Se sua linha de trabalho exige que você entre em contato com clientes por telefone, é provável que você deixe muitas mensagens de correio de voz. Mas o que exatamente você deve dizer após o bipe? Pode ser estressante tentar lembrar todas as informações relevantes que você precisa transmitir e, como resultado, detalhes importantes são deixados de fora. Deixe as mensagens improvisadas e espalhafatosas criando um sistema para deixar mensagens de voz. Ao passar por uma lista de verificação rápida em sua cabeça, você pode garantir que forneceu todas as informações de que precisa para repassar ao destinatário e melhorar suas chances de receber uma chamada de volta.
Passos
Parte 1 de 3: Identificando-se
Etapa 1. Use o tom de voz correto
Assim que você começar a gravar sua mensagem, fale com uma voz clara e audível. Não murmure ou fale muito rápido. Tente o seu melhor para soar interessado e enérgico para atrair a atenção do seu ouvinte. Mesmo que o destinatário não possa ver você, seu tom geral será ouvido pelo telefone, então certifique-se de estar transmitindo o tom certo.
- Enuncie tudo o que você disser. A má recepção pode distorcer sua voz e fazer com que você falhe. Mesmo uma voz comum pode ficar confusa ao telefone.
- A qualidade da sua voz deve refletir adequadamente a maneira da chamada. Por exemplo, não há problema em parecer animado ao deixar uma mensagem de voz para parabenizar seu sobrinho pela formatura do colégio. Se estiver oferecendo condolências a um amigo em luto, no entanto, você deve manter seu tom solene e respeitoso.
Etapa 2. Mencione seu nome
Dê ao destinatário seu nome primeiro. Dessa forma, a pessoa para quem você está ligando saberá quem você é imediatamente. Um simples "este é (seu primeiro nome)" servirá na maioria das situações, ou um mais introdutório "meu nome é (nome completo)" se a pessoa para quem você está ligando ainda não o conheceu. Amigos e parentes irão reconhecê-lo sem a necessidade de identificação adicional. Se for uma chamada profissional, eles terão um nome para associar à voz e à mensagem, o que ajudará a abrir uma linha de comunicação mais pessoal.
- Esta etapa parece certa, mas muitas vezes é esquecida pelos chamadores quando eles são colocados em dúvida.
- Se você tiver um cargo ou uma descrição sua que possa ser útil para o destinatário em uma chamada de acompanhamento, liste-o depois do seu nome, ou seja, "Meu nome é Dr. Holdsworth, radiologista sênior do Sacred Heart Medical Center", ou "esta é Gloria Carpenter, sou a mãe de Chloe da escola."
Etapa 3. Deixe seu número de telefone
Recite o seu número de telefone imediatamente após o seu nome. A maioria dos chamadores espera até o final do correio de voz para fornecer suas informações de contato, mas se o destinatário não perceber na primeira vez, será forçado a ouvir a mensagem inteira novamente. Lembre-se de falar devagar e falar ao deixar seu número de telefone para que seja compreensível.
- Uma maneira simples de oferecer seu número de telefone no início da mensagem é dizer algo como "este é (seu nome), meu número é (seu número de telefone)" ou "meu nome é (nome) ligando de (número).”
- Apesar da prevalência de recursos de identificação de chamadas, é sempre aconselhável deixar seu número de telefone, caso a pessoa para quem você está ligando não tenha seu número salvo ou você esteja solicitando que ela retorne sua chamada em um ramal diferente.
Etapa 4. Faça uma conexão
Ao ouvir correios de voz relacionados a negócios ou mensagens de remetentes desconhecidos, as pessoas começarão a ficar desconfiadas ou desinteressadas se não souberem quem você é ou por que está ligando. Deixe-os à vontade mencionando um amigo em comum ou referência que forneceu o número deles a você. Novamente, isso torna a ligação mais pessoal. O correio de voz parecerá menos invasivo e você terá mais chances de receber uma resposta.
- Tente fazer uma breve introdução que indique ao ouvinte, como "Peguei seu número com Pat, que diz que você está interessado em vender seu barco".
- Mesmo se você não estiver fazendo uma chamada comercial, estabelecer uma conexão pode ajudar a deixar o destinatário mais confortável. “Este é Bob, seu vizinho do outro lado da rua” é mais pessoal do que “Este é Robert Henderson”.
Pontuação
0 / 0
Questionário da parte 1
Se você está deixando uma mensagem para um amigo ou parente, como você deve se apresentar?
Com apenas seu primeiro nome.
Exatamente! Se você estiver ligando para alguém que o conhece bem, essa pessoa poderá identificá-lo apenas pelo seu primeiro nome. Deixar seu nome completo para um membro da família ou amigo soará duro e estranho. Continue lendo para outra pergunta do questionário.
Com apenas seu sobrenome.
