O e-mail é agora uma das formas de comunicação mais comumente usadas, junto com mensagens de texto, chamadas telefônicas e aplicativos de mensagens instantâneas. Correspondência com e-mail tem sido tão comum que muitas pessoas se esqueceram de como criar um corretamente. Um e-mail bem composto reflete profissionalismo e sinceridade na mensagem que transmite, por isso é absolutamente necessário que se saiba formatar uma mensagem de e-mail.
Passos
Etapa 1. Componha o assunto do seu e-mail
A linha de assunto de uma mensagem de e-mail serve como um breve resumo do que a mensagem se trata. Sua linha de assunto deve ser direta e concisa para dar ao destinatário uma ideia sobre o assunto do seu e-mail em apenas algumas palavras simples.
- Por exemplo, se você está escrevendo para alguém sobre algum negócio, não complique a linha de assunto com muitos detalhes como “Gosto do carro que você está dirigindo. Eu amo sua cor azul e as rodas são lindas.”
- Afirme claramente o seu motivo diretamente na linha de assunto. Por exemplo: “Comprador interessado em seu sedã azul.”
Etapa 2. Inclua as saudações adequadas
Não comece imediatamente o e-mail com o que você precisa dizer. Inclua saudações comuns como “Saudações” ou “Bom dia”. Você não gostaria que uma pessoa aleatória subisse e falasse com você imediatamente, sem nem mesmo cumprimentá-lo, certo? É o mesmo para e-mails.
Para tornar sua saudação mais pessoal, inclua o sobrenome do destinatário em sua saudação
Etapa 3. Escreva o corpo da sua mensagem
Dependendo do tipo de mensagem que você está escrevendo e para quem está enviando, você pode escrevê-la como quiser.
- Se você está escrevendo para alguém próximo a você, pode fazer seu e-mail parecer pessoal; mas se estiver escrevendo uma carta comercial, você precisa manter o e-mail o mais profissional possível.
- Você também precisa ter em mente o formato da sua mensagem. Não use estilos, tamanhos e formatos de fonte difíceis de ler e evite usar letras maiúsculas. Letras maiúsculas, no mundo digital, parecem gritos.
Etapa 4. Inclua uma observação final
Não termine seu e-mail apenas onde termina sua mensagem. Escreva comentários finais como "Atenciosamente", "Atenciosamente" ou qualquer coisa que você ache que vai combinar melhor com o e-mail que você está redigindo.
Os comentários finais devem ir bem com seu e-mail. Porque? Porque se você está escrevendo uma mensagem de negócios, você não gostaria de escrever "Carinhosamente seu" como as observações finais de sua carta; seria inapropriado
Etapa 5. Adicionar uma assinatura
Embora seu endereço de e-mail já inclua seu nome em todos os e-mails que você enviar, ainda é recomendável que você inclua uma assinatura junto com todas as mensagens que escrever. As assinaturas podem ser apenas texto simples ou, se você quiser ser criativo, imagens (como logotipos, marcas, etc.).
Use a opção Assinatura de qualquer aplicativo de webmail ou cliente de e-mail para criar sua própria assinatura
Pontas
- Além de formatar mensagens de e-mail, você também deve usar endereços de e-mail com nomes adequados. Enviar mensagens para seu amigo de infância usando “[email protected]” é bom, mas não é uma boa ideia quando você está enviando e-mails comerciais para seu chefe.
- Use etiquetas de Internet adequadas ao criar e-mails. Não envie e-mails ou mensagens de spam para contatos desconhecidos.
- Sempre verifique sua mensagem de e-mail antes de enviá-la para evitar o envio de várias mensagens para um destinatário. Suas mensagens podem ser marcadas como SPAM se você fizer isso.
