O envio de e-mails faz parte da vida de quase todos os profissionais, estudantes e trabalhadores vivos hoje. Embora alguns e-mails possam parecer frios, outros podem ser grosseiramente grosseiros e precisam ser endereçados. Você pode lidar com esses e-mails mantendo a calma, respondendo depois de fazer um plano e seguindo em frente com o seu dia.
Passos
Parte 1 de 3: mantendo a calma e fazendo um plano
Etapa 1. Considere se o e-mail deve ser rude
Pode ser difícil dizer se alguém está sendo rude ou não por e-mail, especialmente porque você não pode ver suas expressões faciais ou ouvir o tom de sua voz para ajudá-lo a decidir. Antes de reagir a um e-mail que pareça rude para você, considere se a grosseria pode ser um erro de comunicação.
Experimente perguntar diretamente à pessoa o que ela quis dizer com falar com ela cara a cara ou por telefone. Isso pode ajudar a evitar um problema devido a um simples erro de comunicação
Etapa 2. Não responda imediatamente
Embora possa ser tentador começar imediatamente a reunir uma série de palavras maldosas ou ofensivas em resposta a este e-mail, evite fazer isso a todo custo. Você provavelmente se arrependerá mais tarde. Em vez disso, afaste-se do e-mail, feche o navegador e reserve alguns minutos para organizar suas ideias.
- Dê uma caminhada por alguns minutos até se sentir calmo.
- Respire fundo algumas vezes e beba um pouco de água.
Etapa 3. Desabafar em um rascunho de e-mail, mas não o envie
Outra maneira de liberar alguma energia negativa de forma construtiva é redigir um e-mail para a pessoa, mas não o envie. Dessa forma, você pode começar a coletar seus pensamentos iniciais, não importa o quão intensos, enquanto também se dá tempo para refiná-los, aprimorá-los e complementá-los posteriormente.
- Abra um e-mail separado e digite uma resposta sem nunca ter inserido um destinatário, para não enviá-la acidentalmente. Ou você pode listar seu próprio e-mail como o destinatário.
- Pense em todas as vezes em que você reagiu a algo imediatamente e depois se arrependeu de todas as coisas inteligentes ou instigantes que poderia ter dito. Isso lhe dará tempo para desenvolver isso e evitar o arrependimento.
Etapa 4. Aceite a responsabilidade quando necessário
Ao ler o e-mail, você pode tê-lo considerado rude porque parte dele é verdade, e a verdade pode doer. Embora isso não os isole de sua culpa na situação, dá a você algum espaço para autoaperfeiçoamento e honestidade, tanto consigo mesmo quanto com o remetente do e-mail.
Por exemplo, talvez seu chefe lhe tenha enviado um e-mail rude dizendo que estava atrasado para o trabalho. Embora o texto não precise ser rude, você deve reconhecer e corrigir seu atraso
Etapa 5. Não imite seu mau comportamento
Quando alguém é rude com você, pode ser muito tentador retribuir o favor. Mais uma vez, evite responder negativamente, mas também evite comportamento passivo-agressivo ou rude, caso os veja pessoalmente antes de responder. Não dê a eles olhares sujos ou ignore-os se eles falarem com você.
- Em vez disso, pratique a bondade. Diga olá para eles e continue andando.
- Não gaste tempo com eles, a menos que seja necessário, mas também não os evite ativamente.
Etapa 6. Considere a raiz
Às vezes, um e-mail rude tem muito pouco a ver com você ou com as circunstâncias que o cercam. Atacar alguém nunca é bom, mas às vezes a pessoa que enviou o e-mail pode estar passando por mais problemas do que eles podem suportar e pode ter enviado isso por causa de frustrações que não envolvem você. Eles podem nem perceber que foram rudes. Isso não os desculpa, mas compreender o estado atual e as motivações de uma pessoa pode ajudar a dar alguns passos em frente.
- Por exemplo, se eles estão tendo problemas conjugais ou se alguém de sua família morreu recentemente, isso pode explicar sua grosseria.
- Também é possível que eles estejam apenas tendo um dia ruim.
Parte 2 de 3: Respondendo ao e-mail
Etapa 1. Peça a ajuda de um amigo
Amigos ou colegas de trabalho podem ser particularmente úteis para ajudá-lo a criar uma resposta a um e-mail rude ou desagradável, e também podem fornecer uma segunda opinião sobre a situação. Durante esse tempo, evite pedir ajuda a seus amigos impetuosos; em vez disso, procure aqueles que são calmos, inteligentes e focados na solução.
Se possível, peça para ver todas as respostas anteriores a e-mails rudes que eles enviaram
Etapa 2. Reconheça sua grosseria
Quando você estiver redigindo seu e-mail, será necessário que você reconheça o quão rude eles foram. Pode ser que eles não soubessem que suas palavras soariam insensíveis, mas independentemente disso, você deve chamar a atenção para isso.
