Como se organizar usando o Microsoft Outlook: 11 etapas

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Como se organizar usando o Microsoft Outlook: 11 etapas
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Anonim

Como você pode liberar tempo se organizando no Microsoft Outlook. Isso requer disciplina, mas principalmente a organização do programa e o que você faz com as ferramentas.

Passos

Organize-se usando o Microsoft Outlook Etapa 1
Organize-se usando o Microsoft Outlook Etapa 1

Etapa 1. A primeira coisa que precisa ser feita é desativar a notificação de novos e-mails

Para fazer isso, abra o menu Arquivo, selecione Ferramentas e selecione Opções. A janela de opções será aberta. Na guia Preferências, clique no botão "Opções de e-mail". Na janela de opções que se abre, clique no botão "Opções avançadas de e-mail". Na janela de opções que é aberta, observe a seção "Quando novos itens chegam à minha caixa de entrada". Desmarque todas as opções.

Organize-se usando o Microsoft Outlook, etapa 2
Organize-se usando o Microsoft Outlook, etapa 2

Etapa 2. Faça do calendário sua visualização padrão no Outlook

Ele fornecerá uma visão do trabalho agendado para o dia. Para definir o calendário como visualização padrão, abra o menu Arquivo, selecione Ferramentas e, em seguida, selecione Opções. Na janela Opções, selecione a guia "Outro" e clique no botão "Opções avançadas". Na janela "Opções avançadas", procure na seção "Configurações gerais" e clique em navegar. A pasta selecionada será aberta. Na janela "Selecionar pasta", selecione "Calendário" e clique em OK três vezes.

Organize-se usando o Microsoft Outlook, Etapa 3
Organize-se usando o Microsoft Outlook, Etapa 3

Etapa 3. Para incluir suas tarefas na janela padrão, abra o menu Arquivo e selecione Exibir e, em seguida, selecione Painel de tarefas

Organize-se usando o Microsoft Outlook, Etapa 4
Organize-se usando o Microsoft Outlook, Etapa 4

Etapa 4. Para visualizar apenas as tarefas com vencimento hoje, abra o menu Arquivo e selecione Visualizar, em seguida, selecione "Visualização do painel de tarefas" e, em seguida, selecione "Tarefas de hoje"

Organize-se usando o Microsoft Outlook, Etapa 5
Organize-se usando o Microsoft Outlook, Etapa 5

Etapa 5. Agende um horário específico a cada dia para visualizar seus e-mails

Defina 2 a 3 vezes ao dia para trabalhar com seus e-mails e não os consulte em nenhum outro momento. Os e-mails são uma distração e impedem que você faça um trabalho real.

Organize-se usando o Microsoft Outlook Etapa 6
Organize-se usando o Microsoft Outlook Etapa 6

Etapa 6. Sempre que você ler e-mails, limpe sua caixa de entrada. Nunca deve sobrar nada no final da sessão de e-mail. Para limpar sua caixa de entrada, você deve decidir o que fazer com cada e-mail. Você tem quatro opções: Exclua, adie, delegue ou execute.

Organize-se usando o Microsoft Outlook Etapa 7
Organize-se usando o Microsoft Outlook Etapa 7

Etapa 7. Se você lidou com o e-mail, exclua-o

Organize-se usando o Microsoft Outlook Etapa 8
Organize-se usando o Microsoft Outlook Etapa 8

Etapa 8. Para adiar um e-mail, crie uma tarefa arrastando o e-mail para o botão de tarefa no canto esquerdo inferior do Outlook

Uma tarefa será criada automaticamente; selecione uma data e hora de início e uma data e hora de vencimento e salve-as.

Organize-se usando o Microsoft Outlook Etapa 9
Organize-se usando o Microsoft Outlook Etapa 9

Etapa 9. Para delegar um e-mail, crie uma tarefa e atribua a tarefa a outro indivíduo ou encaminhe o e-mail para outro indivíduo

Organize-se usando o Microsoft Outlook Etapa 10
Organize-se usando o Microsoft Outlook Etapa 10

Etapa 10. A última escolha é fazer qualquer que seja a tarefa exigida pelo e-mail

Se você fizer isso, exclua-o de sua caixa de entrada ou mova-o para uma pasta pessoal onde guarda os e-mails antigos.

Organize-se usando o Microsoft Outlook Etapa 11
Organize-se usando o Microsoft Outlook Etapa 11

Etapa 11. Para bloquear o tempo em seu calendário, arraste e solte um e-mail no botão de calendário no canto esquerdo inferior do Outlook

Um aviso de reunião será aberto. Digite a hora e a data que deseja bloquear e salve-as. Uma cópia do e-mail será incluída com o aviso da reunião. Exclua o e-mail da caixa de entrada ou mova para uma pasta pessoal.

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