É sempre frustrante quando você tem que esperar por uma resposta, seja para uma entrevista de emprego, uma proposta de negócio ou apenas fazendo planos com um amigo. Enviar um e-mail de acompanhamento pode ser muito eficaz para obter essa resposta, especialmente se você fizer sua solicitação após uma espera razoável e escrevê-la de forma clara, concisa e respeitosa. Para aumentar ainda mais suas chances de sucesso, faça o máximo de “trabalho de perna” que puder para tornar as coisas mais fáceis para o destinatário.
Passos
Método 1 de 3: escolhendo quando e para onde enviar acompanhamentos
Etapa 1. Aguarde pelo menos 3 dias úteis para enviar um acompanhamento
Não existe uma regra universal sobre quanto tempo você deve esperar antes de enviar um e-mail de acompanhamento. Uma boa regra são 3 dias úteis, a menos que sua pessoa de contato forneça uma data específica para a resposta. Nesse caso, aguarde pelo menos 1 dia útil após essa data.
- Por exemplo, se a pessoa disse que responderia antes ou na terça-feira, dia 19, espere pelo menos até quarta-feira dia 20 para responder.
- Para acompanhamentos de entrevistas de emprego, geralmente é melhor esperar pelo menos 5 dias úteis.
- Não é necessário contar apenas os dias úteis (ou seja, pular fins de semana e feriados) ao fazer o acompanhamento a título pessoal.
- Não presuma o pior - como que você não conseguiu o emprego ou que eles não estão interessados em sua proposta de negócio - só porque você não obteve uma resposta rápida. Sua pessoa de contato pode estar muito ocupada!
Etapa 2. Envie o e-mail diretamente para sua pessoa de contato
Esse é sempre o caso para e-mails pessoais, é claro, e geralmente a melhor estratégia para o acompanhamento de negócios. Se a pessoa forneceu suas informações de contato ou o convidou para fazer um acompanhamento, sempre envie a mensagem diretamente para ela (e somente para ela).
- Se a pessoa não forneceu suas informações de contato ou não o convidou para acompanhá-la, envie seu e-mail para a pessoa de contato direcionada (como um assistente administrativo ou coordenador de recrutamento). Solicite na linha de assunto que a mensagem seja direcionada à pessoa com quem você atendeu anteriormente.
- Se você já teve contato anterior com a pessoa por e-mail, use os mesmos endereços de e-mail “para” e “de” de antes.
Etapa 3. Envie no máximo 2 e-mails de acompanhamento no total
É difícil saber quando enviar um acompanhamento, então que tal um acompanhamento para um acompanhamento? Se o seu primeiro acompanhamento ficar sem resposta, aguarde pelo menos 1 a 2 dias úteis para enviar o segundo acompanhamento. Se esta segunda mensagem não for respondida, pare de fazer o acompanhamento ou entre em contato com outra pessoa da empresa.
- Embora você possa criar uma nova mensagem de acompanhamento, se desejar, também não há problema em enviar a mesma mensagem de acompanhamento original, mas adicione uma nota na parte superior como a seguinte: “(Tom: Eu enviei este acompanhamento na terça-feira e estou ansioso para ouvir de você sobre a oportunidade de negócio que discutimos na quinta-feira passada. Obrigado, Jan)”
- Como regra geral, não se preocupe (em não conseguir o emprego, etc.) se precisar enviar 1 acompanhamento. Se preocupe um pouco se precisar enviar 2 acompanhamentos. Comece a se preocupar um pouco mais se não receber uma resposta após o segundo acompanhamento!
Etapa 4. Antecipe-se à necessidade de acompanhamento com um e-mail de agradecimento
É sempre educado enviar um e-mail de agradecimento no dia seguinte a qualquer reunião de negócios, especialmente, mas não apenas, uma entrevista de emprego, bem como após muitos cenários de contato pessoal. Se incluir uma menção de acompanhamento neste agradecimento, você poderá incentivar uma resposta sem ter que enviar um acompanhamento separado alguns dias depois.
- O e-mail de agradecimento pode usar quase o mesmo formato e conteúdo de um e-mail de acompanhamento, apenas com um pouco mais de espaço dedicado para agradecer a pessoa e um pouco menos gasto solicitando uma resposta.
- Isso não conta como um acompanhamento "oficial", portanto, você ainda pode enviar até 2 acompanhamentos "reais", se necessário!
Método 2 de 3: formatando e-mails de acompanhamento
Etapa 1. Consulte diretamente seu contato anterior na linha de assunto
Se sua linha de assunto for vaga ou irrelevante, seu acompanhamento pode acabar não lido ou na lixeira. Escolha suas palavras com cuidado para que a linha de assunto se conecte imediata e explicitamente à sua interação com o destinatário.
- Uma estratégia é adicionar “RE:” a uma descrição de sua interação anterior para que pareça uma continuação desse evento: “RE: Entrevista sexta-feira 23/09 às 11h”.
- Outra opção é incluir seu nome, um descritor breve e direto, e o motivo do seu e-mail: “Terry Regula 9/23 Interview Follow-Up.”
- Nunca presuma que a pessoa reconhecerá seu endereço de e-mail e abrirá a mensagem. Use a linha de assunto a seu favor.
