Abrir sua caixa de entrada de e-mail pode ser como abrir uma caixa de Pandora com gramática inadequada, ortografia ruim e mau gosto. Considere quais impressões seus e-mails causam nas outras pessoas; é sempre o momento certo para separar seus e-mails do pacote. Siga estas etapas e melhore sua etiqueta de e-mail.
Passos
Etapa 1. Mantenha seu e-mail conciso, coloquial e focado
É mais difícil ler cartas na tela do computador do que em uma folha de papel, portanto, mantenha os e-mails curtos e diretos. Embora não haja um comprimento ideal para o e-mail, mantenha as frases curtas, cerca de 8 a 12 palavras, e deixe um espaço entre os parágrafos.
Em um e-mail de trabalho, vá direto ao ponto: "Espero que você …" "Acho que deveríamos …" etc logo no início, fazendo o caso nas linhas a seguir. Muitas pessoas lêem apenas as primeiras linhas antes de decidir responder ou salvar para mais tarde. Essas linhas devem fornecer "carne" suficiente para permitir uma decisão informada. Para e-mails pessoais, geralmente é uma boa ideia abrir com uma breve nota pessoal antes de entrar no ponto principal do e-mail
Etapa 2. Evite formatação extravagante
Alterar fontes e cores, inserir listas com marcadores ou usar HTML pode fazer um e-mail parecer bizarro ou torná-lo ilegível para o destinatário, mesmo que a formatação pareça boa em seu computador. Mantenha simples.
Etapa 3. Limite os anexos
Não adicione um anexo, a menos que seja realmente necessário. Mantenha os acessórios tão pequenos quanto possível. A maioria dos aplicativos de e-mail pode enviar e receber anexos de até 1 MB, mas qualquer coisa além disso pode ser um incômodo para você ou para o destinatário, e mesmo arquivos menores podem demorar para abrir se a conexão de e-mail do destinatário for lenta. Se precisar enviar um arquivo maior, compacte-o ou zip ou use serviços online que o ajudarão a enviar arquivos grandes, como YouSendIt.com. Se você precisar enviar várias páginas, como planos de reunião ou correções de texto grande, envie um fax ou um conjunto de páginas digitadas em uma carta.
- Não compacte anexos de e-mail, a menos que seja necessário. A menos que um anexo seja muito grande para ser enviado de outra forma, você corre o risco de desperdiçar o tempo do destinatário e possivelmente impedi-lo de acessar seus anexos. Muitos dispositivos móveis não conseguem descompactar arquivos zip. Além disso, é redundante, pois muitos arquivos comuns como.xlsx,.docx,.pptx (MS Excel, Word e Powerpoint) já estão em um formato compactado.
- Lembre-se de que muitas pessoas ou empresas não abrem anexos de alguém que não conhecem, e algumas contas de e-mail são configuradas para enviar e-mails automaticamente com anexos para a pasta de spam, portanto, se você estiver se candidatando a um emprego, por exemplo, certifique-se de seguir as instruções do destinatário em relação aos anexos. Se nenhuma instrução for fornecida, envie outro e-mail para informar ao destinatário que você enviará um e-mail com anexo.
Etapa 4. Pense antes de enviar
Não envie e-mails quando estiver emocionado. Sinta-se à vontade para escrever o assunto e o texto do e-mail e depois salvá-lo. Apenas adicione os destinatários e envie depois de ter tempo para pensar sobre o que está enviando; você pode mudar de ideia e se sair melhor com isso.
O e-mail também se tornou uma ferramenta para perguntar ou dizer às pessoas coisas que você normalmente nunca diria cara a cara (já se perguntou por que você se tornou uma pessoa diferente instintivamente online?). Se você está enviando alguém nada, releia-o e pergunte-se se você diria isso a eles se estivessem ao seu lado ou cara a cara. Se for sobre um assunto delicado, leia duas vezes.
Etapa 5. Tenha cuidado ao usar abreviações e emoticons
Isso pode ser aceitável em um e-mail informal, como para um amigo. No entanto, em uma carta formal, você não teria que dizer a alguém que está "rindo alto", as pessoas podem achar isso inapropriado e achar que você está sendo frívolo.
Algumas abreviações, como "BTW" para "By the Way", são comumente usadas em e-mails e geralmente aceitáveis, exceto em e-mails profissionais formais
Método 1 de 3: escrever novos e-mails
Etapa 1. Use os campos do destinatário corretamente
Os destinatários no campo "para" devem agir, e aqueles no "CC" devem manter os colegas ou chefes informados.
- Tenha cuidado ao solicitar AÇÃO de mais de uma pessoa no campo "Para:". Isso pode levar a vários esforços para a mesma tarefa ou nenhum esforço, porque se presume que outra pessoa está lidando com a solicitação.
- Se estiver enviando um e-mail para uma lista de pessoas cujos endereços você deseja manter particular, coloque todas no campo BCC e coloque seu próprio endereço no campo "para".