Tente novamente! A menos que você use seu sobrenome com seus amigos, é estranho se apresentar assim em uma mensagem de voz. E muitos de seus familiares provavelmente têm o mesmo sobrenome, então isso não os ajudará a identificá-lo. Adivinhe de novo!
Com seu nome completo.
Não exatamente! Você deve deixar seu nome completo se estiver deixando uma mensagem de voz para alguém que nunca conheceu. Mas um parente ou amigo não precisará do seu nome completo para identificá-lo. Adivinhe de novo!
Na verdade, você não precisa dar seu nome a alguém que o conhece bem.
Não necessariamente! Lembre-se de que falar ao telefone distorce sua voz. Portanto, mesmo as pessoas que o conhecem bem podem não reconhecer sua voz ao telefone. Escolha outra resposta!
Quer mais testes?
Continue testando a si mesmo!
Parte 2 de 3: Declarando Seu Negócio
Etapa 1. Pense no que você vai dizer de antemão
Tenha uma ideia clara do que vai dizer antes de começar a deixar um correio de voz. Isso não deve ser um grande problema se você estiver ligando com uma intenção específica, mas ouvir o bipe do outro lado e saber que eles estão sendo gravados pode fazer com que muitos chamadores fiquem em branco. Divida as informações em marcadores e acerte cada um antes de desligar.
- Para correios de voz que são especialmente urgentes ou importantes, considere escrever um roteiro aproximado com antecedência.
- Se você perceber que está perdendo o controle, concentre-se apenas em divulgar seu nome, número de retorno e o motivo da ligação em poucas palavras.
- Imagem de que você está enviando uma mensagem de voz para acompanhar um interesse romântico sobre o encontro da noite anterior. Delinear mentalmente sua mensagem antes de gravá-la pode significar a diferença entre parecer frio, calmo e controlado e uma pilha de nervosismo e gagueira.
Etapa 2. Mantenha sua mensagem breve
Restrinja sua mensagem de correio de voz a 20-30 segundos. Raramente haverá uma ocasião em que um correio de voz precise ser mais longo. Você não quer entediar o destinatário com uma introdução ou história excessivamente longa e sinuosa. Seja conciso e direto ao ponto. Uma mensagem curta pode realmente gerar curiosidade e persuadir uma pessoa a ligar de volta quando, de outra forma, não o faria.
- Por outro lado, se você deixar uma mensagem de voz muito curta, o destinatário pode considerá-la sem importância e excluí-la sem nem mesmo ouvi-la. Isso é especialmente provável se você estiver ligando de um número não listado.
- O objetivo de deixar uma mensagem de voz é obrigar alguém a ligar de volta para você, não descarregar todas as informações que você iria compartilhar durante a ligação.
Etapa 3. Abra com as informações mais importantes
Vá direto ao ponto e seja explícito sobre o motivo da ligação. Se você está apenas tocando a base, diga; Se você tiver uma oferta de venda, estiver acompanhando uma transação ou confirmando um compromisso, informe o destinatário. Seu ouvinte perderá rapidamente o interesse e poderá excluir a mensagem se você não informá-lo de sua finalidade com antecedência.
- Você tem pouco tempo para transmitir seu ponto de vista. Se você for rodeios, seu ouvinte pode desistir da mensagem antes de chegar a qualquer informação crucial.
- É muito melhor entregar notícias difíceis como "o pai está no hospital" à queima-roupa e usar o restante da mensagem para consolar e explicar do que dançar em torno do assunto e causar preocupação ao ouvinte.
Etapa 4. Seja pessoal e orgânico
Resista à tentação de assumir uma "voz de telefone" afetada e genérica. Basta ser educado, ser você mesmo e falar naturalmente. As pessoas podem dizer quando alguém está tentando lhes vender algo ou se comportar de uma certa maneira, e é muito mais provável que eles lhe dêem a oportunidade do dia se sentirem que você os está abordando em pé de igualdade.
Soar como se você estivesse lendo um script dará ao ouvinte a impressão de que eles são apenas mais uma ligação que você precisa fazer
Pontuação
0 / 0
Quiz da parte 2
Quantas informações você deve fornecer durante o correio de voz?
O mínimo possível, por exemplo, seu nome e número.
Não! Não tente ser misterioso no correio de voz, especialmente se estiver ligando de um número não listado. Se você for muito enigmático, a pessoa para quem está ligando pode simplesmente excluir seu correio de voz, considerando-o sem importância. Escolha outra resposta!
O suficiente para explicar por que eles deveriam ligar de volta para você.
Correto! Seja sucinto, mas dê à pessoa para quem você está ligando informações suficientes para saber por que ligou. É mais provável que liguem de volta se você não for muito reservado nem falador. Continue lendo para outra pergunta do questionário.
Todas as informações que você teria dado se eles tivessem atendido o telefone.
Não exatamente! As mensagens de voz não substituem as conversas completas. Se você falar por mais de 20 ou 30 segundos, a pessoa para quem você ligou provavelmente ficará entediada ou irritada e provavelmente não ligará de volta. Escolha outra resposta!