Etapa 2. Nomeie o destinatário em sua saudação e agradeça-o no encerramento
Embora você possa ser apropriadamente informal para um e-mail de acompanhamento pessoal, um acompanhamento de negócios deve equilibrar a formalidade respeitosa e a familiaridade produzida por sua interação anterior. Na maioria dos casos, por exemplo, você pode cumprimentar a pessoa pelo primeiro nome, desde que ela se apresente como “Joe Selmon” ou diga “me chame de Barb”.
- Sua saudação pode ser tipicamente assim: “Caro Joe” ou “Caro Barb,” a menos que você sinta mais formalidade ser apropriado: “Caro Sr. Selmon,” ou “Caro Dr. Bennet”.
- Para encerrar, agradeça pela última vez e use seu nome e sobrenome: “Obrigado, Steve Caraway”.
Etapa 3. Use no máximo 3-4 parágrafos, cada um com 2 a 3 frases
Quando se trata de escrever acompanhamentos, vá direto ao ponto e chegue lá rápido! Isso não significa escrever apenas uma única frase, mas significa criar um e-mail simplificado sem qualquer conteúdo supérfluo. Crie parágrafos enxutos e limpos ao longo das seguintes linhas (ou semelhantes):
- Saudações
- Parágrafo 1: um agradecimento e uma declaração clara de que você está acompanhando.
- Parágrafo 2: uma rápida recapitulação dos dados do seu contato.
- Parágrafo 3: uma reafirmação rápida de seu interesse ou entusiasmo.
- Parágrafo 4: uma declaração de que você está "ansioso" por uma atualização ou que "seria apreciada".
- Fechando
Etapa 4. Forneça todas as informações relevantes de que o destinatário precisa
Certifique-se de que a outra pessoa faça o mínimo possível para lhe dar um seguimento. A única razão pela qual eles ainda não entraram em contato com você é provavelmente porque estão ocupados. Portanto, se eles tiverem que rever suas anotações ou arquivos para obter informações sobre sua interação anterior, é mais provável que decidam que não vale a pena entrar em contato com você agora.
- Se você teve uma entrevista, mencione a data e hora específicas, o nome do cargo e uma recapitulação muito rápida da entrevista ou uma anedota ou episódio selecionado dela. Por exemplo: “Estou escrevendo para acompanhar nossa entrevista na última segunda-feira, 23 ao meio-dia. Você provavelmente se lembra que eu estava tão ansioso para falar sobre o cargo de gerente de vendas que quase derramei meu café na sua mesa!”
- Certifique-se de fornecer informações claras para cada forma de contato que você deseja que eles tenham a opção de usar: e-mail, telefone / texto, correio, etc.
Método 3 de 3: Seja claro, conciso e respeitoso
Etapa 1. Agradeça ao destinatário e diga que você está fazendo o acompanhamento desde o início
Não esconda o fato de que você está escrevendo um follow-up no meio do e-mail. Em vez disso, deixe a pessoa saber imediatamente por que você está entrando em contato com ela - e mostre a ela alguma gratidão enquanto você está nisso!
Tente algo assim: “Obrigado novamente por reservar um tempo para se encontrar comigo na quinta-feira passada. Estou escrevendo para dar seguimento a essa reunião e seus pensamentos sobre a minha proposta.”
Etapa 2. Limite novamente sua interação e reafirme seu interesse rapidamente
Dê à pessoa uma revisão sobre seu contato anterior, especialmente em um cenário de negócios, quando você sabe que a outra pessoa tem lidado com muitas entrevistas, reuniões e assim por diante. Certifique-se de que eles se lembrem imediatamente de quem você é e do que discutiu.
Por exemplo: “Foi um prazer apresentar meu plano para agilizar suas operações de faturamento e espero que você compartilhe meu entusiasmo por trabalharmos juntos para implementá-lo.”
Etapa 3. Seja direto e educado, não agressivo, não se desculpe ou seja passivo-agressivo
Não tenha vergonha de fazer o acompanhamento! É uma boa coisa confirmar seu interesse e seu desejo de saber onde você está, desde que o faça de maneira educada e respeitosa. Lembre-se de que você não deve uma resposta em seus termos, no entanto, faça uma solicitação, não uma exigência.
- Use um tom como este: "Estou ansioso para ouvir minha posição em relação à posição de divulgação da comunidade."
- Não seja agressivo: "Você prometeu uma resposta ontem, e eu preciso ouvir de você o mais rápido possível."
- Não seja passivo-agressivo também: "Acho que não consegui o emprego porque você nunca me respondeu, mas gostaria de uma confirmação disso."
Etapa 4. Mostre e diga ao destinatário que você valoriza o tempo dele
Usar uma linha de assunto clara e ir direto ao ponto do seu e-mail mostra respeito pelo tempo da outra pessoa. Também é uma boa ideia declarar especificamente uma ou duas vezes na mensagem que você aprecia o tempo que eles estão dedicando a você. Exagerar na bajulação não é necessário ou mesmo útil, mas mostrar algum respeito sempre aumenta suas chances de uma resposta rápida.
- Por exemplo: “Sei que você está muito ocupado nesta época do ano e agradeço o tempo que passou interagindo comigo”.
- Ou: “Obrigado novamente por responder às minhas perguntas na quinta-feira passada. Tenho apenas mais um pedido rápido.”
- Se a pessoa estiver muito ocupada para responder, mostrar e dizer o quanto você valoriza o tempo dela é uma ótima maneira de persuadi-la a responder!
