O Excel é ótimo para tabelas de dados, mas como você pode manipulá-lo e organizá-lo para que atenda às suas necessidades? A ferramenta Classificar permite classificar rapidamente as colunas em uma variedade de formatos ou criar sua própria classificação personalizada para várias colunas e tipos de dados. Use a função Classificar para organizar logicamente seus dados e torná-los mais fáceis de entender e usar.
Passos
Parte 1 de 3: Classificação em ordem alfabética ou numérica
Etapa 1. Selecione seus dados
Você pode clicar e arrastar para selecionar a coluna que deseja classificar ou clicar em uma das células da coluna para torná-la ativa e permitir que o Excel selecione os dados automaticamente.
Todos os seus dados na coluna precisarão ser formatados da mesma maneira para serem classificados (ou seja, texto, números, datas)
Etapa 2. Encontre os botões Classificar
Eles podem ser encontrados na guia Dados na seção "Classificar e Filtrar". Para fazer classificações rápidas, você usará os botões "AZ ↓" e "AZ ↑".
Etapa 3. Classifique sua coluna clicando no botão apropriado
Se estiver classificando os números, você pode classificar do menor para o maior ("AZ ↓") ou do maior para o menor ("AZ ↑"). Se você estiver classificando texto, poderá classificar em ordem alfanumérica crescente ("AZ ↓") ou em ordem alfanumérica decrescente ("AZ ↑"). Se estiver classificando datas ou horas, você pode classificar do anterior para o posterior ("AZ ↓") ou posterior para o anterior ("AZ ↑").
Se houver outra coluna de dados ao lado daquela que você está classificando, será perguntado se deseja incluir esses dados na classificação. A classificação ainda será a coluna que você selecionou originalmente, mas as colunas de dados associadas serão classificadas junto com ela
Etapa 4. Solucionar problemas de uma coluna que não classifica
Se você estiver encontrando erros ao tentar classificar, o culpado mais provável são os problemas de formatação com os dados.
- Se você estiver classificando números, certifique-se de que todas as células estejam formatadas como números e não como texto. Os números podem ser importados acidentalmente como texto de certos programas de contabilidade.
- Se você estiver classificando o texto, podem ocorrer erros devido a espaços à esquerda ou formatação incorreta.
- Se você estiver classificando datas ou horas, os problemas geralmente decorrem da formatação de seus dados. Para que o Excel seja classificado com êxito por data, você precisa garantir que todos os dados sejam armazenados como uma data.
Parte 2 de 3: Classificação com vários critérios
Etapa 1. Selecione seus dados
Digamos que você tenha uma planilha com uma lista de nomes de clientes, bem como a cidade em que eles estão localizados. Para facilitar sua vida, você deseja primeiro classificar em ordem alfabética por cidade e, em seguida, classificar cada cliente em ordem alfabética dentro de cada cidade. Criar uma classificação personalizada pode fazer exatamente isso.
Etapa 2. Clique no botão Classificar
Isso pode ser encontrado na seção "Classificar e filtrar" da guia Dados. A janela Classificar será aberta, permitindo que você crie uma classificação personalizada com vários critérios.
Se suas colunas tiverem cabeçalhos na primeira célula, como "Cidade" e "Nome", certifique-se de marcar a caixa "Meus dados têm cabeçalhos" no canto superior esquerdo da janela de classificação
Etapa 3. Crie sua primeira regra
Clique no menu "Classificar por" para escolher a coluna desejada. Neste exemplo, você primeiro classificaria por cidade, então selecione a coluna apropriada no menu.
- Mantenha "Classificar em" definido como "Valores".
- Defina a ordem de "A a Z" ou "Z a A" dependendo de como deseja classificar.
Etapa 4. Crie sua segunda regra
Clique no botão "Adicionar nível". Isso adicionará uma regra abaixo da primeira. Selecione a segunda coluna (a coluna Nome em nosso exemplo) e, em seguida, selecione a ordem de classificação (para facilitar a leitura, escolha a mesma ordem de sua primeira regra).
Etapa 5. Clique em OK
Sua lista será classificada de acordo com suas regras. Você deve ver as cidades listadas em ordem alfabética e, em seguida, os nomes dos clientes classificados em ordem alfabética dentro de cada cidade.
Este exemplo é simples e inclui apenas duas colunas. Você pode, entretanto, tornar sua classificação tão complexa quanto desejar e incluir muitas colunas
Parte 3 de 3: classificação por célula ou cor da fonte
Etapa 1. Selecione seus dados
Você pode clicar e arrastar para selecionar a coluna que deseja classificar ou clicar em uma das células da coluna para torná-la ativa e permitir que o Excel selecione os dados automaticamente.
Etapa 2. Clique no botão Classificar
O botão Classificar pode ser encontrado na guia Dados na seção "Classificar e Filtrar". Isso abrirá a janela Classificar. Se você tiver outra coluna de dados ao lado daquela que está classificando, será perguntado se deseja incluir esses dados na classificação.
Etapa 3. Selecione "Cor da célula" ou "Cor da fonte" no menu "Classificar em"
Isso permitirá que você escolha a primeira cor pela qual deseja classificar.
Etapa 4. Selecione a cor que deseja classificar primeiro
Na coluna "Ordem", você pode usar o menu suspenso para escolher a cor que deseja colocar em primeiro ou último lugar na classificação. Você só pode escolher as cores que estão presentes na coluna.
Não existe uma ordem padrão para classificação de cores. Você precisará definir o pedido sozinho
Etapa 5. Adicione outra cor
Você precisará adicionar outra regra para cada cor na coluna que está classificando. Clique em "Adicionar nível" para adicionar outra regra à classificação. Escolha a próxima cor pela qual deseja classificar e, em seguida, a ordem que deseja classificar.
Certifique-se de que cada pedido seja igual para cada regra. Por exemplo, se você estiver classificando de cima para baixo, certifique-se de que a seção "Ordem" de cada regra diga "Acima"
Etapa 6. Clique em OK
Cada regra será aplicada uma a uma e a coluna será classificada pelas cores que você definiu.
Pontas
- Tente classificar os dados de maneiras diferentes; essas novas perspectivas podem iluminar diferentes aspectos das informações.
- Se sua planilha tiver totais, médias ou outras informações resumidas abaixo das informações que você precisa classificar, tome cuidado para não classificá-los também.