Quer mais testes?
Continue testando a si mesmo!
Parte 3 de 3: Assinatura
Etapa 1. Faça uma pergunta ou solicitação específica
Ao concluir sua mensagem, seja específico sobre o motivo pelo qual deseja que o destinatário ligue de volta para você. Faça uma pergunta precisa ou faça um pedido que os motive a pegar o telefone. Se eles ficaram confusos ou inseguros sobre sua intenção depois de ouvir seu correio de voz, isso não funcionou.
- Experimente frases como “deixe-me saber se você gostou da receita que enviei para você” ou “Estou interessado em ouvir suas ideias sobre esta proposta”.
- As pessoas ficam mais motivadas a entrar em contato quando você as seleciona com um pedido do que se você simplesmente disser "me ligue de volta".
Etapa 2. Reafirme seu nome e informações de contato
Encerre sua mensagem, dando mais uma vez ao ouvinte seu nome e número de telefone. Repita seu número de telefone duas vezes para que não haja chance de eles errarem um dígito ou deixar de anotá-lo. Certifique-se de incluir também quaisquer detalhes que possam ser úteis quando o destinatário retornar sua chamada, como quando você estará ou não disponível e a melhor hora do dia para ligar.
- Soletrar seu número de telefone mais de duas vezes no final de uma ligação é excessivo e pode até ser interpretado como falta de educação.
- Você também pode soletrar seu sobrenome se a pessoa que ligou nunca o conheceu antes.
- Você não precisará se preocupar com esta etapa se sua mensagem for casual para um amigo ou parente.
Etapa 3. Evite finais prolixo
Quando chegar a hora de desligar, não demore ou prolongue a mensagem desnecessariamente. A menos que seja uma ligação pessoal para um ente querido, não há necessidade de desejar a alguém um dia maravilhoso. A atenção do destinatário diminuirá quanto mais tempo o correio de voz durar, então tente não perder o foco no final. Agradeça-lhes pelo tempo dispensado e deixe a próxima fase de comunicação para eles.
- Encerramentos amigáveis como "Estou ansioso para ouvir de você" são mais calorosos e, portanto, mais eficazes do que os comerciais genéricos como "tenha um bom dia".
- Não recapitule ou resuma sua mensagem no final. Se o destinatário precisar ouvir um determinado detalhe novamente, ele pode reproduzi-lo mais tarde.
Pontuação
0 / 0
Parte 3 Quiz
Quantas vezes você deve dizer seu número de telefone ao final de uma mensagem de correio de voz?
Nenhum, presumindo que você disse no início da mensagem.
Não exatamente! Sim, você deve fornecer seu número no início do correio de voz. Mas, mesmo assim, há uma chance de a pessoa ter perdido na primeira vez, então é bom repetir no final da mensagem. Clique em outra resposta para encontrar a correta …
Uma vez
Fechar! Dizer seu número uma vez no final da mensagem é definitivamente melhor do que não dizer nada. Mas, idealmente, você deve repetir mais de uma vez para ter certeza de que a pessoa entende. Escolha outra resposta!
Duas vezes
Sim! No final da mensagem, repita o seu número duas vezes. Esse é o número ideal para garantir que a pessoa ouça corretamente, sem parecer agressivo ou rude. Continue lendo para outra pergunta do questionário.
Três vezes
Quase! Você não precisa dizer seu número três vezes ao final de uma mensagem de voz. A pessoa para quem você está ligando receberá seu número com menos repetições do que isso. E pior, repetir três vezes ou mais pode parecer rude. Tente outra resposta …
Quer mais testes?
Continue testando a si mesmo!
Vídeo - Ao usar este serviço, algumas informações podem ser compartilhadas com o YouTube
Pontas
- Pense nas vezes em que você recebeu mensagens de correio de voz que o fizeram pensar "o que essa pessoa quer?" Deixe o tipo de correio de voz que deseja receber.
- Forneça seu endereço de e-mail ou outro método de contato, além de seu número de telefone, quando for relevante para sua interação com o destinatário.
- Sorriso! Chega, mesmo por telefone.
- Lembre-se de mencionar a data se estiver compartilhando informações sensíveis ao tempo.
- Se você está ligando para falar de um assunto delicado, limite as informações incluídas no correio de voz para o caso de serem ouvidas por outras pessoas.
- No caso de uma emergência ou desastre natural, use sua mensagem de correio de voz para que as pessoas saibam que você está bem.
Avisos
- Se você está tentando fazer com que alguém ligue de volta, não traga à tona as tentativas de ligação anteriores. Isso pode fazer você parecer aborrecido e eles se sentirão menos à vontade para lidar com você.
- Em circunstâncias profissionais, você deve sempre deixar uma mensagem de voz se a pessoa para quem você está ligando não atender. Ver várias chamadas perdidas sem mensagens de correio de voz prejudica a importância do seu negócio.
