que precisa entrar em contato, envie um e-mail para o endereço de contato fornecido no site da empresa. Em seguida, deve-se indicar na linha de assunto, por meio da ATTN, para quem a mensagem deve ser direcionada.
Etapa 2. Incluir ATTN na comunicação interna
Use a ATTN quando estiver escrevendo um memorando interno que pode ser relevante para várias pessoas em seu departamento ou grupo, mas requer a atenção direta de uma ou duas pessoas. Dessa forma, você ainda mantém todos informados, mas também prioriza para quem a mensagem se dirige diretamente.
Você pode escrever “ATTN: Mary Smith re: metas de vendas”, mas enviar a mensagem para toda a equipe de vendas
Etapa 3. Indique que seu e-mail é importante usando ATTN
Você também pode indicar que algo precisa de atenção imediata usando a sigla ATTN na linha de assunto. Por exemplo, você pode escrever “Extratos da folha de pagamento exigem ATTN urgente”.
Método 3 de 3: Garantindo que seus e-mails recebam atenção
Etapa 1. Inclua uma linha de assunto
Ao enviar um e-mail, é muito importante que você sempre inclua uma linha de assunto. Esta é uma oportunidade para você destacar seu e-mail e também fornecer alguns detalhes sobre o conteúdo do e-mail. Um e-mail que não inclui uma linha de assunto tem maior probabilidade de ser excluído ou perdido na caixa de entrada ou irritará o destinatário porque ele será forçado a abrir o e-mail para descobrir do que se trata.
Etapa 2. Mantenha a linha de assunto curta
A maioria das caixas de entrada de e-mail revelará apenas cerca de 60 caracteres da linha de assunto e um telefone celular exibirá apenas cerca de 25 a 30 caracteres. Como resultado, você deve manter a linha de assunto curta e escrever as informações mais importantes primeiro.
Formulários curtos, como “ATTN” e “RE” facilitam a inclusão de mais informações na linha de assunto
Etapa 3. Escreva algo cativante
As caixas de entrada costumam ser inundadas com spam e material promocional, e muitas pessoas apagam e-mails antes mesmo de abri-los. Se você estiver enviando um e-mail para alguém que não conhece diretamente, é importante que seu e-mail se destaque. Você pode chamar a atenção dos destinatários escrevendo uma linha de assunto atraente e criativa.
- Você pode escrever “Não quero nada de você” se estiver procurando alguém que admira, mas nunca conheceu pessoalmente. Por exemplo, pode ser um autor favorito ou alguém que você admira em seu setor.
- Como alternativa, você pode dizer “ganhe mais dinheiro expandindo sua base de clientes”. Isso seria útil se você estiver procurando fazer conexões comerciais e quiser que seus e-mails sejam abertos.
Etapa 4. Inclua detalhes importantes
É muito importante que você sempre inclua informações importantes sobre o conteúdo do e-mail. Se você estiver escrevendo um e-mail para um colega de trabalho sobre um projeto, certifique-se de colocar o título do projeto na linha de assunto. Dessa forma, seu colega de trabalho saberá do que se trata e poderá priorizá-lo conforme necessário.
- Você também pode dizer algo como "resposta necessária". Isso provavelmente tornará seu e-mail uma prioridade.
- Como alternativa, escrever “pergunta rápida re: almoço” provavelmente chamará a atenção porque indica que será uma resposta fácil.