- Diga algo como “antes de começar com uma resposta, quero reconhecer a grosseria exibida em seu e-mail, especialmente em torno de seus comentários acusatórios e insultuosos”.
- Ser direto é útil para você e para a outra pessoa e pode ajudar a prevenir a recorrência da mesma situação.
Etapa 3. Reconheça sua frustração
Embora o e-mail deles fosse rude, talvez a frustração deles viesse de um lugar muito real. Nesse caso, reconheça essa frustração e expresse compreensão, mesmo que apenas marginal. Isso permitirá que eles se sintam menos com a mentalidade você versus eles e mova vocês dois em direção ao potencial de paz.
- Diga algo como “Seu e-mail indicou que você está frustrado”.
- Certifique-se de se concentrar no que o e-mail disse e não nos próprios.
Etapa 4. Pergunte por quê
Às vezes, porém, você pode não ter a menor ideia de por que alguém decidiu enviar esse e-mail após muita reflexão e consulta a outras pessoas. Nesse caso, você deve perguntar ao remetente um "por quê" simples para que possa compreender e resolver melhor o problema.
Você pode dizer “Pensei cuidadosamente sobre o seu e-mail e ainda estou um pouco confuso com sua lógica ao enviá-lo, então gostaria de saber o que o motivou”
Etapa 5. Ofereça uma solução ou explicação
Depois de abordar algumas de suas preocupações preliminares e pontos no e-mail, você deve começar a buscar soluções e responder às suas preocupações, se houver. Deixe-os saber o que você está disposto a fazer, explore áreas de compromisso e expresse sua vontade de trabalhar nisso.
- Marcar uma reunião também pode ser benéfico. As pessoas tendem a ser mais gentis pessoalmente do que quando se escondem atrás da tela do computador.
- Você pode dizer algo como “você expressou raiva por eu ter voltado do almoço 15 minutos atrasado ontem, mas tive que pegar minha filha doente na escola. Embora eu possa certamente tentar voltar no tempo no futuro, haverá momentos como este que serão inevitáveis.”
Etapa 6. Estabeleça limites
Depois de ter oferecido soluções com sucesso, agora é hora de estabelecer algumas regras básicas para qualquer conversa contínua. Diga a eles que você não tolerará tal grosseria no futuro e que isso tornará muito difícil, senão impossível, continuar a trabalhar juntos em cooperação.
- Diga a eles que você não aceitará insultos ou acusações inadequadas.
- Peça-lhes que venham até você com preocupações e gentileza antes de atirar em você.
Etapa 7. Exclua-o, se necessário
Você pode descobrir que leu e releu o e-mail várias vezes e se deixou levar por sentimentos negativos a respeito. No entanto, isso não o ajudará a seguir em frente e provavelmente só o deixará mais bravo e frustrado. Se for absolutamente necessário, exclua o e-mail de sua caixa de entrada para que você não tenha acesso a ele.
Se você acha que pode precisar do e-mail novamente no futuro, envie-o para alguém de sua confiança, mas exclua-o de sua caixa de entrada
Parte 3 de 3: continuando com o seu dia
Etapa 1. Continue a ser produtivo
Embora este e-mail possa aparentemente ter arruinado seu dia, faça tudo ao seu alcance para proibir isso. Continue com sua rotina, faça uma lista de tarefas e conclua todas as tarefas necessárias. Não deixe um pontinho atrapalhar seu dia ou seu progresso.
Manter-se ocupado o ajudará a manter o foco no que é importante para você e evitar ruminar em um e-mail
Etapa 2. Estabeleça pequenas metas para manter seu ímpeto
Ao manter sua rotina, estabeleça metas pequenas e alcançáveis com as quais você pode se comprometer naquele dia. Concluí-los o ajudará a se sentir mais realizado e, consequentemente, menos afetado pelo e-mail rude que recebeu.
Considere definir metas como “responder a todos os outros e-mails” ou “ir para a academia”
Etapa 3. Distraia-se
Às vezes, para avançar a partir de algo, você precisa de um pouco de distração. Faça uma pausa para ouvir música, almoçar ou ligar para um amigo para conversar sobre algo diferente do e-mail. Tirar sua mente das coisas pode lhe dar uma pausa muito necessária e catártica.
Etapa 4. Considere relatá-los, se necessário
No final do dia, às vezes a melhor maneira de seguir em frente é lidar com o problema permanentemente. Se o e-mail contiver ameaças ou insultos que possam ser considerados discurso de ódio, denuncie essa pessoa às pessoas certas, que podem ser o Departamento de RH do seu trabalho ou a Conduta do Aluno da sua escola. Você também pode bloquear o envio de e-mails para você no futuro.
- Denuncie às autoridades se eles estiverem fazendo ameaças físicas contra você.
- Tente enviar um e-mail ao seu gerente primeiro para que eles saibam o que está acontecendo. Se eles não resolverem o problema, leve-o ao RH.
