Parece simples, mas não é? Você está seguindo os passos certos? Existe uma maneira de gerenciar o e-mail usando as Pastas de Correio do Microsoft Outlook, mas nem sempre é óbvio como fazê-lo de forma eficaz.
Passos
Etapa 1. Identifique indivíduos ou grupos de pessoas de quem você recebe e-mails regularmente
Etapa 2. Em Correio, Ações, Regras e Alertas do Outlook, crie novas regras para cada grupo individual ou pessoa de quem você recebe emails regularmente e direcione esses emails para serem movidos para uma pasta específica na pasta Caixa de Entrada
Etapa 3. Determine se deseja A) ser alertado ao receber uma mensagem especial desse indivíduo ou grupo e / ou B) marcá-la como lida imediatamente
Reveja as outras opções de ação para ver se podem ajudá-lo ainda mais.
Etapa 4. Crie novas regras para cada grupo individual ou pessoa para quem você envia emails regularmente e direcione esses emails para serem movidos como uma cópia do email que você está enviando para uma pasta específica na pasta Enviados
Etapa 5. Com base na prioridade, decida quando e em que ordem você deseja interromper o processamento de uma regra
Isso é particularmente importante ao trabalhar com regras que lidam com e-mails que você mandar - caso contrário, você estará salvando várias cópias do mesmo e-mail.
Etapa 6. Ter uma regra enviada na parte inferior de todas as regras enviadas com Parar processamento
Esta regra pegará todos os e-mails que não foram colocados em subpastas individuais.
Etapa 7. Constantemente, avalie os e-mails enviados que vão para a pasta Enviados que não são movidos para outra subpasta
O número de mensagens no Enviei pasta pode indicar quando é hora de criar novas subcategorias de e-mail enviado.
Etapa 8. Constantemente, avalie os e-mails da caixa de entrada que vão para a caixa de entrada e não são movidos para outra subcategoria
O número de mensagens no principal Caixa de entrada pasta pode determinar quando é hora de criar novas subcategorias de e-mail recebido.
Vídeo - Ao usar este serviço, algumas informações podem ser compartilhadas com o YouTube
Pontas
- A chave para gerenciar e-mail usando o Microsoft Outlook é aprender como criar categorias de e-mail e priorizar seus e-mails - pense nisso como podar e limpar seu jardim de e-mail - para que você possa se beneficiar da abundância de informações que você tem disponível.
- Considere alterar as propriedades das pastas para mostrar o Número total de itens em vez do Número total de itens não lidos, principalmente se você já estiver recebendo alertas de novas mensagens importantes sendo recebidas.
- Para as pastas que você cria para Enviei e-mail, ajuste a visualização (clique com o botão direito na barra de exibição / classificação da pasta, Personalizar Visualização Atual, Campos, etc) para remover o A partir de e Recebido e adicione o Para e Enviei campo.
- Uma vez o Enviei e Recebido os e-mails são categorizados, é mais fácil ver de onde vem o "crescimento do e-mail" e decidir onde podar e criar novos ramos.
- Por exemplo, pode valer a pena revisar e-mails de publicidade assim que chegarem, mas logo ficam obsoletos e podem ser removidos. Avisos e recibos do banco que você pode querer reter por mais tempo.
- Você também pode adicionar outros campos úteis à visualização da sua pasta. Tamanho permite que você veja e classifique pelo tamanho da mensagem. Você pode decidir liberar suas pastas de e-mail de e-mails maiores e gerenciá-los fora do e-mail (ou seja, salvar anexos importantes ou salvar um e-mail inteiro em um local fora do Outlook).
- Precisa de ajuda com spam no Outlook? spambayes. É rápido. É fácil. É grátis.
Avisos
- Quando o número de mensagens em uma pasta se aproxima de um certo número (50? 100? 200?), É hora de avaliar a remoção, remoção e subcategorização de seus emails nessa pasta.
- Você deve fazer da sua versão doméstica do Outlook o seu caso de teste para a criação de regras de e-mail do Outlook antes de fazer alterações na sua versão de trabalho do Outlook (ou vice-versa, dependendo do que você mais gosta).