- Se você quiser eliminar alguém do tópico (por exemplo, se ele o apresentou a outra pessoa, e agora você e essa pessoa estão trabalhando em alguns detalhes e você não quer atolar a caixa de entrada do apresentador), mova o endereço da pessoa do campo "para" ou CC até o campo BCC.
Etapa 2. Torne a linha de assunto útil
Uma boa linha de assunto fornece um resumo útil do conteúdo do e-mail, preparando o leitor rapidamente. As caixas de entrada de e-mail são frequentemente sobrecarregadas, portanto, uma boa linha de assunto ajuda o destinatário a determinar a prioridade de seu e-mail. Também ajuda a evitar que seu e-mail seja excluído antes mesmo de ser lido. Como o assunto é a primeira coisa que o destinatário vê, mantenha-o livre de erros, conciso e evite linhas genéricas como "Olá", "E aí?" Ou o nome do destinatário (o último pode ser bloqueado por filtros anti-spam).
Evite priorizar suas mensagens para o destinatário. Abandone o hábito de marcar todos os e-mails como "Urgente!" ou "Alta prioridade" ou seus e-mails acabarão sendo tratados como o menino que gritou lobo e todos serão ignorados. É irritante e presunçoso presumir que sua solicitação de e-mail está mais alta na fila do que a de qualquer outra pessoa, especialmente em um contexto de trabalho. Seja cortês o suficiente para dar ao receptor o crédito por descobrir por si mesmo como priorizar sua mensagem
Método 2 de 3: respondendo a e-mails
Etapa 1. Tenha cuidado com quem você copia nas respostas
Se você responder a uma mensagem e depois em CC: um terceiro que o remetente original não incluiu, certifique-se de que o remetente original não ficará chateado com isso. Esta informação pode ter sido "apenas para os seus olhos". Isso é especialmente importante se o remetente original for seu supervisor de trabalho. Seja cauteloso ao usar BCC:. Isso pode sair pela culatra se a pessoa que está sendo BCC: 'responder de volta, não tendo visto que sua cópia era cega.
Etapa 2. Determine a quem você deve responder
Os e-mails enviados a você geralmente exigem que você responda apenas ao remetente, mas para os e-mails enviados a várias pessoas, pode ser necessário escolher a opção "Responder a todos" para enviar sua resposta a todos. Seja criterioso; usar "Responder a todos" o tempo todo cria retornos em abundância e deixa mensagens definhando nas caixas de entrada de muitas pessoas. Considere as consequências de receber um e-mail, clicar em responder a todos e ele será enviado para vinte pessoas e, em seguida, essas vinte pessoas clicarem em responder a todos; ele pode se transformar muito rapidamente em centenas de milhares de e-mails e todos se sentem compelidos a clicar em "responder a todos" como um meio de manter todos informados, porque ninguém sabe quem deve lê-lo e quem não deve.
Etapa 3. Pense duas vezes antes de responder apenas para dizer obrigado
Algumas pessoas não querem um e-mail que diga "Obrigado". Isso leva mais tempo para abrir o e-mail e lê-lo, apenas para ler o que você já sabe. Algumas pessoas incluem uma linha que diz "NTN" - "Não, obrigado."
Etapa 4. Resuma longas discussões
Rolar as páginas de respostas para entender uma discussão é irritante. Em vez de continuar a encaminhar uma string de mensagem, reserve um minuto para resumi-la para seu (s) leitor (es).
Etapa 5. Certifique-se de incluir as informações às quais você está respondendo
Muitas pessoas e empresas escrevem e respondem a centenas de e-mails todos os dias. Evite enviar um e-mail indistinto que diga apenas 'Sim'. Inclua a pergunta que o destinatário fez para que saibam a que você está respondendo. Evite fazer o destinatário rolar para baixo mais de uma mensagem no histórico.
Etapa 6. Responda prontamente
Se você precisar fazer alguma pesquisa ou pensar antes de responder a um e-mail, ou se estiver muito ocupado para escrever uma resposta completa prontamente, envie uma resposta curta informando ao remetente que você recebeu o e-mail e informando quando responderá.
Etapa 7. Seja proativo
Ao responder a um e-mail, você pode economizar algum tempo de todos, antecipando quaisquer perguntas ou preocupações que sua resposta possa suscitar. Aborde-os em sua resposta antes que alguém envie um novo e-mail para perguntar sobre eles.
Método 3 de 3: Algumas coisas básicas que não devem ser feitas
Etapa 1. Não encaminhe emails privados
Por exemplo, evite encaminhar um e-mail contendo um segredo, especialmente se a pessoa que você está enviando não quiser. Isso pode fazer com que o destinatário perca a confiança em você, e você pode ter seu relacionamento bagunçado. Você certamente não quer que isso aconteça.
Etapa 2. Não espalhe boatos sobre as pessoas
Se você se sentir tentado a fazer isso, coloque-se no lugar da outra pessoa e pense em como você se sentiria se essa pessoa espalhasse boatos sobre você. Por exemplo, se seu amigo tem a reputação de ser mau e mandão, pense em como você se sentiria se seu amigo contasse a seus outros amigos sobre uma de suas peculiaridades. Você não ficaria muito feliz, certo?
Etapa 3. Evite discutir os negócios privados das pessoas
Por exemplo, evite que seu amigo saiba que o amigo dela terminou com um ex-namorado. O e-mail não é totalmente privado, então é possível que a pessoa cujo negócio você está discutindo veja os e-mails e fique bravo e / ou envergonhado com você, e isso pode atrapalhar seu relacionamento com a pessoa.
Etapa 4. Evite chamas
Chamas são basicamente insultos enviados online para ofendê-lo, então é importante não enviar chamas para outras pessoas ou iniciar guerras de chamas. Isso pode deixar a outra pessoa brava, e você também pode ter sua conta suspensa por isso.
Etapa 5. Evite compartilhar informações pessoais de outras pessoas sem permissão
Pode ser qualquer coisa, desde a idade de uma pessoa até o nome da escola que ela frequenta. Coloque-se no lugar da outra pessoa - como você se sentiria se alguém desse a seu amigo o endereço da sua casa? Você não ficaria muito feliz, portanto, certifique-se de obter permissão antes de compartilhar as informações pessoais de alguém com outras pessoas por e-mail, ou não faça isso de forma alguma.
Passo 6. Não envie um e-mail quando estiver com raiva
Isso mostrará que você está com raiva e que pode aborrecer a pessoa. Por exemplo, se você está com raiva de alguém no trabalho e envia um e-mail para essa pessoa com um grande discurso em letras maiúsculas, isso pode irritar a pessoa que você enviou. Isso é a mesma coisa que responder a e-mails; se você está com raiva de alguém por lhe enviar uma mensagem específica, espere responder até que se acalme.
Emails de amostra
Amostra de e-mail de lembrete de teleconferência
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Amostra de e-mail que descreve a nova política
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Exemplo de e-mail para o professor sobre uma pergunta
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Pontas
- As fontes padrão facilitam a leitura. Por exemplo, Arial, Cambria e Narrow. Mantenha o tamanho da fonte normal, geralmente não superior a 15. Se você precisar chamar a atenção de uma forma especial ou enfática, use fontes em negrito ou itálico. Isso é infinitamente melhor do que gritar por todas as capitais.
- Se você receber uma chama, exclua-a imediatamente para evitar o início de uma guerra de chamas.
- Lembre-se de que seu tom não pode ser ouvido por e-mail. Você já tentou sarcasmo em um e-mail e o destinatário entendeu errado? A mensagem por e-mail não consegue transmitir as nuances da comunicação verbal. Na tentativa de inferir o tom de voz, algumas pessoas usam emoticons, mas com moderação para que você não pareça não profissional.
Além disso, não presuma que usar um emoticon sorridente irá domar uma mensagem difícil.
- Evite usar o e-mail como meio de evitar o contato pessoal. "Bem, eu te mandei um e-mail" costuma ser a frase mais irritante para qualquer pessoa. O e-mail não deve fugir da ideia do contato cara a cara ou mesmo das conversas telefônicas. Abstenha-se também de usar o e-mail para se esquivar de uma situação desagradável, como se desculpar ou encobrir um erro.
- Encerre seu e-mail educadamente. Encerrar com uma afirmação como "Felicidades", "Boa sorte" ou "Desde já agradeço sua ajuda" pode amenizar até mesmo um e-mail áspero e obter uma resposta mais favorável.
- Tome cuidado ao buscar recibos. Embora haja certos casos em que o recibo solicitado pode ser necessário para fins de manutenção de registros ou comprovante de recebimento, na maioria das vezes isso é apenas irritante e força o leitor a realizar ações adicionais para lidar com seu e-mail. Se algo for realmente urgente ou se você realmente precisar ter certeza de que o destinatário recebeu sua mensagem, pegue o telefone e use-o.
- Se você receber algo que o incomode, como um boato encaminhado, exclua-o. Você não deveria querer fazer parte disso.
Avisos
- Evite o cyberbullying. É ilegal e pode afetar enormemente outras pessoas, especialmente adolescentes (pode causar suicídio, por exemplo).
- Não use letras maiúsculas. Essa é uma prática desnecessária e pode irritar o destinatário, fazendo com que você receba uma carta inflamada em troca. Todas as letras maiúsculas são consideradas o equivalente a "gritar".
- Evite encaminhar a cota de malha. Haveria muito poucas pessoas que gostam de receber mensagens desnecessárias constantes. Esses tipos de e-mail são conhecidos por contaminar vírus perigosos e prejudiciais que podem ser transferidos de e para computadores. Procure encaminhar apenas mensagens que você recebeu diretamente de destinatários conversadores.
- Não use sua assinatura de trabalho para e-mails pessoais - isso fará com que você pareça hostil.
